Projet Sifac : 3 questions à Hugues Ponchaut

Un point sur les avancements du projet par Hugues PONCHAUT – directeur de projet Sifac

Vous venez de terminer la phase de conception détaillée, c’est la fin d’une étape importante, quel bilan en faites vous et quels sont les marches suivantes à gravir ?

En synthèse, cette phase de conception fut très dense, riche de réflexions, et les délais ont globalement été respectés : les 17 établissements du groupe projet ont été très moteurs et se sont fortement impliqués... Sur 5 mois, du 30 janvier au 9 juillet 2007, nous avons effectué des séminaires tous les lundis et mardis, parfois le mercredi, ce qui a représenté 79 ateliers de 1 à 2 jours chacun. Les thèmes métiers (les conventions, le budget, la comptabilité analytique, …) et les thèmes techniques (les plateformes, les modes de déploiement, l'intégration au reste du SI, ...) y ont été traités. Cette phase a mobilisé 140 personnes issues des 17 établissements partenaires du groupe projet Sifac.
En moyenne, chaque séminaire a réuni 70 à 80  experts d'établissements et une vingtaine pour l'Amue et le groupement d'entreprises Steria/Accenture, l’ensemble de ces participants se répartissant en plusieurs ateliers de travail parallèles (de 2 à 5 environ chaque lundi et mardi).
Cet investissement a permis d’étudier et définir précisément les caractéristiques futures attendues du système tout en assurant sa compatibilité avec la diversité des contextes d’établissement.

Nous ne constatons pas aujourd’hui de retard sur le projet. Il reste bien sûr quelques points ouverts mais qui diminuent au fil des jours. La phase de conception est bien en train de converger.

Nombre de modules sont d’ailleurs en développement depuis un bon moment déjà et les établissements du groupe projet ont eu l’occasion de voir les premières réalisations lors des deux derniers points de visibilité des 31 mai et 9 juillet.
En septembre et jusqu’à mi-novembre, nous débuterons une phase de tests du « produit Sifac». Nous organiserons notamment deux sessions de tests de deux semaines chacune, durant lesquelles les établissements viendront (en deux sous-groupes) faire des tests de recettes dans nos locaux de Montpellier. Ils auront donc ainsi un premier contact direct avec le produit et pourront ensuite poursuivre ces tests depuis leur établissement. .
L’étape majeure suivante est naturellement le démarrage des 8 établissements pilotes au 1^er janvier 2008, étape qui se prépare depuis plusieurs mois : les établissements ont par exemple déjà travaillé sur la modélisation de leurs structures ou commencé à étudier leur reprise de données…
Nous avons aussi construit un plan de formation destiné d’une part aux experts tecniques qui mettrons en œuvre Sifac dans leur établissement, sur un cursus de 7 jours, et d’autre part aux futurs formateurs de chaque établissement sur un cursus de 22 jours au total, mais découpé en modules de 1 à 5 jours selon les thèmes (budget, conventions, missions, marchés, …).  Ces formateurs devront eux mêmes dispenser cette formation à l’ensemble des utilisateurs finaux en vue du démarrage. Nous accompagnons d’ailleurs aussi les établissements dans le montage de ce plan de formation interne qui doit donc s’exécuter sur la fin d’année 2007 pour les établissements pilotes..

 
Une étape importante qui conditionne le succès d’une opération de cette sorte est la conduite du changement. Comment l’Amue va-t-elle accompagner les établissements dans ce chantier ?

Avec le produit Sifac, c’est un ensemble d’outils et de prestations que nous souhaitons proposer aux établissements.
Tout d’abord, nous allons, techniquement, installer Sifac sur les plateformes des établissements : dans un premier temps sur une plateforme de pré-production, comportant un environnement de tests pour l’établissement et un environnement de formation (prestation offerte pour les pilotes), et dans un second temps sur la plate forme de production (prestation comprise dans le prix de licence pour tous les établissements).

Nous passerons  plusieurs semaines dans chaque établissement pour la mise en route de ces plateformes qui seront encore l’occasion d’un transfert de connaissances aux équipes des établissements.

Par ailleurs, le principe de Sifac étant celui d’un produit préconfiguré paramétrable et adaptable à chaque contexte d’établissement, nous réaliserons cette adaptation en fonction des informations transmises par les établissements (chargement des nomenclatures, des structures, des utilisateurs, …) C’est une prestation relativement poussée. En effet, le logiciel Sifac livré sera au final totalement paramétré en fonction du contexte de l’établissement, autrement dit « prêt à l’emploi » au démarrage pour ces établissements.
Il y aura également un processus de reprise de données de Nabuco vers Sifac qui a été établi et qui sera déroulé dans chaque établissement avec une assistance de l’Amue. Nous avons déjà délivré des outils et des consignes pour préparer cette reprise, et notamment mettre préalablement en qualité les données issues de Nabuco. Il est à noter que ce processus de reprise des données repose sur un format de fichiers intermédiaire entre NABUCO et SIFAC, ce qui permet à un établissement ne partant pas de NABUCO de s’inscrire néanmoins dans un processus de reprise de données standard. Simplement il revient à l’établissement d’amener ses données à reprendre dans ce format intermédiaire. Un des établissements pilotes dispose aujourd’hui d’un autre produit de gestion financière que NABUCO par exemple.

Pour les sites pilotes, au vu du calendrier particulièrement serré de cette année 2007, où les projets de construction de Sifac et d’implantation dans chaque établissement se chevauchent, nous livrerons un outil de façon à ce qu’ils puissent saisir leur budget en dehors de Sifac et qu’il soit repris automatiquement dès l’installation de Sifac dans l’établissement.
Pour chaque établissement pilote nous avons mis en place depuis un mois et demi déjà un contact personnalisé : nous sommes là pour répondre à toutes leurs questions, de toute nature : nous faisons régulièrement des téléconférences et une cellule dédiée à la conduite du changement s’est déjà déplacée dans chacun des sites….
Pour l’ensemble de ces prestations, nous livrerons naturellement une documentation, et en particulier des manuels d’utilisation ainsi que des supports de formation avec une base de formation contenant des exercices pré-chargés…
Enfin, en parallèle de ce dispositif, nous constituons un centre de compétences afin de pouvoir offrir un support le plus réactif possible aux établissements, notamment pour les phases de démarrage.


Comment les établissements qui feraient le choix Sifac, et en particulier ceux qui souhaitent démarrer en 2009, peuvent-ils se préparer à cette évolution ?

A l’heure actuelle, nous avons déjà beaucoup d’établissements candidats à la vague 2009, et les confirmations écrites nous parviennent actuellement et ce jusqu’au 15 septembre, date limite que nous avons souhaité fixer pour arrêter la composition de cette future vague d’implantations.
Nous souhaitons en effet démarrer au plus tôt ces projets et aurons très probablement une réunion de lancement à l’automne. Cette réunion de lancement aura pour objectif d’expliquer ce que les établissements peuvent déjà mettre en œuvre en guise de phase préparatoire ainsi que les réflexions à mener avant d’attaquer les phases plus concrètes d’implantations en 2008. Les établissements peuvent en effet déjà effectuer un certains choix sur les plans technologiques (système d’exploitation, base de données, mode de déploiement interne, clients lourds ou légers, matériels, mutualisation inter établissements…) , structurels (quelle modélisation pour les structures actuelles avec les nouvelles possibilités offertes par Sifac...) et métiers (choix de la méthode ce comptabilité analytique et des axes analytiques, expérimentation ou non de la suppression du mandatement, valorisation ou non du service fait…).
Nous les accompagnerons naturellement dans ces phases d’avant projet. Sur le site dédié au projet Sifac que nous avons mis en place (très utilisé par les établissements), nous proposons un ensemble d’informations qui illustrent au mieux l’avancement du projet.

Les 17 établissements du groupe projet Sifac disposent d’un espace de travail documentaire, naturellement beaucoup plus riche, puisqu’il comporte l’intégralité de la documentation projet. L’ensemble des ces outils et documents sera distribué aux futurs établissements utilisateurs, consolidés et enrichis de l’expérience des pilotes.

Enfin, nous incitons les établissements de la vague 2009 à assister les établissements pilotes dans leur déploiement : c’est une façon d’anticiper leur propre projet d’établissement, d’acquérir de l’expérience, et donc de l’avance, tout en apportant une aide précieuse à l’établissement pilote. La proximité géographique pourrait guider cette démarche de rapprochements. La réciproque (l’aide en 2009 de l’établissement pilote) contribuerait à un démarrage dans de bonnes conditions et serait un facteur supplémentaire de succès.

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