La preliquidation coté opérationnel + Le REX de Toulouse III

Depuis avril 2017, l’Université Toulouse III Paul Sabatier réalise la paye directement depuis Siham. Trois mois d’autonomie faisant suite aux deux mois consécutifs de double paye réalisée sur Siham ainsi que sur le logiciel Harpège, le tout ayant abouti à la certification du module. D’un point de vue opérationnel, qu’implique la mise en place de la preliquidation ? Quels sont les outils de contrôle disponibles ? Plus globalement, comment ce module fonctionne dans Siham ? Découvrez le témoignage de Diana BUIL, adjointe au DRH à université Toulouse III Paul Sabatier.

Depuis le mois de mai 2017, l’université de Toulouse 3 réalise la paye uniquement sur la solution Siham qui devient son outil de référence.
Quelles sont les grandes étapes de la preliquidation ?

Dans Siham, toutes les données administratives ayant un impact sur la paye (coordonnées personnelles, coordonnées bancaires, position, carrière indiciaire, modalités de services …) alimentent le dossier financier de l’agent par un mécanisme de transfert des informations. Ensuite, ces données présentes dans le domaine préliquidation vont permettent la création des mouvements envoyés à la direction régionale des finances publiques.
En définitive, le processus de préliquidation se déroule de la manière suivante :

• Saisie des données administratives dans le domaine « dossier individuel » de l’agent
• Validation
• Transfert dans le dossier financier de l’agent
• Création des mouvements de paye avant envoi de la bande GEST.

Certaines données ne peuvent pas être alimentées automatiquement à partir du dossier administratif, il convient alors de les saisir directement dans le dossier financier, c’est le cas notamment des éléments relatifs au remboursement partiel des frais de transport. Par ailleurs, les primes et indemnités comme les HCC peuvent être intégrées en masse par injection de bordereaux.

Est-ce que le niveau des interventions manuelles reste faible pour produire la bande gest ?

La production de la bande GEST stricto sensu consiste techniquement au lancement d’une demande unique dans SIHAM. En revanche, pour la validation de l’envoi de la paye principale et la préparation du fichier LR, 4 autres demandes doivent être exécutées. Le temps estimé pour l’ensemble de ces opérations est d’environ 15 minutes.

De quels états de contrôles bénéficiez-vous aujourd’hui pour sécuriser votre paye ?

Nous avons 3 niveaux de contrôle pour la paye : le contrôle des gestionnaires, le contrôle de l’ordonnateur effectué par le service de la coordination paye de l’établissement, et le contrôle de l’agent comptable. Ces contrôles se basent sur la liste des entrées qui récapitule l’ensemble des mouvements transmis à la DRFIP. En plus, des requêtes via HR Query ont été développées pour sécuriser le processus  ; ont été ainsi mis en place des outils pour vérifier le montant des acomptes, pour vérifier que l’indicateur « C » dans le cas d’une prise en charge de SFT soit bien implémenté.. .

Nous continuons dans cette démarche afin de développer un maximum de requêtes optimisant les opérations de vérification de la paye.

Quels conseils opérationnels pourriez-vous donner aux futurs établissements qui vont désormais bénéficier de ce module ? Sur quels points spécifiques doivent-ils porter leur attention ?

Tout d’abord, il est nécessaire de mener une réflexion sur l’organisation des services de gestion individuelle à savoir si l’établissement souhaite une gestion intégrée ou non. En effet, il convient d’anticiper les impacts de l’intégration du module de préliquidation sur l’ensemble des processus de gestion.

De manière plus opérationnelle, l’attention doit être portée sur la qualité des données  du dossier individuel, point fondamental. Il est ainsi souhaitable d’anticiper le plus possible la complétude et l’exactitude des informations, je pense par expérience à celles relatives au SFT. Un autre point de vigilance peut être porté sur les témoins de validité. En effet, ils sont à l‘origine du transfert des données de la partie administrative vers la partie financière. Aussi, s’ils ne sont pas positionnés correctement, les conséquences au niveau de la préliquidation seront importantes et entraineront de nombreuses actions de corrections. De manière plus générale, comme la gestion intégrée correspond à un flux de gestion complet et lié, plus les données en GA seront correctement saisies plus la gestion de la préliquidation sera facilitée.

Vous souhaitez bénéficier de Siham et de son module préliquidation ?
2 vagues de déploiement sont encore possibles, pour vous positionner contacter mire(at)amue.fr

En savoir +

• L’état des lieux des fonctionnalités Siham