La comptabilité analytique > un outil au service de l’autonomie

Le 4 avril 2008, le Conseil de modernisation des politiques publique se réunissait pour arrêter une série de mesures afin d’améliorer la qualité du service public. L’une d’elle concerne la mise en place d’une comptabilité analytique permettant de connaître avec précision les coûts des activités dans les universités et les laboratoires qui y sont hébergés.

Depuis le 25 mars 2008, l’Amue a organisé 6 sessions de formation à la comptabilité analytique pour  favoriser une meilleure compréhension et adaptation de cet outil du suivi et du  contrôle de gestion à la réalité des établissements d’enseignement supérieur .

Comment l’Amue accompagne-t-elle  ses adhérents ? Quels sont les objectifs de cette formation ? Quelles ont été les actions déjà menées sur ce thème ?

Rencontre avec Serge Bourgine, chargé de domaine finances à l’Amue

1/ Quels sont les principaux objectifs de cette formation ? Quelles problématiques abordez-vous ?

Ce programme a été mis en place parce qu’un certain nombre d’établissements souhaitait élaborer des démarches de calcul de coûts, notamment en matière d’activités de valorisation ou de gestion du patrimoine ou encore de gestion de la formation continue.

Cette matière étant assez nouvelle pour les universités, nous avons décidé de défricher le terrain et de proposer dans un premier temps un guide* dont l’objectif était de mettre en relief les étapes d’une démarche analytique et les enjeux d’une mise en œuvre dans le contexte spécifique des EPSCP. Ce guide, publié en 2006, s’accompagnait d’un recueil de fiches techniques explicitant un ensemble de notions propres à cet outil du contrôle de gestion.

L’accompagnement dans les établissements s’est fait dans un deuxième temps. En 2007, nous avons travaillé avec plusieurs établissements volontaires à la mise en place d’un système analytique.

Parallèlement, deux séminaires (en 2006 et 2007) ont permis de présenter d’une part, la démarche méthodologique de mise en place d’une comptabilité analytique et d’autre part, les premiers résultats des mises en œuvre. A partir de là, nous avons pu construire la formation qui vient de se tenir.

Notre but était de proposer une formation « métier » à destination des futurs chefs projet en charge de la mise en œuvre de la comptabilité analytique au sein de leur établissement.
Cette formation* permet d’expliciter les étapes de construction de modèles analytiques. Elle met l’accent sur une phase essentielle qui consiste à définir les objectifs du futur modèle. On ne se lance pas dans la comptabilité analytique parce que tout le monde en parle ou parce que c’est une obligation mais parce que l’établissement éprouve la nécessité de disposer d’informations sur les coûts de ses activités pour mieux se connaître. L’identification, préalablement à la démarche analytique proprement dite, des éléments dont le coût va être suivi, est un acte stratégique majeur de la gouvernance de l’établissement. Ce choix doit être réalisé en cohérence parfaite avec les axes principaux de la politique conduite.
Ensuite, un des objectifs est également de cerner les éléments (acteurs, données, système d’information, calendrier…) qui permettront de construire le modèle analytique. Enfin, il s’agit de présenter concrètement au travers d’exercices construits à partir de données issues du monde universitaire, la mécanique de plusieurs des techniques analytiques à disposition des universités

2/ Actuellement six sessions de formations ont été dispensées. Quel bilan tirez-vous de cette première phase de formation à la comptabilité analytique ? Quels retours en avez-vous ?

C’est une première pour nous. Contrairement aux autres formations que l’Amue a construites et dispensées, la matière est véritablement nouvelle pour les stagiaires et nous avons dû « démarcher » des formateurs au sein de la communauté universitaire, les former au regard des supports de formation. Les six sessions nous ont permis de former 120 stagiaires.

Pour l’instant les retours sont dans l’ensemble satisfaisants même si des ajustements, inévitables à la suite d’une première expérience, sont à prévoir. Cela dit, dans cette matière nous nous inscrivons dans la durée.

Les objectifs de la formation ont majoritairement été atteints. Je crois que globalement si la méthodologie a été assimilée, ce qui pose le plus de questions c’est la capacité à mobiliser les équipes dirigeantes pour qu’elles s’impliquent dans ce projet d’établissement.

S’agissant de la technique et plus particulièrement des illustrations, il me semble que l’important est d’avoir compris la mécanique analytique, les étapes essentielles et plus particulièrement leurs conséquences sur la signification du coût obtenu.

3/ Quels seront les prochains accompagnements de l’Amue en matière comptabilité analytique ?

Après cette première vague de formations, nous dresserons avec les formateurs un premier bilan qui nous permettra d’améliorer les supports de formation. A priori, nous devrions proposer cette formation de façon régulière chaque année.

D’autre part, nous avons l’intention de publier une version amendée du guide méthodologique intégrant les enseignements et illustrations issus des deux établissements que nous avons accompagnés et complétés de certains points comme le calcul du résultat analytique. Enfin, je signale que l’Amue est sur le point de publier un recueil de fiches techniques consacrées au calcul des coûts complets dans le cadre du 7ème PCRD.

* Ces documents sont les fruits d’un travail collectif associant divers représentants de la communauté universitaire.
* L’ensemble de cette formation a entièrement été construite au regard des particularités du monde universitaire.