Initiative > une première mise en main sur Siham

Les « ateliers Siham » sont une initiative de l’Amue utile à plusieurs niveaux : pour les  établissements futurs pilotes et pour  l’Agence. En effet, il s’agit pour les établissements : 

• D’avoir un premier aperçu de l’outil (utilisation, ergonomie, fonctionnalités,  prise en main, …),
• D’avoir une présentation de la liste des impacts induits par Siham,
• De pouvoir initier les premières actions de conduite du changement.

De son coté, l’Agence, grâce à la mise en place des ces ateliers, établit une première collecte des ressentis des futurs utilisateurs sur l’outil. Ces ateliers sont également l’occasion pour les équipes de :

• Consolider la liste des impacts déjà identifiés
• Compléter et d’affiner le plan d’actions d’accompagnement,
• Confirmer les choix de non développements spécifiques acceptables

Programme des ateliers

Les ateliers se sont déroulés sur trois journées du mardi 5 au jeudi 7 octobre 2010. Ils ont regroupé huit  universités avec 13 experts établissement de différents profils et 10 personnes des équipes de l’Amue et d’Accenture.
Au programme de ces journées : présentation de la solution, prise en charge administrative d’un agent, prise en charge financière, etc..

La parole aux établissements

Act’u vous propose une rencontre avec deux établissements ayant participé à ces journées et vous donne leurs retours sur ce nouveau dispositif de prise en main du futur logiciel Siham.
Rendez-vous avec Geneviève Solvignon, responsable du service de gestion intégré des personnels titulaires à l’université Paris 7, et Claire Molenat et Brigitte Hugonenq de l’université Aix Marseille 2, respectivement  responsable du pôle gestion des personnels et responsable gestion collective.

Act’U : Que pensez-vous de cette initiative ? Que vous  a-t-elle apporté à ce stade du projet ?
Paris 7 : C’est une bonne initiative. Elle m’a permis de découvrir l’ergonomie de ce nouvel outil. Si je devais émettre un regret cependant, cela serait par rapport au nombre limité des participants et au choix imposé de leur profils, qui n’a pas permis à l’établissement de développer une stratégie propre  au regard des objectifs de ces journées.
En début d’année, les ateliers de conception générale étant cloisonnés, cela ne permettait pas une vision d’ensemble des différents processus liés à l’outil. Par conséquent, cet atelier a répondu, en partie, à cette attente. Globalement, cet outil devrait modifier positivement notre approche du métier.

Aix-Marseille 2 : Notre premier ressenti est également positif. L’outil semble convivial et d’utilisation facile ; la navigation parait aisée. Du gestionnaire à l’expert RH, des extractions Excel simples permettent d’avoir un suivi autonome à la fois pour la gestion au quotidien et  en collectif et cela sans recours systématique à un spécialiste de requêtages de base de données de type BO. La présence d’une bibliothèque des décisions va également permettre de faciliter le travail des gestionnaires en proposant une édition uniforme et juridiquement conforme.
Le workflow apportera un plus dans la gestion quotidienne pour tous les partenaires (agents, chefs de service, gestionnaires).

Act'U : Au niveau conduite du changement, comment allez-vous employer  cette première approche  de l’outil pour la future implantation en établissement ?

Paris 7 : Ces journées de présentation étaient principalement axées sur la prise en charge administrative et financière d’un agent. Cela ne permet pas dans l’immédiat de concevoir les futures actions de conduite du changement. C’est encore trop tôt.

Aix Marseille 2 : L’implantation à l’Université de la Méditerranée ne va pas se faire dans l’immédiat compte tenu de notre calendrier de fusion sur le site d’Aix Marseille. Quand elle se fera, elle nécessitera un fort accompagnement. L’outil devra être resitué notamment dans le contexte de l’ONP  avec des concepts nouveaux. Par ailleurs, le volet gestion des actes demandera à ce que les gestionnaires connaissent les règles métiers (gestion administrative) de la population dont ils ont la charge.

Act'U : L’université Aix Marseille 2 est un site IPE*. En tant que tel, qu’avez-vous pensé du processus de pré-liquidation disponible dans Siham ?

Aix Marseille 2 : Ces ateliers ont permis de mettre en exergue les automatisations qu’il reste à paramétrer dans Siham pour retrouver les fonctionnalités appréciées dans une paye intégrée. Ce nouvel outil permet aux gestionnaires d’avoir une vision détaillée des mouvements prêts à être envoyés. Il permet également une souplesse dans l’organisation de la génération des mouvements par les habilitations données : soit une génération des mouvements par gestionnaire soit une génération groupée.

*IPE : Interface Paye Etat