Présentation du chantier pilotage

Le pilotage, qui suppose la capacité à regrouper et combiner différentes informations pertinentes sur les aspects stratégiques de la vie des établissements, est devenu un enjeu important pour l'autonomie universitaire.

C'est le moyen de maîtriser et de contrôler les activités de l'établissement mais aussi d'élargir ses marges de manœuvres au service de son projet de développement.

L'Agence a donc entrepris, en collaboration avec l'association des secrétaires généraux d'université, une réflexion sur la question de l'aide au pilotage dans les établissements.

Les objectifs de cette réflexion sont :

- étudier les différentes voies possibles nécessaires à outiller le pilotage des établissements,

- élaborer un programme de services adaptés aux préoccupations des établissements, que proposerait l'Agence.

Un groupe de travail, composé de représentants des établissements (anciens Présidents, Secrétaires généraux, chargés d'études, informaticiens, personnels de l'Agence), a été constitué à cet effet.

Ce chantier a été abordé sous deux volets :

- Un volet « démarche et méthodologie » qui a conduit, dans un premier temps, à l'organisation d'une journée d'information et de communication le 9 mars 2000 sur le thème de l'aide au pilotage. Cette journée, qui a rassemblé plus de 70 personnes représentant 50 établissements, a permis de préciser les attentes en la matière et d'identifier quelques pistes en matière d'organisation des processus d'aide à la décision.

- Un volet « technique » ayant pour but d'étudier les conditions de faisabilité d'un « entrepôt de données » regroupant les bases de données des applications informatiques de l'Agence, de mettre au point un prototype d'entrepôt de données sur quelques tableaux de bord significatifs des préoccupations exprimées, de proposer une méthodologie de transfert de compétences aux établissements adaptée à leurs besoins et à leurs possibilités.

Il a été rendu compte de l'état d'avancement de ce chantier à la Conférence des Présidents d'Université (commission des moyens et des personnels du jeudi 18 mai). Les orientations générales du chantier ont été approuvées. Il a été souhaité que les actions entreprises n'omettent pas la prise en compte des attentes immédiates de nombreux établissements, que soient favorisés les échanges autour d'expériences déjà menées, la co-information sur des démarches de pilotage, même partielles mais ayant fait la preuve de leur faisabilité et de leur efficacité sur le terrain.

Les sites pilotes

L'Agence a lancé un appel à candidatures auprès des établissements fin Mai pour identifier quelques sites-pilotes souhaitant mettre en oeuvre une démarche-action pour décliner sur le terrain les différents aspects de l'aide au pilotage : volet démarche et méthodologie et volet technique.

9 établissements (reflétant la diversité du paysage universitaire) ont fait acte de candidature auprès de l'Agence pour être sites pilotes.

Dans un premier temps, cinq sites pilotes ont commencé la démarche ; il s'agit de Amiens, Paris 6, Rennes 1, Strasbourg 1 et Versailles.

Puis dans une deuxième tranche, d'ici six mois, trois sites pilotes expérimenteront la démarche : Besançon, Lille 1 et Lille 2.

Ces sites pilotes mettent en oeuvre les deux volets de la démarche :

- le volet méthodologique : un séminaire de formation à la méthodologie du pilotage est organisée par l'Agence pour les responsables politiques et chef de projet des cinq sites pilotes (tranche 1) le 17 octobre, et le 14 novembre pour les trois autres sites pilotes (tranche 2);

- volet technique : les réunions techniques ont commencé en juillet. Les sites pilotes sont en train de réaliser un audit de fiabilité et de complétude de leur bases de données, avant le transfert du prototype d' entrepôt de données qui commencera début novembre. Pour ce faire l'Agence mettra en place un dispositif d'assistance à l'implantation et assistance technique à ces sites. Les sites pilotes de la tranche 1 participeront ensuite à la phase de transfert aux sites de la seconde vague qui débutera dès le mois de mars 2001.

Volet méthodologique : programme concernant tous les établissements (fin 2000 et année 2001)

Pour répondre à l'attente des autres établissements plusieurs actions sont en cours de montage :

- un séminaire de formation à la méthodologie du pilotage le 7 décembre (séminaire limité à dix établissements, 2 personnes par établissement ) destiné aux responsables politiques . (formation renouvelée en 2001 : 15 janvier, 17 janvier, 29 janvier...)

- une journée de sensibilisation à la fiabilité des données (13 novembre 2000) : il s'agit de montrer l'importance pour le pilotage d'avoir des données fiables et bien remplies dans les établissements et de donner quelques pistes pour y arriver

- une journée de réflexion sur la cellule d'aide au pilotage : quelle structure, quelles missions, quelles compétences(date non encore fixée)

- la mise en place d'un réseau de personnes concernées par l'aide au pilotage dans les établissements

- en 2001 : trois journées centrées sur le Pilotage à partir des outils existants : ce que l'on peut obtenir avec le module pilotage Apogée, ce que l'on peut obtenir à partir de l'outil Harpège , etc.