Le projet CAPLAB > Une application pour le SI recherche

L’outil CAPLAB, partagé par les unités de recherche et leurs établissements supports (universités et organismes), permettra la description des activités réalisées au sein des unités et fournira les données pour mieux suivre et piloter les activités de recherche.Rencontre avec Romain Thouy, chef de projet Caplab à l’Amue, pour en savoir plus sur les avancées et les prochaines étapes du projet.

CAPLAB est entré en mode projet à l’Amue depuis mars 2012. Quels sont aujourd’hui les enjeux de ces travaux ?

Il faut d’abord resituer l’origine du projet. Aujourd’hui, les organismes de recherche et les établissements d’enseignement supérieur ne disposent pas d’outils communs pour la gestion et le pilotage de la recherche. Cette situation est une contrainte pour l’ensemble des partenaires. La coexistence de multiples systèmes dans les laboratoires (dans les unités mixtes de recherche) se traduit par des saisies multiples ou par le développement d’outils locaux propres à chaque laboratoire et déconnectés des systèmes d’information relevant des établissements supports.

Les questions qui se posent aujourd’hui sont de savoir comment améliorer et simplifier la gestion des unités de recherche des établissements et des organismes de recherche et quel système d’information partagé doivent-ils développer pour y parvenir ?

Voilà pourquoi l’élaboration d’outils communs entre les universités et les organismes est désormais une priorité. Elle s’est d’abord traduite par la signature d’un protocole de travail entre la CPU, l’Amue et le CNRS le 24 mars 2011. Ce protocole a permis de valider la mise en place de groupes de travail mixtes chargés d’étudier la possibilité de convergence des pratiques et de réalisation d’outils communs entre les universités et les organismes de recherche (procédures, référentiels, outils informatiques). Dans cette continuité, trois projets prioritaires ont été validés dans le cadre de la signature de l’accord de partenariat entre le CNRS, la CPU et l’Amue le 15 décembre 2011 : Geslab pour la gestion financière du laboratoire, Dialog pour la demande de ressources dans le cadre d’un processus budgétaire partagé et Caplab pour la description et le suivi des activités de recherche.

Par la suite, d’autres organismes de recherche ont fait part de leur intérêt pour se joindre à la conception et la mise en œuvre d’une solution commune. L’INSERM et l’IRD sont ainsi parties prenantes dans ce projet. Cette collaboration élargie fera l’objet d’une nouvelle convention à la fin de cette année.

Quelles sont les solutions envisagées aujourd’hui pour CAPLAB ?

Je voudrais tout d’abord rappeler les deux objectifs principaux de CAPLAB. Cet outil doit permettre la description de l’ensemble des activités des unités de recherche. Il doit être capable de fournir les données de façon dynamique, notamment pour aider à la réalisation du dossier AERES, à la fourniture de rapports de l’unité ou à la production de documents de suivi des activités.

Aujourd’hui, deux choix s’offrent aux différents partenaires du projet : concevoir et développer une nouvelle application ou bien choisir un produit existant.
Le comité de pilotage CPU-CNRS-Amue a demandé de s’assurer qu’un « outil du marché » ne couvrait pas déjà les besoins métiers de CAPLAB. Un benchmark, associant l’ensemble des partenaires, a ainsi été réalisé dans le 2ème trimestre 2012, afin d’étudier les solutions logicielles se rapprochant du périmètre de CAPLAB. Nous avons sélectionné des solutions provenant, soit du marché des éditeurs privés européens, soit développées par des universités ou bien encore par des organismes de recherche. Le benchmark a permis de découvrir différentes solutions mises en œuvre dans d’autres SI Recherche. Nous avons été étonnés par le degré de maturité de certaines de ces solutions, ainsi que par la richesse de leurs fonctionnalités, orientées aussi bien vers les directions de recherche, que les responsables de laboratoire ou les chercheurs. Trois outils ont retenu l’attention du groupe benchmark, mais à ce stade de l’étude, il n’est pas possible d’établir précisément la correspondance d’un de ces produits avec CAPLAB, étant donné que le périmètre de CAPLAB n’est pas encore totalement figé.

Quelles vont être les prochaines étapes ?

Suite à la dernière réunion du Comité de Pilotage le 9 octobre 2012, il a été décidé d’approfondir l’étude des trois outils les plus intéressants en allant visiter trois sites européens en production. L’objectif de cette phase est de confirmer, ou d’infirmer, l’intérêt de ces différents produits par rapport à CAPLAB.

Les visites se feront d’ici fin décembre et en fonction des résultats, différentes voies seront envisageables : réalisation d’un prototype de validation, lancement d’un appel d’offres ou d’un dialogue compétitif, ou encore choix d’orientation vers un développement spécifique. En parallèle, une réflexion sera menée sur l’urbanisation de CAPLAB dans les systèmes d’information des partenaires.

Certains établissements nous ont déjà fait part de leur réflexion pour une future refonte de leur SI Recherche et de leur intérêt pour CAPLAB. Notre objectif sera donc également d’informer régulièrement l’ensemble des acteurs sur les avancées du projet.
Pour prendre date, le prochain comité de pilotage des projets communs se réunira le 21 décembre 2012.