Référentiel de données partagées > un nouvel horizon pour les applicatifs

Permettre à ses adhérents de disposer d’un référentiel de données partagées entre les logiciels de gestion : c’est l’objectif que se fixe l’Amue avec le lancement de ce nouveau projet d’optimisation des SI de ses adhérents.

Le nouveau projet de L'Agence en matière de système d’information vise à construire un référentiel de données partagées afin de permettre aux établissements d'optimiser leur SI en apportant de la cohérence, de l'unicité, du partage, de la fiabilité et de la qualité aux données.
Quatorze établissements ont été associés à ce projet et ont validé la proposition de l'Agence consistant à construire le référentiel sur la base d'un progiciel open source de gestion des données de référence.

Comment est né ce projet ? Quels avantages pour les établissements, leurs attentes ? Quelles seront les prochaines grandes étapes ?

Act’u vous propose une rencontre avec David Rongeat, responsable du pôle intégration au département édition et intégration de l’Amue et Claude Bagnol, Directrice du Centre informatique de gestion inter-universitaire de Montpellier (CIGIM) et DSI de l’université de Montpellier 1, établissement participant à ce projet.

1 / L'Agence souhaite proposer aux établissements une nouvelle solution applicative permettant de disposer de référentiels de données partagés entre les logiciels de gestion. Pouvez-vous nous en dire plus sur ce projet ? Comment est-il né?

David Rongeat : Tout d’abord, il faut souligner qu’il s’agit de répondre à un besoin exprimé par les établissements pour améliorer leurs processus de gestion.  La mise en place d’un référentiel de données partagées permettra aux établissements, responsables de l’intégration de leur système d’information (SI), d’accroître la qualité des données de gestion, leur accessibilité et leur cohérence. L’objectif est bien d’optimiser les processus de gestion (limiter les saisies multiples, rapprocher des informations) et de contribuer à la mise en cohérence des données à des fins de pilotage.

Le référentiel de données partagées sera construit progressivement pour gérer les données des individus (personnes ressources, apprenants,…), des structures organisationnelles, des tiers (les fournisseurs, les clients) et des données de nomenclatures. Dans un contexte d’hétérogénéité des Systèmes d’Information des établissements, l’Agence proposera un référentiel  interopérable avec ses applications actuelles et à venir. Le dispositif diffusé permettra aussi à chaque établissement d’intégrer facilement ses propres applications au référentiel qui favorisera l’accès aux données de référence.
Avec l'aide d’un groupe de travail de quatorze établissements, nous avons choisi un outil spécialisé dans la Gestion des Données de Référence (GDR ou Master Data Management - MDM). Il s’agit du progiciel open-source Mural accompagné des outils d’intégration de données Open Esb.

2/ Avec la mise en place de la loi LRU, les établissements sont engagés dans une démarche de pilotage accrue de leurs moyens. Quels avantages pourront-ils retirer de cette nouvelle application?

DR : Les audits menés par l’IGAENR pour le passage aux responsabilités et compétences élargies (RCE) des établissements soulignent le besoin de disposer d’un système d’information intégré. L’ajout d’un composant dédié à la gestion des données de référence accroîtra la capacité des systèmes d’information à inter-opérer.

Au-delà de l’aspect SI, l’autonomie accentue également le besoin pour les établissements de faire interagir leurs différents domaines de gestion. Elle implique également un accroissement du besoin en contrôle de gestion et en pilotage, deux domaines, qui requièrent un meilleur partage d’informations.
Le référentiel contribuera à améliorer l’unicité et la qualité des données pour ces objectifs de contrôle de gestion et de pilotage.

3/ Quelles seront les prochains grands chantiers de travail sur le référentiel pour 2009 ?

DR : L’équipe projet Amue-Etablissement se constitue en ce moment même et déterminera le cadencement des travaux sur 2009. Au second trimestre, nous allons cartographier, avec des acteurs métiers des établissements, les différents processus qui manipulent ces informations : qui en est responsable, qui les utilise, qui décide de l’actualisation de telle information partagée, quelles sont les règles d’unicité, quelles sont les exigences qualité. De ces questions liées aux processus métiers nous pourrons alors concevoir et fabriquer la solution informatique.

Nous avons dans le périmètre de livraison, au-delà des applications de l’Agence, l’objectif d’inter-opérer avec les annuaires et toutes autres applications des établissements.
Le but est de diffuser sur quelques sites pilotes, d’ici à la fin de cette année, une première version du référentiel traitant des personnes ressources. Nous avons donc fait le choix de construire cette première version sur le mode du développement collaboratif avec quelques établissements. Cette première version sera complétée et son périmètre élargi à d’autres données partagées.

Un autre point à anticiper concerne la reprise et mise en qualité des données avant le démarrage du projet, étape cruciale d’un projet d’intégration de données.

En conclusion, le point le plus important ne concerne pas la partie informatique du projet mais la nécessité de traiter, à l’occasion de la fabrication de l’outil, de l’optimisation des processus de gestion qu’il va apporter.

1/ Claude Bagnol, que pensez vous de cette proposition de l’Agence d’une nouvelle brique dans le SI ?

Claude Bagnol : L’université Montpellier 1 a implémenté les produits de l’Amue ainsi que d’autres produits développés soit en interne soit par des sociétés éditrices de logiciel. Elle se trouve comme dans la majorité des établissements confrontées à la problématique des saisies multiples d’éléments sémantiquement identiques. L’approche par domaine fonctionnel a montré ses limites depuis fort longtemps quand on a, comme à l’université, une démarche de système global d’information.
Les directions métiers et la direction de l’université ont du être convaincues de l’importance d’avoir un référentiel unique. Les leviers ont été multiples et étalés dans le temps : réflexion pour la mise en place d’une Direction des Systèmes d’Information, pour la mise en place du contrôle de gestion mais aussi la loi sur l’autonomie et le passage effectif aux compétences élargies.

Les travaux transverses et le partage d’informations fiables et cohérentes sont un leitmotiv des travaux en cours. Les solutions internes mises en place ne sont pas satisfaisantes même si elles ont permis une cohérence d’ensemble, le facteur humain est trop prégnant.
Comment avoir une saisie unique cohérente entre les applications ? Comment s’assurer qu’une donnée est sémantiquement la même entre les applications et que sa valeur est correcte ?

L’université Montpellier 1 a longtemps œuvré pour qu’un tel projet voit le jour et nous attendons un outil qui facilite le travail tant de la DSI que des directions métiers. Nous sommes conscients que ce type de projet sera très structurant pour l’université.

2/ Avez-vous des attentes particulières par rapport à cette nouvelle offre de l’Agence ?

CB : Notre attente est la fiabilisation et la cohérence du Système d’Information. Nous œuvrons pour l’exhaustivité mais la fiabilité et la cohérence nécessitent des pointages et recoupements consommateur de temps, tant au niveau de la DSI que des directions métiers avec un résultat mitigé.
La mise en place d’un tel outil va permettre de concevoir et implémenter les règles qui définissent : Qui est maître de l’information ? Comment cette information se déploie dans les applications ? …

La mise en place du contrôle de gestion, les besoins de pilotage pour le passage à l’autonomie accentuent le besoin de faire inter agir les différents domaines fonctionnels donc les applications qui les sous-tendent. L’IGAENR est très attentive dans ses rapports sur ces aspects fiabilité et cohérence du SI.

Ce nouvel outil devra être intégré dans les nouveaux appels d’offres de l’Amue, comme cela a été fait dans la publication pour le choix de l'éditeur de SIRH(*),  et être incontournable.

3/ Par rapport à ce dispositif, avez-vous un conseil à partager avec les établissements ?

Il ne s’agit pas de la simple mise en place d’un outil technologique. Il s’agit d’un projet d’établissement très structurant qui va modifier les habitudes de travail des directions métiers qui sont les acteurs à part entière de l’amélioration de la qualité du SI.

Cet outil va permettre de mettre en exergue les incohérences. Certaines pourront être levées par l’outil après définition de règles de gestion clairement exprimée, mais pour d’autres les processus de correction devront être définis et suivis par les services métiers. Des indicateurs de qualité vont pouvoir être mis en place et suivis. Un nouveau métier apparaît (il existe déjà dans certaine université) pour l’amélioration de la qualité du SI.

(*) A lire > Projet SIRH > publication de l’appel d’offres éditeur