Module Harpège « promouvabilité ITARF »: bilan d'utilisation à Saint-Etienne

Nous publions ici (avec son accord) une lettre adressée aux équipes Harpège de l'Agence par Annie Royon, chargée de mission à la Modernisation de la Gestion à l'Université Jean Monnet (St Etienne), et concernant le bilan des opérations de promouvabilité ITARF.

Promouvabilite itarf : bilan

Notre établissement, qui fait partie des sites 2000 pour l'implantation d'Harpège, s'était fixé comme objectif d'utiliser le module Promouvabilité ITARF pour la campagne de promotion par listes d'aptitude du printemps 2001. Cet objectif a été atteint, et il convient d'en présenter le bilan.

1°) Le contrôle des dossiers

Après la migration de GPU vers Harpège, intervenue en novembre 2000, la priorité a été donnée au contrôle systématique des dossiers des personnels ITARF, avec vérification complète des historiques de carrière. (190 dossiers ITARF pour 3 gestionnaires). Les dossiers contrôlés ont fait l'objet d'une édition papier, envoyée aux intéressés pour information, et éventuellement correction.

Cette tâche a été effectuée avec beaucoup de rigueur par les gestionnaires, très conscients des conséquences d'une saisie inexacte. Les types d'accès en particulier qui n'étaient pas renseignés, ou mal, dans GPU, ont du être vérifiés pour chaque élément de carrière, ce qui représente un travail considérable.

Mais il me semble qu'une sensibilisation accrue des personnels sur ce sujet devrait être mise en œuvre lors des sessions de formation.

A noter : nous avons une gestion centralisée du personnel, et nous n'avons pas utilisé la possibilité d'habiliter des structures à proposer des classements. De même, nous n'avons pas demandé à Harpège de gérer notre calendrier.

2°) Les travaux préparatoires

Malgré une bonne préparation des dossiers, les premiers calculs de listes ont mis en évidence un certain nombre d'anomalies, qui étaient soit relatives aux saisies informatiques, et ont pu être corrigées par les gestionnaires, soit relatives au module lui-même. Ces dernières ont fait l'objet de remarques ou d'échanges avec l'assistance. En résumé :

- Calculs d'ancienneté : il y a très souvent une différence d'un jour ou deux quand Harpège totalise l'ancienneté carrière et l'ancienneté contrat (fiche n°13653).

- Etats de services pour des contrats sur budget propre : Harpège ne tient pas compte des contrats annulés, ni des fins anticipées de contrat (fiche n° 13774).

- Etats de service pour deux contrats à 50% sur une même période : Harpège calcule deux fois la période (fiche n° 13811).

- Pour les listes d'aptitude IGR, lorsque des agents cumulent des services de contractuels 1B , puis contractuels 3A, les services accomplis en qualité de 1B ne sont pas pris en compte lorsque le type d'accès est 6 (reclassement) ou 93 (changement de catégorie pour non titulaire), alors que cela correspond à la carrière. Il a fallu modifier les types d'accès en 40 (intégration) pour les agents concernés.

- Pour les agents ayant eu une période de congé parental, Harpège ne prend pas en compte, dans le calcul de l'ancienneté, ces périodes pour moitié comme le prévoient les textes.

3°) Les documents destinés à la CPE

- Les listes des promouvables sont bien présentées. Afin d'améliorer encore la lisibilité, on souhaiterait que les rubriques « Type d'accès » soient décodées à l'aide du libellé court.

De même, il manque une zone affichant la note de l'agent.

- S'agissant du dossier des agents (liste d'aptitude), les commissaires paritaires avaient l'habitude de visualiser les différentes promotions obtenues par un agent au cours de sa carrière. Serait-il possible de rajouter cette information ?

Conclusion

De l'avis général, et sous réserve de modifications des quelques cas particuliers signalés, ce module est performant. Dès lors que les carrières sont rentrées avec exactitude, il va apporter un gain de temps appréciable aux gestionnaires et permettre aux commissaires paritaires de bien préparer le travail de la CPE.

Nous tenons à souligner également l'excellence des rapports entretenus avec le support Harpège, qui a toujours cherché à apporter des réponses à nos nombreuses questions.