Projet ABCdE : un dialogue compétitif pour une nouvelle application de gestion.

Le choix du remplaçant de NABUCO va être opéré par le biais d'une procédure de dialogue compétitif.

Ce type de procédure a été jugé adapté à la recherche d'un progiciel du marché dans la mesure où le dialogue compétitif permet, sur la base d'une première expression du besoin, de sonder les différentes possibilités offertes par le marché et de figer ensuite la demande, dans le cadre d'un cahier des charges, en toute connaissance de l'état de l'art.

Ce travail s'organise au sein du groupe ABCdE (Analyse, budget et comptabilité des EPSCP).

Entretien avec Hugues Ponchaut, responsable du pôle gestion financière et comptable du département édition / intégration au sein de l'AMUE

Comment a été initié le projet ABCdE ?

Le déclic a d'abord été donné lors d'un comité de pilotage (21 avril 2004) où le choix stratégique de remplacer NABUCO plutôt que de le réformer, notamment technologiquement, a été fait. Ainsi, le programme de maintenance de NABUCO a été autorisé de 2005 à 2008 et le feu vert a été donné pour son remplacement, au travers d'un vote de l'assemblée générale, en novembre 2004.

Autre orientation stratégique donnée par le comité de pilotage et donc premier postulat du projet : abandonner la fonction d'éditeur de logiciel, comme c'est le cas actuellement sur NABUCO, et construire la solution par l'intégration d'un progiciel du marché au contexte des EPSCP.

Michel Guillon, directeur de l'AMUE, a donc procédé en décembre 2004 à un appel à participation à ce projet.

Sept établissements se sont déclarés intéressés par la démarche et ont été réunis dès le 12 janvier dernier. Ils sont neuf actuellement (1) à s'être engagés dans le projet.

Comment va se découper le planning de travail ?

La première grande étape consiste à construire la solution.

Il s'agira, dans un premier temps, de sélectionner le progiciel et l'intégrateur, ce qui fait l'objet de la procédure de dialogue compétitif qui s'échelonne sur 2005. Ensuite nous passerons à l'étape de construction du produit. Cette phase devrait s'étendre sur 2006, comprenant la mise en place de sites pilotes.

La deuxième étape, de deux ans elle aussi, sera consacrée au déploiement de la solution.

Nous nous fixons un objectif de déploiement ambitieux dans la mesure où cette période transitoire nous amènera à supporter parallèlement NABUCO et son remplaçant. Surtout, nous souhaitons proposer aux établissements une nouvelle solution qui leur permette, dans les meilleurs délais, de prendre en compte les impacts de la LOLF dans leur gestion financière.

Le dialogue compétitif abordera aussi ce thème du déploiement même si celui-ci fera l'objet en 2006 d'un autre appel d'offres pour une prestation d'assistance.

La future stratégie de déploiement s'élabore bien maintenant, en fonction des possibilités de chaque produit et intégrateur en compétition.

Nous les questionnons sur l'aptitude de la solution a être déployée relativement rapidement.

La seconde prestation visera à apporter le renfort nécessaire aux établissements et à l'AMUE pour exécuter l'opération dans les meilleures conditions.

Quelles sont les spécificités du dialogue compétitif ?

Dans l'appel d'offre classique, le besoin est figé dès le départ et les candidats s'y adaptent, quitte à développer des solutions complexes et coûteuses pour répondre parfaitement aux exigences exprimées. Il correspond plus naturellement au développement de logiciels spécifiques.

Ici, nous voulons justement minimiser la production de fonctions spécifiques et garder l'intérêt du mode progiciel en ne nous éloignant pas du standard.

Ainsi, si une fonction non vitale pour un établissement, ou pour laquelle d'autre solutions connexes plus pertinentes existent, il est possible d'adapter le périmètre du besoin exprimé aux possibilités natives du marché.

La procédure de dialogue compétitif doit ainsi nous permettre d'éviter l'écueil classique des projets de système d'information à base de progiciels, à savoir « l'enrobage » de ce progiciel par une épaisse couche de développement spécifique.

L'intérêt du mode progiciel, à savoir assurer une réactivité en termes d'évolutions fonctionnelles et techniques, est alors perdu.

Il en va de même pour l'aspect économique, chaque client étant seul à financer ses développements spécifiques.

La procédure de dialogue compétitif est donc une procédure humble qui traduit le fait que nous ne prétendions pas savoir formaliser le besoin maximum et réaliste vis à vis du marché directement.

Elle sera aussi une occasion d'échanges entre les établissements et entre les établissements et les éditeurs, que ce soit sur les pratiques métiers ou les aspects technologiques.

Nous essayons de trouver, parmi les produits présents sur le marché, celui qui nous ressemble le plus.

Nous allons nous adapter, aussi, au produit. Le cahier des charges n'est pas fixé.

En fonction des réponses des candidats nous serons amenés à réfléchir à nouveau à nos attentes et exigences pour les revoir à la hausse ou à la baisse.

Six candidats ont déjà été sélectionnés pour participer à la procédure de dialogue compétitif et quatre s'y sont engagés. Si les éléments associés sont confidentiels, on peut tout de même dire que la représentativité du marché au travers des quatre candidatures engagées est très bonne.

Un cahier des charges provisoire (Programme Fonctionnel et Technique) leur a été transmis.

Le processus du dialogue compétitif se déroule en trois cycles :

Le premier est dédié à l'examen des aspects fonctionnels.

Le deuxième s'attache plus précisément aux aspects techniques et architecturels, les capacités d'intégration et les problèmes d'interopérabilité.

Le troisième et dernier cycle sera consacré à la réalisation d'une maquette.

Dans la procédure de dialogue compétitif on peut écarter des candidats à chacun des cycles, mais ce n'est pas l'esprit.

Le but du jeu est d'obtenir à l'issue de la procédure de dialogue compétitif un cahier des charges , élaboré en fonction de l'état de l'art, réaliste par rapport aux possibilités actuelles du marché, et économiquement cadré.

Pour les candidats, il permet une bien meilleure compréhension du besoin et doit leur permettre de remettre à la personne publique une offre de la meilleure qualité possible.

Une fois le dialogue terminé, le cahier des charges est figé et nous terminons par une phase correspondant finalement à un appel d'offre classique.

Quels sont les rapports entre l'AMUE et les établissements qui participent au projet?

Comment s'organise le travail ?

L'AMUE est là pour "tenir la plume", fournir un appui méthodologique, assurer que les projets individuels de chaque établissement participant convergent vers une solution qui pourra convenir au plus grand nombre.

Nous souhaitons que les établissements pilotent le projet, l'orientent, élaborent les critères et évaluent les propositions.

L'AMUE a pris l'engagement auprès des établissements de ne pas trop mobiliser les gens hors de leurs établissements.

Notre challenge est donc de faire un travail collaboratif de manière dématérialisée, sur une phase aussi complexe qu'une expression de besoins.

Nous portons donc l'effort sur la formalisation, l'échange de documents via une liste et un site sécurisé.

Les procédures de dialogues ont donc été normalisées pour aller plus vite et être encore plus efficaces.

Nous consacrons les discussions aux points de divergence après consolidation des avis des différents établissements.

Nous avons aussi insisté au démarrage du projet sur la nécessité que les participants portent chacun une réflexion d'établissement et non d'expert d'établissement parlant en leur nom propre.

Les établissements jouent le jeu en créant, en interne, des groupes de travail autour du projet ABCdE. Ainsi, lorsqu'ils viennent en réunion, ils présentent l'avis d'un établissement (SG, services financiers, CRI, etc..) et non pas l'avis d'un expert de cet établissement.

Les universités ont la capacité décisionnelle, pas l'agence.

Aucune des universités n'est obligée de prendre le produit sélectionné par ce processus de décision.

Quand nous avons fait notre appel à participation au projet ABCdE nous avons espéré avoir un échantillon représentatif des universités dans leur diversité en terme de tailles et de spécialités. Et je pense que nous y sommes parvenus.

Notre hypothèse de base (choix du mode progiciel) suppose que le besoin en gestion financière et comptable d'un établissement n'est pas radicalement différent d'un établissement à un autre. Donc une solution du marché doit pouvoir convenir.

De plus, si cette solution convient aux établissements de notre groupe de travail, qui peut être considéré comme représentatif, elle doit correspondre aux besoins d'autres universités.

En outre une de nos exigences porte sur l'adaptabilité du produit qui doit facilement se présenter à un établissement en ayant une utilisation réduite, sans effet "usine à gaz".

Quelle sera la répartition des charges ?

Certaines universités estiment que les redevances annuelles de maintenance (RAM) de NABUCO sont trop importantes. Il faut savoir que le montant des RAM payées sur NABUCO couvre aussi son remplacement. C'est à dire que les universités ne financeront pas (une seconde fois) la construction de la solution.

L'acquisition des droits d'usage du produit sera donc acquittée par l'AMUE.

Les universités auront seulement à charge les règlements annuels de maintenance et la prestation ponctuelle d'assistance au déploiement. Pour cette prestation, qui fera l'objet du second marché, je précise que nous prévoyons, en quelque sorte, des modalités « à la carte », chaque établissement retenant ceux des services qui l'intéressent en propre.

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3 questions à Bernard Contal, SG de l'université de Poitiers.

Pourquoi votre établissement s'est-il porté volontaire pour participer à ce dialogue compétitif ?

Nous sommes très impliqués, depuis deux ans, sur une approche par objectif de notre budget. Nous nous étions déjà portés candidats pour être expérimentateur LOLF mais malheureusement notre candidature n'a pas été retenue. Comme l'AMUE recherchait un établissement ayant déjà un certaine sensibilité dans son approche de la LOLF nous avons accepté de participer à ce projet.

Que pensez vous de cette procédure ?

Dans le cadre d'un tel projet elle est tout a fait adaptée puisque nous cherchons à préciser nos besoins par rapport à l'offre du marché.

Avec une procédure bien organisé cela permet d'envisager un produit qui répond à nos besoins.

Que pensez vous de l'approche de l'AMUE sur ce dossier ?

L'AMUE a eu parfaitement conscience de l'enjeux et son organisation est quasi parfaite.

Elle a ainsi réuni une équipe soudée et permanente pour participer au dialogue compétitif avec les différentes entreprises retenues.

Chaque établissement s'organise ensuite en interne en réunissant comptables et informaticiens autour d'une même table pour faire avancer le dossier.

Qu'attendez vous de la future solution logicielle ?

Les principales attentes concernent la modernisation de notre logiciel de gestion actuel, la prise en compte de la LOLF et l'intégration d'une comptabilité analytique.

Nous sommes actuellement en attente d'une évolution de la réglementation et la procédure de dialogue compétitif nous permet de préciser aux candidats que nous recherchons un produit qui puisse s'adapter à cette évolution.

Nous cherchons les produits présents sur le marché qui s'adaptent à notre structure.

Nous savons que certains répondent à ces besoins et qu'ils intègrent déjà une comptabilité analytique.

C'est à nous de faire le bon choix parmi cette offre.

(1) : Rennes I, Strasbourg III, Poitiers, Nantes, paris 6, Clermont II, Muséum national d'Histoire Naturelle, Nancy 1, Chambéry en association avec le Centre Interuniversitaire de Calcul de Grenoble.