L’accès aux RCE > l’accompagnement personnalisé de l’Amue

Depuis février 2008, l’Amue propose à ses adhérents un dispositif d’accompagnement des universités pour la mise en place d’un fonctionnement en mode projet, dans la perspective de l’accès aux responsabilités et compétences élargies.

Deux établissements ayant suivi cette formation-action, l’université Toulouse 1 et l’université Blaise-Pascal, Clermont-Ferrand II, témoignent.

Grâce aux réformes prévues par la loi LRU, les universités ont désormais la possibilité d’accéder à de nouvelles compétences en matière budgétaire et de gestion des ressources humaines. Une vingtaine d’entre elles doivent accéder  aux responsabilités et compétences élargies (RCE) au 1er janvier 2009.
Dans ce contexte, l’Amue propose à ses adhérents une formation-action divisée en trois temps : deux sessions collectives proposant une aide aux établissements à la mise en route et au cadrage de leur projet global de passage aux RCE et une session sur site visant à accompagner le suivi du démarrage des chantiers de gestion financière, de gestion des ressources humaines, de système d’information (SI) et de pilotage.
Les sessions sont animées par un consultant et une chargée de mission de l’Amue, qui apportent leur aide et conseils aux établissements pour la structuration et la conduite de leur projet.
A l’issue de ces étapes, chaque établissement abouti à la finalisation du plan du d’action pour le passage aux RCE et à l’organisation de son déploiement.

Act’U vous propose une rencontre avec deux établissements ayant participé à cette formation-action, l’université Toulouse I et l’université Blaise-Pascal, Clermont-Ferrand II. Quels sont les avantages d’un tel dispositif ? Comment est il organisé ? Qu’en ont-ils retiré ?
Deux établissements témoignent sur ce nouveau dispositif mis en place par l’Amue.

Première partie > sessions collectives à Paris

Établissement > Toulouse 1
Rencontre avec Jean-Pierre Barbier, secrétaire général et Stéphane Kojayan, contrôleur de gestion

1 / Quelles sont les principales raisons qui vous ont poussé à suivre la formation dispensée par l’Amue pour accompagner les établissements dans l’accès aux RCE ?

L’audit de l’IGAENR a abouti à la définition d’une « feuille de route » pour l’université concernant les 5 chantiers : gestion budgétaire, financière et comptable, ressources humaines, système d’information et pilotage, patrimoine. L’ampleur de ces chantiers à réaliser dans un délai d’un an pour un établissement demandant à passer aux nouvelles compétences au 1er janvier 2009, nous a incité à nous inscrire dans la démarche projet proposée par l’Amue.
La formation théorique et l’accompagnement ont paru souhaitables pour remettre à jour les principes et méthodes d’une « démarche projet » qui avait déjà été pratiquée dans l’établissement mais avaient été un peu perdue de vue depuis. La conduite de projet en elle-même a paru nécessaire pour permettre d’impulser le mouvement et le changement dans une université très attachée à la tradition et à un mode de fonctionnement parfois empirique mais fondé sur l’expérience et obtenant des résultats globalement convenables. Il fallait donc aussi convaincre de la nécessité du changement et expliquer pourquoi les responsabilités et compétences nouvelles conduisaient à modifier les méthodes de gestion.

2 / La première partie de cette formation consiste en deux sessions collectives à l’Amue qui, outre des apports théoriques, visent à échanger des pratiques, partager des problèmes et des solutions entre les établissements. Quelles étaient vos principales attentes par rapport à la mise en route et au cadrage de votre projet global ?

Les attentes étaient tout d’abord d’échanger sur les expériences respectives des établissements, peut-être aussi de se rassurer en constatant que si ceux-ci ont des forces et des faiblesses différentes, tous étaient confrontés à la même nécessité d’une forte remise à niveau qualitative. Les points à corriger variaient d’une université à l’autre en fonction de son organisation et des efforts d’amélioration déjà entrepris. En ce qui concerne l’UT1, la priorité portait clairement sur le secteur financier et comptable, tant du point de vue des structures que des procédures.
Sur la paye et la masse salariale, l’objectif est de regrouper la fonction paye dans la sphère de la GRH et d’assurer la fiabilisation de l’application Harpège. A l’inverse le domaine du patrimoine ayant reçu un avis favorable sans préconisation impérative de l’IGAENR ne constituait pas, pour nous, un chantier urgent, ce d’autant plus que cette compétence n’est pas sollicitée dans l’immédiat. Quant à la formation elle-même, l’objectif était de disposer d’une « boîte à outils » nous permettant effectivement de construire et de cadrer notre projet : comment élaborer le plan d’action, constituer les « équipes projet », définir les plannings et les ressources à mobiliser, communiquer… ?

3 / Concrètement, comment se sont passées ces deux sessions collectives ?

Les échanges entre établissements, l’alternance de séquences théoriques et de cas pratiques présentés par l’Amue, ont été appréciés par les participants de l’UT1 et ont permis de répondre à la plupart des interrogations qui ont pu se faire jour. La diversité de la composition des délégations des établissements présents associant politiques et administratifs a facilité une analyse comparative encouragée par l’équipe de formateurs et contribué à lever certaines inquiétudes exprimées ou latentes : quel chef de projet ? Quel comité de pilotage ? Comment gérer les lettres de mission, le cadrage du projet, l’expression du besoin, la prise en compte du contexte, la gestion du processus en interne et le calendrier ?

4/ Quel bilan faites vous de ces premières journées de formation ? Qu’en avez-vous retiré pour la suite de la formation ?

Pour ma part, je fais un bilan très positif de ces journées. Cet avis me semble partagé par l’ensemble des collègues de l’établissement qui y ont participé, notamment le 1er vice-président, le secrétaire général, la responsable du service financier et le contrôleur de gestion.
Cette formation nous a permis de construire concrètement la « démarche projet » de l’université, de la doter des repères indispensables à l’avancement de ses différents volets, d’informer responsables et personnels et, in fine, d’espérer faire réellement bouger les choses. En pratique, la démarche a abouti à la définition d’une soixantaine de projets touchant aux 4 domaines de compétences ; ces projets ont été hiérarchisés, planifiés dans le temps, 44 en 2008 et 20 en 2009, en fonction de leur importance et de leur degré d’urgence, mis en relation entre eux et avec d’autres projets menés en parallèle (accompagnement extérieur pour la création de la Direction des systèmes d’information, du logiciel de gestion financière et comptable SIFAC à échéance du 1er janvier 2010). Comme exemples de projets considérés comme urgents il y a le fond de roulement net disponible, la comptabilité des engagements, la restructuration du budget, la comptabilité analytique, la négociation avec la trésorerie générale, le plan de trésorerie prévisionnel, tableau de bord de la masse salariale (budget Etat, budget « propre »), le recrutement d’un DSI, etc.
L’ensemble de la démarche a été présenté aux responsables d’UFR, chefs de service, membres des différents conseils ;la candidature aux RCE ainsi que la démarche ont été approuvées par le conseil d’administration du 24 juin 2008.

Deuxième partie > session personnalisée sur site

Établissement > Clermont II
Rencontre avec Gilles Bourdier, vice-président pilotage

1/ Votre établissement a suivi la formation-action dispensée par l’Amue. Pouvez vous nous expliquer comment s’est passée la phase d’accompagnement personnalisé de l’Amue ? Comment avez-vous défini ensemble les premiers axes de réflexion ?

Avant tout, je souhaite souligner combien est profitable la démarche consistant à réunir des responsables administratifs et des responsables politiques de différents établissements au sein des formations-actions organisées par l’Agence. Pour ce qui est plus particulièrement de la formation-action, le Secrétaire Général, la DRH et moi-même avons participé aux travaux conduits à l’Amue (une première session de deux jours en février 2008, une deuxième session d’une journée en mars) pendant lesquelles nous avons appréhendé la méthodologie de la gestion de projet avant de la réinvestir sur du concret. A partir de la mise en commun des préconisations de l’IGAENR à chacun de nos établissements, nous avons sélectionné plusieurs actions à mettre en œuvre et avons travaillé collectivement sur les tâches associées, les échéances, le calcul des charges, la communication, … Il s’est donc agi, au travers de véritables « travaux pratiques » de s’approprier une démarche qui, pour la plupart des participants, était peu familière. Lors de notre deuxième rencontre, les travaux d’intersession réalisés par les établissements ont été discutés puis évalués par l’Amue. Pour l’UBP, ce début d’année 2008 a été mis à profit pour dresser notre schéma organisationnel de conduite du « projet RCE » (comité de pilotage, …), sensibiliser les chefs de service et l’équipe de direction à la démarche et  organiser en interne les groupes de travail. La dernière session de formation DAMOP a eu lieu à Clermont, sous la forme de deux journées en septembre 2008. La première journée a plus particulièrement été consacrée aux aspects méthodologiques. La seconde a concerné deux projets correspondant à la « maîtrise du coût de l’offre de formation » et à  « la mise en œuvre de la politique indemnitaire ». Ont été invités à participer à ces deux journées les chefs de services centraux, les vice-présidents et vice-présidents délégués, et les élus du Comité technique paritaire (CTP) pour la politique indemnitaire. Il s’agit là de deux projets qui nous tiennent particulièrement à cœur même si l’IGAENR n’avait pas la même appréciation quant à l’urgence à les mettre en œuvre. Considérant que l’UBP avait une relativement bonne connaissance de son offre de formation et une maîtrise satisfaisante des heures complémentaires, le rapport d’audit a estimé que ce projet devait être traité à moyen terme. Nous avons choisi d’avancer plus vite en engageant une réflexion sur le coût « global, environné » de nos formations. Concernant le régime indemnitaire, l’UBP avait fait de la création de son CTP une priorité, et nous avons considéré que la politique indemnitaire était un chantier urgent sur lequel il convenait d’avancer.

2/ Que pensez vous de ce type de formation, qui propose des conseils adaptés en fonction de vos besoins et accompagne l’organisation des différentes étapes dans le cadre de l’accès aux RCE tel qu’il est prévu par la loi LRU ?

Ce type de formation très interactive est, à mon sens, indispensable pour l’accès aux RCE. Les échéances sont telles que le travail en mode projet se révèle plus qu’un exercice, mais bien une nécessité. Administratifs comme politiques, nous avions tous le sentiment de répondre au mieux aux sollicitations dans les délais impartis, mais, la loi LRU et l’accès aux responsabilités et compétences élargies bouleversent totalement notre manière de fonctionner, nous oblige à repenser notre mode d’organisation, à décrire nos procédures, à installer une véritable démarche qualité dans tous les actes de vie de l’établissement. Ce changement, ou plutôt cette adaptation requiert une implication majeure des équipes; pourtant cet investissement ne suffit pas. L’établissement doit se nourrir de l’expérience et de la réflexion des autres, des établissements comme du secteur privé : ainsi, le travail collaboratif inter-établissements et l’expérience d’un consultant rompu à cette approche ont véritablement aidé à nous mettre en ordre de marche.

3/ Un de vos chantier dans l’accès aux RCE sera notamment de travailler sur la politique indemnitaire de votre établissement. Comment s’organise l’accompagnement du démarrage des chantiers en termes de réunions, de personnel impliqué?

L’UBP a été parmi les premiers établissements à mettre en place son CTP. Cela reflète l’engagement et la tradition de l’établissement pour son  dialogue interne. Nous avons réuni une équipe en associant les élus du CTP à la session formation-action consacrée à la politique indemnitaire. Cette session a été particulièrement intéressante puisqu’elle a bénéficié des conseils d’une équipe constituée par l’Amue avec plusieurs personnes du département service  et un membre de la cellule d’appui de la CPU. Ce dernier a souligné les responsabilités que confère la loi aux établissements, et les enjeux d’une véritable politique indemnitaire en direction des IATOSS et des enseignants-chercheurs. En interne, un groupe de travail issu du CTP a été constitué et a fait un certain nombre de propositions visant à harmoniser les primes des trois filières (ASU, ITRF et bibliothèques), propositions validées ensuite en CTP. Par ailleurs, le CTP a proposé de déléguer les reliquats aux composantes pour une modulation. L’heure est au bilan, mais on ne peut que constater qu’un pas a été franchi par rapport à la recommandation de l’IGAENR de progresser vers une « approche plus qualitative de la gestion des personnels ». Bien entendu, nous avons également lancé la réflexion sur le régime indemnitaire relatif aux enseignants-chercheurs dans le contexte actuel encore assez flou d’une évolution du statut.

4 / Vous avez participé à la formation de février à septembre 2008. Quel bilan faites vous de cette formation et quelles vont être les prochaines grandes étapes dans l’accession aux RCE pour votre établissement ?

La démarche mise en œuvre pour l’accès aux RCE mobilise très largement l’équipe de direction et les responsables administratifs des services centraux. Plus largement, nous réunissons régulièrement les « équipes projet », les comités de pilotage de domaines (tous les 15 jours) et le comité de pilotage plénier (tous les deux mois). Egalement des réunions de service et des rencontres avec les directeurs de composante permettent d’informer la communauté, et de travailler à la conduite du changement. Le déploiement du logiciel de gestion financière et comptable SIFAC au 1er janvier 2009 est une étape décisive qui va impacter de manière sensible le fonctionnement de l’établissement. A cette étape, je crois pouvoir dire que nous nous sommes véritablement appropriés les préconisations de l’IGAENR en matière de GRH, de gestion financière, budgétaire et comptable, de SI et de pilotage. La totalité des préconisations prioritaires de l’Inspection Générale a induit le cadrage  et l’analyse des tâches attachées aux  projets dont plusieurs ont déjà aboutis. Il est clair que les conséquences de l’accès aux RCE au 1er janvier 2010 doivent maintenant diffuser dans l’établissement. Le dialogue de gestion qui a déjà fortement imprégné le montage du budget 2009 doit véritablement s’amplifier : c’est sûrement sur cet aspect que nous devons continuer à mobiliser la communauté universitaire pour dégager les marges de manœuvres que nous permet désormais la loi.  

Cette formation-action est proposée aux établissements au fur et à mesure des audits IGAENR. La prochaine débutera fin janvier 2009