Nouvelle version du logiciel de gestion des données de référence, SINAPS !

En d’autres termes, il s’agit de poser la définition de principes de gouvernance des données, notamment en termes de fonction et de processus : qui doit saisir les données de référence et qui doit uniquement les utiliser ? et surtout comment consolider la donnée pour en faire une donnée « vraie » (i.e. fiable : exacte, complète, conforme et actuelle). Dans le sens où SINAPS est le réceptacle des données « vraies » et qu’il supporte les processus automatisés des échanges de données entre les systèmes informatiques, cette solution est à la fois un vecteur de rationalisation de certains processus métiers et un vecteur de l’urbanisation du SI des établissements. Les deux démarches (sur le plan organisationnel et sur le plan de l’outillage) sont intrinsèques à la discipline de master data management. 
L’outillage ne peut résoudre seul les problèmes posés par une organisation en silo qui a tendance à cloisonner la vision des données, alors que celles-ci, tout comme les processus qui les produisent et les utilisent, sont en réalité transversaux. Par exemple, le processus de recrutement d’un enseignant-chercheur ne se limite pas à la tâche de saisie du dossier de l’agent dans l’outil de gestion des ressources humaines. Il y a bien d’autres activités de gestion dans lesquelles la connaissance de l’arrivée d’un collègue (et les informations qu’elle porte) est nécessaire : emplois du temps, saisie des notes, suivi des stages, formations initiales et formations continues, activités de recherche, suivi des temps, accès à la bibliothèque et globalement aux ressources de l’organisation, …
La qualité des données de référence est un enjeu pour les processus qui utilisent des données fortement partagées : il ne viendrait pas à l’idée, dans une entreprise de transport, d’utiliser de l’essence et de l’huile de mauvaise qualité pour faire rouler et entretenir la flotte de véhicules. Disposer de données de référence de qualité et de référentiels centralisés (structures, nomenclatures, tables de transcodification) est également un enjeu pour l’alimentation fiable des entrepôts de données décisionnels et, partant, pour un pilotage efficace de l’établissement dont on a la responsabilité.  
L’Amue a profité du 8ème comité utilisateurs de SINAPS qui a eu lieu le 11 juin dernier pour annoncer les changements apportés par la version mineure 2.0.02 qui sera mise à disposition des établissements fin juin 2024.

Les changements

Les identifiants numériques d’une personne

Cette version permet de compléter les informations de l’identité d’une personne avec des identifiants externes. Par exemple, pour les chercheurs, il est possible d’enregistrer l’ORCID ou IDhal ou tout autre identifiant unique qui serait affecté à une personne dans un registre national ayant pour objet d’assurer l’identification unique d’une personne, quel que soit le système d’information considéré. En effet, chaque système informatique attribue un identifiant (souvent un numéro séquentiel par ordre d’enregistrement dans la base de données). Quand un chercheur est amené, successivement au fil de sa carrière, ou simultanément (dans une unité mixte de recherche), à être connu dans plusieurs systèmes informatiques hétérogènes, se pose alors la question de sa reconnaissance, sans équivoque, quand il y a autant d’identifiants différents que de systèmes dans lequel il est enregistré.
Cette question se pose également à l’intérieur du SI d’un établissement : comment associer tel matricule RH, tel code agent ou tel code fournisseur dans l’outil de gestion financière, tel identifiant dans l’annuaire technique de la DSI (LDAP, AD), …, à une et une seule personne (et la bonne de préférence !) ? SINAPS est conçu pour consolider les données et assurer cette association d’identifiants (les références croisées). En revanche, l’identifiant pivot utilisé par SINAPS est une clé technique chiffrée qui, si elle peut servir dans les processus techniques d’échange entre les systèmes, n’est pas appropriée pour être mémorisée et échangée par les acteurs humains. Outre la possibilité d’enregistrer des identifiants externes, SINAPS permet désormais de générer automatiquement un identifiant utilisable par les acteurs humains. Cet identifiant, appelé identifiant « métier », est généré automatiquement à la création d’un enregistrement de référence (golden record) et suivant un algorithme personnalisable par l’établissement. Il est à noter que cet identifiant est voué à être diffusé et enregistré dans l’ensemble des solutions Amue. SIFAC et SIFAC+ le consomment déjà. De plus, pour permettre l’interopérabilité avec ESR Mission, l’identifiant de connexion (ou loginSSO) complète ce nouveau registre des identifiants numériques d’une personne.

Quelques autres améliorations

La personnalisation de l’affichage des données par l’établissement est facilitée. Il est toujours possible, champ de donnée par champ de donnée, de définir, dans les outils, les champs de donnée visibles en fonction d’un profil utilisateur. De plus, il devient possible, pour accélérer cette personnalisation, de masquer tout un ensemble de champs en une seule action.  
Les processus techniques d’échange de données (fonction intermédiation) deviennent compatibles avec le protocole d’authentification Oauth2 retenu par l’Amue pour assurer l’authentification des utilisateurs et des applications qui tentent d’accéder à des ressources dans son infrastructure de service hébergé. Ce protocole renforce la sécurité d’accès aux systèmes et ressources hébergés par l’Amue pour le compte des établissements.
La nouvelle boite à outils de mise en qualité apparue avec la v2.0.01 est complétée par un service de recherche des transcodifications incomplètes et une fonction de pseudonymisation des exports de données d’un environnement vers un autre. Enfin, un nouveau service de rapprochement des références croisées complète l’outillage afin de simplifier l’accrochage d’une application à SINAPS.

La nouveauté : une aide en ligne !

Afin de faciliter la prise en main de la solution et son usage au quotidien, et encore plus parce que certaines actions dans SINAPS sont peu fréquentes, une fonction d’aide en ligne a été ajoutée.
Elle permet d’afficher des informations contextualisées pour guider l’utilisateur tout au long d’un acte de gestion.  Avec cette version 2.0.02, la documentation en ligne concerne la boîte à outils de mise en qualité. Progressivement, l’aide en ligne couvrira l’ensemble des fonctions et cas d’usage.

Le comité a aussi présenté le contenu de la prochaine version SINAPS, à savoir la version 2.0.03 prévue à l’automne. 

L’Amue recherche des établissements pilotes pour expérimenter une version de SINAPS conteneurisée « full Docker ».  Prochainement, l’Amue va organiser un atelier pour présenter les bénéfices d’un outil d’agrégation des logs applicatives en termes d’exploitabilité. L’outil open source choisi par l’Amue est Graylog. 

Nous remercions chaleureusement les participants de leur présence, ainsi que les interventions en séance qui nous inspirent pour améliorer la solution. Nous vous invitons à découvrir ou redécouvrir la présentation et le replay !

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