PRISME > Le projet présenté au Club'U Apogée / ROF 2013

Le projet de pilotage des processus et des référentiels de données, Prisme, sera présenté au prochain club’U Apogée ROF des 10 et 11 décembre prochains. Act’U vous propose un état des lieux de ce nouvel outil. Quels sont les enjeux du projet, quelles sont les attentes des établissements ? Quelles sont les prochaines étapes ? Suivez le guide !

Améliorer l’organisation du travail

Quoiqu’en dise la rumeur et l’imaginaire collectif, Prisme n’est pas uniquement un projet technique, ou « de DSI ». Un des enjeux majeurs du projet est l’amélioration de l’organisation du travail au travers des processus métiers.

La preuve par l’exemple :

Prenons le cas d’un étudiant en défaut de paiement : après transfert des droits d’inscriptions en comptabilité, le service financier détecte un incident sur une transaction ; le service scolarité est chargé de la relation avec l’étudiant pour résoudre le problème. Aujourd’hui, le dialogue entre les deux services n’est pas automatisé et nécessite plusieurs allers-retours par e-mail ou par téléphone.

Demain, grâce à l’optimisation des échanges d’informations entre les métiers au travers de leurs applications (ici par exemple, Sifac pour la finance et Apogée pour la scolarité) la relation sera fluidifiée et tracée, permettant un gain de temps pour les équipes et une qualité de service renforcée auprès des étudiants.

La collaboration entre les métiers sera également fiabilisée par le référentiel de données commun des étudiants irriguant l’ensemble des applicatifs d’un établissement : plus de doute quant à l’identification d’un étudiant et à la fiabilité des informations le concernant.

Le gain de temps est également palpable dans certains processus moins complexes mais récurrents comme par exemple la reprise des informations de carrière d’un agent lors de sa mutation : la bibliothèque centrale des établissements (BCE) sera administrée dans PRISME et permettra de mettre à disposition les nomenclatures nécessaires à la saisie du dossier (Code RNE > Référentiel National des Etablissements).

Optimiser le pilotage grâce à un référentiel de qualité

PRISME a pour vocation de fonctionner avec les applications de l’Amue mais également avec les autres produits du marché ou les outils développés spécifiquement par les établissements. La gestion unifiée des données de référence ainsi que leur  propagation au travers de l’ensemble du SI de l’établissement permettra une mise en qualité globale des données de référence du SI établissement.

Un référentiel « pertinent » est un référentiel de qualité. La gouvernance des données doit répondre à cet objectif précis. Jean-Michel Vahl et Olivier Ziller, responsables à la Direction du Numérique de l’Université de Lorraine nous livrent les caractéristiques d’une donnée de qualité :

« Nous avons reconstruit l’ensemble de nos référentiels à l’issue de la fusion de nos 4 établissements pour lesquels nous avons veillé à la qualité des données recueillies, que nous pourrons ensuite partager à l’ensemble des structures et composantes de l’établissement. La qualité d’une donnée se définit par sa validité (elle est véritable, sûre), sa réalité (elle n’est pas erronée) et son unicité (elle n’est pas en doublon) Chaque métier reste cependant garant, propriétaire, gestionnaire de ses données qu’il met à la disposition des autres. On ne demande pas à la scolarité de gérer des données RH ; elle bénéficie des données saisies par la DRH. »

La qualité des données de référence, outre le rôle prépondérant qu’elle jouera dans le futur projet de SI décisionnel qui permettra aux établissements de piloter au mieux leurs activités, facilitera également la collaboration inter-établissements. Yves Condemine, Président du CSIER, nous éclaire sur ce point :

« Au-delà de la vision propre à chaque université, c’est aussi un enjeu inter-établissements fort. A l’heure des PRES et de regroupements régionaux, consolider des données à l’échelle d’un site va plus loin que la simplification administrative. Pour des projets de recherche, par exemple, pour lesquels il est important d’avoir une vision de tous les doctorants d’un PRES, c’est un réel besoin… Aujourd’hui, c’est très compliqué.»

Normer les données des établissements de la communauté, c’est donc simplifier un futur regroupement de ces établissements. Dans le contexte actuel, le projet Prisme permettra en effet de faciliter la cohérence des SI des communautés d’universités ou d’établissements de la même manière qu’il permettra, en interne, une évolution du cycle de vie du SI grâce à une meilleure gestion des échanges d’information et un pilotage des données de référence.

Gouverner les données pour garantir la qualité

L’exemple de la gestion des doctorants a fait débat lors de la rencontre des pilotes pressentis et permet de donner un exemple concret de la notion de gouvernance des données : les doctorants sont à la fois des étudiants et pour certains, des agents. Lors de missions à l’extérieur, ils deviennent fournisseurs. Trois rôles (parfois plus) pour un même individu, gérés par trois services différents (scolarité, RH et direction financière). Prisme gérera dans une première version, le référentiel « Personnes » d’un établissement comportant ces rôles. Gouverner la donnée « doctorants » s’apparente au choix du service / métier qui deviendrait propriétaire de la donnée en question.
Cette gouvernance nécessite au préalable un travail d’analyse des processus de gestion de l’information de l’établissement.

Thierry Bédouin, président de l’Assemblée des DSI de l’enseignement supérieur et présent à l’événement au titre de DSI de l’Université Paris 1, s’exprime sur cet enjeu :

« Nous jugeons indispensable de voir et revoir nos processus organisationnels pour anticiper le projet PRISME dans notre établissement. Il faut avoir un regard complet sur tous nos processus pour permettre, à termes, à notre établissement de produire des indicateurs de qualité (Prisme sera fournisseur de données de référence pour le SI décisionnel en projet à l’Amue. NDLR) »

Maîtriser le rythme et l’évolution de son SI

Enfin, Prisme répond à un dernier objectif servant directement la stratégie de l’Amue : « Un SI urbanisé, organisé et donc forcément modulaire garantit la souplesse de ses évolutions ». L’Agence reste convaincue que cette stratégie demeure la plus pertinente : permettre aux établissements d’être en mesure d’interchanger une solution informatique par une autre sans que ce changement n’affecte les autres briques du SI, ne déstabilise le SI global, c’est offrir aux adhérents la maîtrise à long terme de leur SI et des changements induits par l’évolution des métiers.

L’exemple de l’évolution du SI de gestion financière permet de mieux comprendre : celui-ci est composé de données qui lui sont propres, mais également de données de référence qu’il partage avec d’autres SI, et qui sont, elles, stockées dans PRISME pour être réinjectées au besoin. C’est le cas, par exemple, de la nomenclature NACRES.

Dans le cadre du changement d’un SI finance vers une nouvelle application ou un autre SI grâce à PRISME, les référentiels (personnes, étudiants, structures…), les nomenclatures (NACRES, SEPA…), et les échanges (scolarité vers financier) seront diffusés, intégrés, propagés de manière transparente, sans que les autres briques en soient affectées.

L’outil Prisme contribue donc largement à l’urbanisation concrète du SI et, de fait, en augmente la maîtrise à long terme en rendant plus simple et moins coûteuse la maintenance et l’évolution du SI d’un établissement.

Vie du projet

Des activités sont en cours pour préparer les pilotes 2014 et le cadrage de la 1ère version du projet.

• Le choix de l’éditeur a été notifié le 3 juin 2013. EBX d’Orchestra Networks et Iway d’information Builders ont été retenus respectivement pour le lot 1 (Master Data Management) et le lot 2 (dédié à l’intermédiation).
• Le choix de l’intégrateur interviendra au 1er trimestre 2014.
• Le cadrage de la V1 est en cours pour un projet de démarrage en avril 2014.
• Pour les pilotes pressentis, l’expérimentation de l’outil est programmée entre septembre et décembre 2013 sur le bac à sable de l’Amue.

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