Logiciel Siham > 3 questions à l’équipe projet

En juillet 2009 l’Amue a choisi le logiciel de gestion des ressources humaines de l’éditeur HR Access pour remplacer Harpège et Astre. Elle vient de publier l’appel d’offres "intégrateur" qui permettra de sélectionner le prestataire pour la mise au point du logiciel afin de répondre aux besoins des établissements.
Le choix du titulaire sera effectué suite au dépouillement des offres, qui se déroulera en janvier et février 2010, en association avec plusieurs établissements.
Actu vous propose un regard croisé sur le projet avec l’interview du directeur du projet Sifac-Siham Hugues Ponchaut et de son adjointe Maryvonne Buart.

1/ Quelles sont les principales attentes de l’Amue vis-à-vis du futur intégrateur ?

Maryvonne Buart : Concernant le logiciel en lui-même et d’une manière globale, nous attendons de l’intégrateur qu’il prenne en compte les besoins exprimés par les établissements et qu’il mette en œuvre tous les processus nécessaires à la mise en place d'une gestion des ressources humaines dans sa globalité, c'est-à-dire, aussi bien les aspects de gestion administrative  que de gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEEC). De plus, l’intégrateur retenu devra être en mesure proposer une réponse à ces besoins au plus près des fonctionnalités offertes par le standard HR Access qui prend déjà bien en compte les spécificités d'une gestion publique. Enfin, la solution devra également prendre en compte la problématique d'intégration au système d'information des établissements et des partenaires externes tels que le service des pensions, les ministères ou encore les trésoreries générales (TG).
Le périmètre d’action de Siham ne comprend pas le calcul de la paye mais il doit permettre la mise en place d'une gestion intégrée débouchant sur l'envoi des mouvements de paye aux TG. A terme, Siham sera conforme aux normes de l’opérateur national de paye (ONP).

Hugues Ponchaut : L'accord cadre qui sera signé avec l’intégrateur comporte quatre grands groupes de prestations.
Premièrement, des prestations pour la construction de la souche Siham, et de toute la démarche de déploiement. Celles-ci incluent les documentations, les bases et les supports de formation, l’outillage de reprise des données....
En second lieu sont prévues des prestations de déploiement et d'accompagnement des établissements. Elles pourront porter sur la mise en qualité des données initiales, la reprise de ces données, la personnalisation de la souche, ou prendre la forme d’interventions techniques et d’interventions ponctuelles pour accompagner le projet de l'établissement ; par exemple des formations complémentaires, une aide à la personnalisation des supports documentaires que nous fournirons, une assistance au démarrage sur le site de l'établissement, une assistance à la coordination de ce projet, etc.. .
Viennent ensuite les prestations de maintenance et d'évolution de la souche et enfin des prestations d'assistance pour le renforcement du centre de compétences de l’Amue pendant la durée du déploiement intensif. Ce renfort devra permettre aux établissements de faire ponctuellement appel à ce centre pour des prestations d’assistance, notamment d’aide au démarrage, sur leur site.
Le projet sera lui, organisé selon 3 axes : le métier de la RH, les aspects techniques, et la conduite du changement. Nous organiserons donc nos équipes en fonctions de ces 3 axes, c'est-à-dire en 3 cellules. Les cellules « technique » et « conduite du changement » seront d'ailleurs communes à Siham et Sifac dans un souci de capitalisation d’expérience et de moyens et d'efficacité.
Bien entendu, l'intégrateur retenu sera libre de sa propre organisation mais il devra aussi traiter ces 3 sujets en cohérence.

2 / Par rapport à l’expérience que constitue Sifac, quelles vont être les principales différences avec le projet Siham. Quels facteurs de risque avez-vous identifié ?

HP : Concernant ces deux projets, la problématique d'ensemble est globalement la même. Tout d’abord il faut traiter le problème de la diversité des établissements à l’occasion de la conception d'une souche. Il faut donc que le logiciel  soit suffisamment paramétrable pour être adapté à chaque établissement, tout en conservant une souche unique et sans pour autant engendrer des coûts de maintenance supplémentaire à chaque nouvelle personnalisation. Ensuite, le problème de la charge  du déploiement rentre en compte. L’objectif est comme pour Sifac, qu'une centaine d'établissements puissent mettre Siham en production 4 ans après le lancement du projet, qui est prévu pour avril 2010. Enfin, il faut traiter le problème de la maintenance et du support. Avant que le déploiement soit arrivé à son terme, des évolutions seront demandées par les premiers établissements entrés en production et qui auront  pris du recul sur le produit. Il faudra également traiter des évolutions réglementaires, probables sur une telle période de temps.

Les différences par rapport au projet Sifac  vont plutôt se situer dans la localisation des points durs, des freins au projet et donc dans le dosage de l'effort nécessaire à chaque étape. A ce jour, nous pensons que l'appropriation du produit final sera plus aisée que pour  Sifac et pour une simple raison : le produit HRA à partir duquel nous allons construire Siham est nativement orienté vers le secteur public, plus que ne l'était SAP pour la finances en tout cas. Par contre, le volume des données à reprendre est beaucoup plus important que dans la gestion financière et comptable et la problématique de mise en qualité et de reprise de ces données sera d'une toute autre difficulté. Enfin, je voudrais insister sur un dernier point, le secteur de la RH des établissements est actuellement sous le feu de nombreuses réformes ce qui conduit les agents des services RH à devoir prendre de nouvelles responsabilités, à exercer de nouveaux rôles ou de nouvelles fonctions.
Siham va arriver dans un « contexte métier » en mouvement, et cela constitue une difficulté supplémentaire par rapport à Sifac. Il est probable que des formations « métier » devront être proposées aux établissement pour une sécurisation fonctionnelle, préalablement à la mise en œuvre de Siham.

MB : Pour ce qui est de l’identification des risques, le point le plus important que nous notons concerne la reprise des données, comme l’a indiqué Hugues. En effet à ce niveau, se posent deux problèmes : la fiabilité des données et leur complétude. Si les établissements veulent pouvoir bénéficier d'un SIRH performant encore faut-il que les données de celui-ci soient de qualité. Les services RH ne pourront bénéficier d'un reporting exploitable que si ces deux conditions sont réunies. Par ailleurs pour la mise en œuvre de certaines fonctionnalités faisant appel à des données historisées cela est également primordial. Je pourrais donner comme exemple les remontées CIR (compte individuel de retraite) ou bien encore le calcul des promouvabilités.
Le deuxième risque majeur concerne la préliquidation de la paye, c'est à dire la transmission des mouvements de Siham vers les TG pour assurer la paye. Ce dossier est complexe du fait du nombre de TG et de pratiques parfois différentes de l’une à l’autre. La convergence  de ces pratiques est un de nos objectifs et reste bien sur dépendant  de la fiabilité des données qui impose une cohérence dès le départ entre les dossiers de paye et les dossiers administratifs.
Les deux systèmes (administratif et de paye) étant découplés actuellement il sera nécessaire que les établissements effectuent cette mise en cohérence.

3/ Comment va s’organiser la participation des établissements à ce projet ?

HP : Les établissements ont la possibilité d’intégrer le groupe projet et participer ainsi  à la conception du produit et à ses phases de tests. Cette démarche permettra à ces établissements de préparer au mieux leur projet propre en permettant de comprendre et d’anticiper au plus tôt tous les enjeux. Cela leur impose de déléguer des experts aux différents ateliers de conception  qui jalonneront l'année 2010 à compter du printemps prochain. La condition nécessaire pour intégrer ce groupe est naturellement l'assiduité de ces experts durant toute la phase de conception qui est d’environs 6 mois.
Nous avons choisi de contenir le nombre d'établissements pilote à 3, à la différence de Sifac qui en comptait 8, mais aussi à la lumière de cette expérience. Le but  est d’assurer le meilleur accompagnement possible des établissements pilotes pour une meilleure efficacité globale du projet. L'industrialisation du processus de déploiement en bénéficiera puisqu’elle sera préparée plus sereinement.
Plusieurs établissements se sont déjà déclarés candidats pour être établissement pilote. L'Amue souhaite attendre que le choix de l'intégrateur soit rendu de manière à pouvoir leur exposer précisément les différentes modalités du déroulement du projet. A priori, seuls les établissements qui auront engagé au plus tôt un travail sur la qualité de leurs données actuelles, soit de leur base Harpège pour le plus grand nombre des adhérents de l'Amue, pourront se lancer dans une opération pilote. Comme l’a précisé Maryvonne, la reprise et la fiabilisation des données est une première étape de la réussite d'un projet d'implantation ; et cette première étape peut être engagée dès aujourd'hui par les établissements. Elle l'est d'ailleurs déjà dans un certain nombre de cas.
Il en va de même pour les établissements participant au groupe projet, c'est une fois l'intégrateur retenu que l'Amue exposera le calendrier d'ensemble et le niveau d'implication requis pour une participation constructive et efficace.
Enfin, pour les établissements qui prendront le train Siham à partir des grandes vagues de déploiement, ils bénéficieront de toute l'expérience acquise lors de la phase pilote au travers de l'accompagnement proposé par l'Amue mais auront évidemment un projet à part entière à conduire en interne à leur établissement.