Les entretiens Caplab > Naissance d’un projet

Le 22 mars 2013 a eu lieu le séminaire d ‘information pour les sites Pilotes CAPLAB , futur outil partagé par les unités de recherche et leurs établissements supports (universités et organismes). Caplab permettra la description et le suivi des activités de recherche.

Quels sont les enjeux liés à la construction d’un SI partagé pour la recherche ? Quels sont les bénéfices d’une approche partenariale ? Pourquoi être pilote sur le projet Caplab ? 

Rencontre avec Laure Martineau, directrice du Service Central de la Recherche et des Ecoles Doctorales de l’université Paris-Sud et Marc Rolland, chargé de mission SI Recherche à l’université Montpellier 2

Quels sont les enjeux liés à la construction d’un SI partagé pour la recherche ? Pour vous quels sont les bénéfices de l’approche partenariale sur ce projet ?

Laure Martineau : Nous constatons aujourd’hui un enjeu national de coordination de la recherche entre les universités et les organismes. C’est un fait, la recherche se développe sur un mode partenarial. Nous ne pouvons plus continuer à travailler chacun de notre coté, à garder nos données sans pouvoir les partager via un même outil, qui serait lui aussi, construit de façon partenariale.

Marc Rolland : Pour moi, enseignant-chercheur, comme pour chaque personnel impliqué en recherche, il est important d’avoir un outil vraiment efficace permettant de valoriser nos travaux (par exemple une page personnelle sur le site web de l’unité). Ce qui me motive le plus dans ce projet c’est cet aspect co-tutelle des différentes instances.

LM : Oui, l’approche partenariale est la seule façon concrète d’agir si l’on souhaite que ce projet fonctionne. Il porte également un enjeu de simplification de la gestion administrative de la recherche. Je pense que lorsque l’on se met à la place d’une unité mixte de recherche et des personnels qui y travaillent, on se rend compte que ces unités doivent faire face à plusieurs tutelles en même temps, parfois jusqu’à 10 ! Chacune des tutelles leur demande les mêmes données , mais sous des formes différentes. Aujourd’hui nous ne pouvons plus nous le permettre.

MR : Des études récentes montrent que les personnels impliqués dans la recherche passent beaucoup de leur temps dans la saisie de données professionnelles. Il faut, par exemple, chaque année, faire un dossier, un appel à projet et refaire la même chose 15 jours plus tard sur un outil différent.

LM : Il y a un vrai enjeu dans la lisibilité de la recherche française. Caplab peut être la réponse à cette problématique en permettant justement un affichage unifié. Actuellement, pour la description du même objet, il peut y avoir jusqu’à quatre descriptions différentes, ce qui, au final, donne un message complètement brouillé sur la qualité et l’objet de la recherche.

Quelles sont vos attentes par rapport à ce projet et quel serait selon vous le besoin prioritaire à satisfaire par rapport à votre existant ?

MR : A Montpellier 2, nous avions un équivalent  à Caplab qui abordait une partie du périmètre des fonctionnalités prévues par Caplab. Cependant, le projet ne s’est pas déployé correctement, principalement pour des raisons politiques. Les enjeux du SI recherche ont été mal présentés. Cela va d’ailleurs constituer une étape très importante dans la réussite de ce projet : il faut bien faire comprendre les enjeux de ce nouvel outil pour les établissements et leurs unités de recherche. Le fait que ce projet soit réalisé avec plusieurs partenaires est également un point très positif. Il faudra bien communiquer sur les avantages de la centralisation des données et de leur sécurité.

LM : Je pense que l’aspect centralisé est à comprendre dans le sens où les organismes sont nationaux et, en tant qu’institutions, ils doivent pouvoir avoir une vision globale sur la totalité de leur recherche. Cela ne veut pas dire que tout le monde aura accès à tout, cela veut dire qu’un établissement, qui peut avoir dans ses unités de recherche des personnels qui viennent d’autres établissements, va pouvoir valoriser la globalité des activités de recherche de son unité y compris avec les personnels des autres établissements. Et vice versa.

Les organismes et les universités ont besoin aujourd’hui d’avoir cette vision globale et consolidée de l’activité d’une unité de recherche par delà les territoires et pas simplement une vision qui correspond aux moyens déployés dans l’unité.

A l’université Paris-Sud, nous avions également un système qui n’a jamais été exploité jusqu’au bout, pour la simple et bonne raison que nous avions des difficultés à récupérer les données qui ne nous appartenaient pas, en particulier celles concernant les personnels chercheurs ou ITA des laboratoires mixtes. En effet, la décision avait été prise de ne pas « rentrer » ce qu’on appelle « les hébergés » dans notre SI RH. Nous fonctionnons donc avec un SI recherche qui, de toute manière, ne prend en compte que la partie université.

Suite à la conférence de présentation du projet Caplab aux établissements pilotes pressentis, quelles seront vos premières actions en interne ?

MR : L’université Montpellier 2 a créé une mission pour laquelle je suis « chargé de mission SI recherche ». Les établissements se doivent d’avoir une personne spécialement dédiée à cette fonction de coordination. Le chef de projet Caplab sera très probablement lié à la DSI, mais il lui faudra l’appui d’un enseignant-chercheur ou/et d’un chercheur. Cette équipe sera la garantie de la réussite d’un projet comme Caplab.

LM : A l’université Paris-Sud, nous allons également nous mettre en phase de recherche de laboratoires pilotes et décider de l‘organisation à mettre en place en interne. En tant que chef de projet sur Caplab, je travaille déjà étroitement avec notre DSI. Ce type de projet relève d’une organisation en triptyque : il y a un coté fonctionnel, qui peut être représenté soit par un directeur ou un administrateur de laboratoire, quelqu’un qui est vraiment du métier, un côté SI pour toute la partie informatique et bien évidemment un côté politique. Le portage politique est absolument nécessaire pour la réussite de ce type de projet.

Il va également falloir une coordination entre tous les établissements et les organismes de recherche pour avoir un panel d’unités de recherche adéquat dans la phase de test. Toutes les universités qui sont pressenties pour être pilotes ont, pour la plupart, de grosses unités de recherche et sont pluridisciplinaires. Nous devrions réussir à quadriller le territoire national et ainsi obtenir un panel le plus représentatif possible.