Depuis janvier 2016, plusieurs ateliers de validation des exigences fonctionnelles rassemblant les établissements, l’Amue et l’Association Cocktail ont permis d’enclencher la première phase du renouvellement des solutions Apogée/ROF et SVE/Scolarix. A la fin de l’année, c’est la majorité des processus cœur de scolarité qui auront été revus. Accueillis la plupart du temps en établissements, ces rendez-vous ont pour objectifs principaux la consolidation des besoins exprimés en 2012 permettant d’aboutir à un cahier des charges métier puis un démarrage de la construction dans le courant de l’année 2017. Participer à ces ateliers, c’est construire la solution la plus adaptée et la plus adaptable à vos besoins. Focus.

Valider les exigences fonctionnelles de votre future solution scolarité

Aujourd’hui les échanges d’information autour de cette phase se font via une liste (sicles@listes.amue.fr), mise en place par l’Amue, qui rassemble  plus de 75 personnes issues d’une quarantaine d’établissements.
La consolidation des exigences parcourues jusqu’à maintenant montre la nécessité de conduire cette phase (déplacement de processus, rajout, précision, reformulation, transformation) et d’identifier d’ores et déjà les futurs interlocuteurs du projet. L’implication des établissements à ce moment clef du projet est donc plus que jamais nécessaire.
En effet, au-delà des étudiants, le projet touche tous les publics internes à l’établissement. Il doit permettre à chacun des services impliqués dans la gestion de la FIPVE de travailler ensemble. Ces ateliers sont donc aussi une opportunité d’identifier ces publics, jusqu’alors peu concernés par l’offre actuelle de gestion de la scolarité Apogée.

Un projet mené en  co-construction

La co-construction : c’est vers ce nouveau modèle de collaboration que s’engagent les établissements qui le souhaitent, l’Amue et l’association Cocktail dans l’objectif de construire et déployer de nouveaux outils.Le projet de remplacement des solutions Apogée / ROF et SVE / Scolarix fait partie des pionniers dans ce domaine. Cette co-construction commence véritablement dès les ateliers de validation des processus afin de proposer in fine une application utilisable par l’ensemble des établissements de l’enseignement supérieur. Aujourd’hui comme demain et pour toute la durée du projet, l’un des facteurs clés de succès résidera dans l’apport d’expertise des établissements.

Le prochain atelier se tiendra du 13 au 15 décembre à l’université Paris Sud. Il a pour objectif de valider les exigences fonctionnelles du macro-processus « Contrôler le Cursus ». Il sera suivi dès le mois de janvier (du 24 au 26 janvier) du premier processus relatif au pilotage qui abordera notamment la gestion des charges d’enseignement et la prise en compte de l’enquête SISE. Les ateliers suivants, planifiés entre mars et juin, permettront de balayer le reste du périmètre cible au travers notamment de la vie étudiant, des alumni, du suivi du cursus et des aspects évaluation, validation, accréditation, publication et promotion de l’offre de formation.

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