Protocole Amue/CPU/CNRS > Simplifier la gestion des laboratoires

Dans le prolongement des accords-cadres signés par la CPU et les organismes de recherche, un protocole de travail CPU-Amue-CNRS a été élaboré pour permettre à court et moyen termes de simplifier la gestion des laboratoires, tout en réaffirmant le co-pilotage scientifique des unités mixtes.

Ce protocole signé le jeudi 24 mars 2011 en présence de représentants de la CPU, du CNRS, de l’INSERM, de l’IRD, des universités, d’unités de recherche,  de l’Amue et du Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, propose que des principes, des règles et des outils communs soient définis pour faciliter la convergence de la gestion des unités mixtes de recherche entre leurs différentes tutelles.

Des objectifs de travail ont été actés et plusieurs groupes de travail constitués en vue d’étudier la possibilité de converger sur des procédures, des référentiels et des outils informatiques communs entre les universités et les organismes de recherche.
Les axes qui feront l’objet de propositions concrètes dès la fin Juin concernent notamment :

• l’utilisation d’un référentiel budgétaire commun à tous favorisant la diffusion d’un langage de gestion partagé entre les partenaires de la recherche,
• la généralisation à l’ensemble des laboratoires et de leurs financeurs d’un outil commun de demande de ressources (DIALOG),
• la constitution d’un infocentre partagé entre les partenaires et accessible aux directeurs d’unités afin de favoriser une vision commune des ressources des unités par les tutelles,
• la convergence des règles de gestion entre les tutelles des laboratoires,
• la construction d’un outil de gestion financier pour les laboratoires,
• la construction d’un outil pour le suivi de l'activité scientifique des laboratoires et facilitant la préparation des évaluations,
• le développement de plateformes de services mutualisés de gestion.

Une organisation a été définie pour mener à bien le travail autour de ces différentes thématiques ; elle se traduit par la mise en place :

• d’un comité de pilotage CNRS-CPU-Amue,
• d’une coordination générale CNRS-Amue pour veiller à la cohérence générale des actions et assurer le lien avec le comité de pilotage,
• d’un pilotage opérationnel commun CNRS-Amue au niveau de chacun des groupe et chargé d’animer et d’approfondir les réflexions,
• de groupes projet mixte chargé d’effectuer des propositions et constitué de représentants des universités (vice-présidents du conseil scientifique, directeurs généraux des services, directeurs de services centraux et agents comptables), du CNRS (DSFIN, DCIF, DRH, DSI, délégations régionales), de l’INSERM (Direction des affaires financières, délégation régionale), de l’IRD (direction financière, DSI), d’unités de recherche,  de l’Amue et du Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Depuis le lancement des travaux, plus de quinze réunions de travail se sont déroulées dans une atmosphère constructive. Elles ont permis d’avancer sur l’approfondissement de périmètres, sur la cartographie de procédures, sur l’étude de scénarios ainsi que sur l’élaboration de notes d’analyse et de cadrage. Un comité de pilotage est planifié le 10 mai. Il permettra de réaliser un point  d’étape sur l’avancement des réflexions. Les réunions se poursuivront dans l’objectif de produire d’ici la fin du mois de Juin une feuille de route détaillée des actions à conduire.

Rencontre

Christine ARNULF-KOECHLIN, Directrice Générale des Services de l'université Paris Sud, membre du groupe de travail "Outils de gestion communs".

Quels sont, selon vous, les intérêts d'un rapprochement avec les organismes de recherche, et avec le CNRS en particulier, pour des d'outils de gestion commun ? Quels en sont les objectifs? et quels en sont les limites?

Les objectifs sont doubles : pour les tutelles, d'une part, pouvoir consolider des données budgétaires et financières apporte une réelle connaissance  qui permet de mettre en œuvre des stratégies d'envergure.  Pour les unités de recherche, d'autre part, permettre le suivi des projets en réduisant les risques et le temps consacré à ce suivi.
Les outils de gestion évoluent et offrent des possibilités de contrôle et d'analyse financière qui doivent être mises au service des stratégies scientifiques. Dans la mesure où ces stratégies sont dans la plupart des cas définies dans le cadre d'opérations communes avec le CNRS notamment, ce rapprochement est devenu indispensable.
Bien évidemment, les règles juridiques, budgétaires et financières doivent être respectées et elles sont à l'heure actuelle différentes selon les types d'établissement.

Selon vous, comment l'université Paris Sud et le CNRS devraient-ils  procéder pour élaborer et mettre en place d'outils et des processus de gestion communs ?

Nous travaillons actuellement dans le cadre proposé par la mise en place de la DGG. Sont concernés pour l'instant les aspects financiers, mais nous expertisons également les domaines RH, hygiène et sécurité ainsi que les aspects logistiques et ceux relatifs au patrimoine.
Il s'agit de partir de l'activité principale du laboratoire et d'élargir la réflexion à l'ensemble de son environnement. Ainsi, alors que nous avons lancé à l'université une réflexion sur l’optimisation des fonctions supports, nous avons systématiquement inclus dans le périmètre l'activité des unités de recherche. Certains des groupes de travail sont d'ailleurs pilotés par des administrateurs de laboratoires

Vous être membre du groupe de travail « outils de gestion communs », pouvez-vous préciser ce qui a motivé votre implication sur cette thématique ?

La mise en œuvre de Sifac à l'université, que nous avons particulièrement accompagné dans les laboratoires ainsi que la réflexion sur la fonction support finance a permis de mieux définir les  niveaux pertinents d'intervention. Toute cette réflexion doit pouvoir trouver un aboutissement dans la construction et la mise en œuvre d'outils de gestion communs qui permettent à chacun des niveaux de gestion  d'améliorer son efficacité au service de la recherche.