Le choix de l'infogérance > l'exemple de l'ENSCM de Montpellier

A la suite de l’accord-cadre négocié par l’Amue, l’École Nationale Supérieure de Chimie de Montpellier (ENSCM) a signé pour la mise en place d’une infogérance du logiciel Harpège. L'accord cadre Infogérance en grandeur nature.

Le 30 avril 2008, l'Amue a passé un accord-cadre avec le groupement Bull/Stéria ouvrant aux établissements d'enseignement supérieur la possibilité de recourir aux services d'un centre d'infogérance.  Objectif : permettre à ses adhérents de sous-traiter l'hébergement et l'exploitation de leurs serveurs d'informatique de gestion ou de recourir à des prestations d'assistance pour l'exploitation de leur environnement technique.
L'École Nationale Supérieure de Chimie de Montpellier est un des premiers établissements à avoir utilisé cette possibilité

Définir ses besoins > pourquoi l'infogérance ?

Pour l'ENSCM, le choix d'une prestation d'infogérance résulte d'une étude des conditions de l'utilisation et de l'exploitation du logiciel Harpège par l'école. Les résultats ont démontré la pertinence d'un recours à l'infogérance pour la déclinaison du Schéma Directeur des Systèmes d'Information (SI) à quatre  ans, élaboré en 2007.
Selon Pascal Pérotin, chef de projet Harpège de l'ENSCM, les éléments qui ont principalement influés ce choix sont :

• La pratique déjà existante d'une administration des bases de données et des applications de gestion principales (Harpège, Apogée et Nabuco) assurée hors de l'ENSCM
• Les extensions en cours du système d'information
• Un effectif du service informatique de l'établissement insuffisant pour la prise en charge interne d'une application comme Harpège.

Pour cet établissement, ce nouveau mode de gestion d'une partie de son SI a présenté plusieurs  intérêts :

• La réponse à un manque de ressources (quantitative comme qualitative). Cette réponse est réversible, le contrat-cadre prévoyant la possibilité du transfert intégral de compétences du prestataire vers l'équipe informatique interne.
• La maîtrise des couts et de la qualité des services fournis, définis avec précision lors des négociations préalables à la signature d'un marché subséquent. Dans le cas de l'ENSCM, ceux-ci sont encadrés contractuellement, avec un système de reporting basé sur des indicateurs d'activité et de performance.
• Le recentrage des activités sur les missions de base de l'établissement

Selon Pascal Pérotin, le recours à l'infogérance est un mode de fonctionnement appelé à se développer pour les établissements d'enseignement supérieur « en fonction du contexte des établissements et de leur réflexion stratégique sur l'allocation des ressources dans le domaine des SI. Il est important de noter cependant que l'organisation interne, pour prendre en charge une relation importante et dense avec le prestataire, doit être suffisamment fiable et efficace, sous peine de gommer le bénéfice de l'opération ».

Mise en route d'une infogérance >  comment ça se passe ?

La mise en place d'une solution d'infogérance peut être divisée en trois temps :

• La prise de contact et la phase de négociation, c'est-à-dire la description du service à fournir par référence aux dispositions de l'accord-cadre.

« Les conditions de l'accord donnent lieu à l'élaboration d'un marché subséquent qui fait référence à l'accord-cadre de l'Amue et qui évite de lancer une procédure d'appel d'offres standard. Parallèlement à cette démarche de nature contractuelle, les équipes de l'ENSCM et Bull/Stéria ont formalisé l'organisation relative à la prestation au sein d'un Plan d'Assurance Qualité ».

• La mise en place de l'infrastructure technique
• Le démarrage en production

La mise en place du logiciel de GRH, couplée avec celle de GIRAFE, a doté l'ENSCM des outils lui permettant d'assurer la maîtrise complète de la gestion de ses personnels. Ainsi, à compter du 1er janvier 2010, la paye des personnels sur budget d'Etat et budget d'Etablissement sera pré-liquidée par l'ENSCM et liquidée par la Trésorerie Générale dans le cadre d'une convention de prestation de services.

Les personnes impliquées dans cette démarche ont été le secrétaire général et la direction de l'ENSCM ainsi que le chef de projet Harpège (responsable de la cellule de pilotage), la responsable du service informatique et le chef de projet informatique chargé de l'accompagnement de la mise en place d'Harpège. La cellule RH, utilisatrice du produit, a également été associée.

L'infogérance en pratique > le cas d'Harpège

L'accord choisi par l'ENSCM recouvre une série de prestations décomposées en deux catégories :

• Des prestations de nature technique :

- hébergement du serveur dédié à l'application HARPEGE sur un site sécurisé,
- administration de l'environnement matériel : câblage, réseau, télécoms,
- accès au service via Renater.

• Des prestations de nature applicative :

- administration de la base de données du logiciel,
- gestion de l'archivage et des restaurations de données,
- administration de l'application elle-même (prise en charge du fonctionnement et des évolutions d'HARPEGE à la demande de l'ENSCM).

Les prestations de nature applicative constituent une innovation dans le panel des services d'infogérance disponibles pour les établissements. A cette fin, les équipes de Bull et Stéria ont été formées à l'environnement spécifique d'Harpège par les équipes de l'Amue.  L'ENSCM reste cependant totalement maître du rythme des évolutions et des décisions relatives à la vie du produit. « L'ENSCM est pleinement présente dans sa relation au prestataire, relation que nous pilotons entièrement. Le pilotage de cette activité est facilité par la mise à disposition d'une hot line à plusieurs niveaux chargée d'assurer une bonne réactivité aux demandes de l'établissement ».

Ce dispositf a été établi lors de la mlise au point du marché avec l'équipe support de l'Amue pour une meilleure identification des responsabilités des 3 acteurs : ENSCM, Bull/Steria et Amue.
Le contrat d'infogérance apporte toute garantie en matière de confidentialité et de sécurité : un engagement précis de confidentialité de la part de l'infogérant, des mécanismes de sécurité pour le stockage et le transport des données négociés dans la mise en point du contrat.

L'infogérance dans le supérieur > où en est-on ?

Il n'existe pour l'instant pas de bilan précis du recours à l'infogérance par les universités. Néanmoins les quelques éléments de réponses disponibles tendent à montrer que ce mode de fonctionnement est conduit à se développer. Pour les établissements d'enseignement supérieur, l'infogérance répond à un choix stratégique permettant aux équipes des établissements de se consacrer pleinement à leur fonction de SI et de renforcer leur rôle de conseil/proposition en optimisation des processus et organisations. De plus, des compétences techniques difficiles à trouver et à faire vivre dans le temps (expertise métier et technique sur SAP, expertise de haut niveau sur les télécoms, etc.) peuvent être mobilisées via l'infogérance. Enfin l'infogérance offre un service 24 heures sur 24 et sept jours sur sept. Elle peut se décliner suivant les besoins propres à chaque établissement depuis des prestations d'administration à distance jusqu'à l'exploitation complète d'une plateforme technique hébergée et de ses applications.

A côté des solutions d'hébergement mutualisé qui peuvent être organisées entre les établissements, l'infogérance propose ainsi une palette de services complémentaires.

« Les  établissements sont amenés à réfléchir en profondeur aux équilibres économiques liés à leur activité, et la gestion des SI, en tant que fonction support consommatrice de ressources, n'échappe pas à cette analyse »