GBCP + Le lot 2 d’exécution budgétaire en cours de recette

A moins de deux mois de la bascule de la première vague d’établissements vers l’environnement Sifac en mode GBCP, le lot 2 relatif à l’exécution budgétaire a été livré par Stéria à l’Amue et a fait l’objet la semaine dernière d’une première phase de recette. Les établissements de la vague 1, dispatchés en plusieurs groupes, ont testé la bascule et les modules conventions, marchés, recettes, dépenses, comptabilité générale et trésorerie. Sept participants ont répondu à nos questions pour nous donner un aperçu de ces journées.

La bascule interviendra pour votre établissement dans un peu plus d’un mois. Vous sentez-vous prêt ?

Tous ont répondu « oui » avec la conscience marquée de la charge de travail qui les attend et quelques nuances inhérentes au fonctionnement propre à chaque établissement (absence longue durée de certains membres du groupe projet ou prise de poste récente). L’organisation en mode projet est en place dans tous les établissements interrogés et « chacun sait ce qu’il a à faire ». Danielle LOGNON, sous-directrice de la gestion financière à l’université de Lorraine insiste sur l’importance de la mise en qualité des flux. L’établissement comptant près de 600 gestionnaires, la tâche doit être anticipée.

Vous avez participé pendant deux jours à la recette de la solution Sifac GBCP sur les domaines bascule, trésorerie et conventions. Qu’avez-vous pensez de ces modules ?

A propos de la « bascule en mode GBCP »

Les personnes interrogées sont rassurées par la maturité de la solution et ont manifesté leur confiance. De façon plus opérationnelle et sans remettre en cause la qualité de la solution, Kamel LEKBIR, agent comptable adjoint de l’université Paris Descartes, présent au titre de la COMUE Sorbonne Paris Cité, recommande un nettoyage préalable de la base pour éviter le blocage au moment de la bascule.

A propos du module trésorerie

Frédéric DRUE, agent comptable de l’université de Nantes nous explique qu’un plan de trésorerie était déjà utilisé dans son établissement mais « qu’il n’était pas du tout impacté par le SI, donc entièrement manuel. Il était suivi sur Excel et mis à jour régulièrement mais toujours à postériori, alors que là, l’avantage c’est que vont être embarquées les prévisions de trésorerie avec, en fin de mois, la mise à jour automatique par rapport à la réalisation effective, donc c’est plutôt confortable. »
Et c’est justement la grande nouveauté de ce lot 2 GBCP ! Le module a donc été soumis aux tests des établissements de manière à y associer une formation. Les participants ont pu bénéficier d’une première prise en main, une formule « cumulant recette et formation » appréciée par Annie ASTIER, agent comptable de l’université Grenoble 3.

A propos du module conventions
Fabienne CANPONT, correspondante fonctionnelle Sifac de l’université Lyon 2 est dans l’ensemble satisfaite du module testé, même si sa prise de fonction récente et la mise en lumière de la charge de travail la rendent plus inquiète à propos de la prochaine bascule.

Quelle organisation avez-vous mise en place pour accueillir ce lot 2 d’exécution budgétaire en mode GBCP, assurer la clôture de l’exercice 2015, procéder à la bascule et démarrer le nouvel exercice ?

L’organisation en mode projet préconisé par l’Amue a été mise en place par l’ensemble des établissements de la vague 1 Sifac GBCP : un comité de pilotage, un comité de suivi, un chef de projet et des responsables de dossiers avec des points de rencontre et d’avancement régulier. Les 7 établissements interrogés l’ont confirmé et se déclarent en ordre de marche.
Les universités de Grenoble 1, 2 et 3 mènent simultanément un projet de fusion indissociable de la bascule vers GBCP.
L’université de Nantes quant à elle, conserve une organisation déjà éprouvée depuis plus de deux ans dans le cadre d’un projet d’établissement visant à améliorer l’efficacité de la fonction finance dans l’établissement : mise en œuvre du service facturier dans le cadre du passage à la dématérialisation des factures.  « On a conservé notre groupe projet pour passer non plus à notre projet d’établissement mais au projet national de la GBCP […]. On s’est porté volontaire assez vite pour la vague 1 parce qu’on a estimé qu’on savait faire. On continuera avec la facturation électronique ».

Etes-vous satisfaits de l’accompagnement de l’Amue pour cette bascule ?

Les participants interrogés ont fait part de leur satisfaction vis-à-vis de l’accompagnement de l’Amue. Emilie COME, agent comptable adjoint de l’université Lyon 1, apprécie le système de web conférence et la mise à disposition des enregistrements. Elle salue également l’élaboration du kit métier diffusé par l’Amue et reprenant l’essentiel des explications indispensables pour comprendre la réforme.
Danielle LOGNON, université de Lorraine, met en avant la spécialisation des interlocuteurs de l’équipe Sifac de l’Amue dans chacun des domaines concernant la réforme GBCP. Enfin, le rôle prépondérant de l’Agence en tant que médiateur fonctionnel et « à la portée des établissements » face au prestataire Stéria davantage axé sur le versant technique, a porté ses fruits.
Corine BRANCALEONI, agent comptable de l’université Paris Descartes intervenant au titre de la COMUE Sorbonne Paris Cité, apporte néanmoins un bémol jugeant que l’Amue pourrait faire un effort financier compte tenu de l’investissement requis en jours/homme pour les établissements de la vague 1.
Deux propositions d’amélioration de l’accompagnement ont été formulées durant ces entretiens : La première consiste à préciser rapidement le plan d’actions à mettre en œuvre. Enfin, il est suggéré à chaque établissement de la vague 2 de se rapprocher d’un établissement de la vague 1 pour bénéficier d’un retour d’expérience approfondi.

Merci à
Annie ASTIER, agent comptable de l’université Grenoble 3
Corine BRANCALEONI, agent comptable, université Paris Descartes, présidente de l’association des agents comptables d’université
Fabienne CANPONT, correspondante fonctionnelle Sifac, université Lyon 2
Emile COMES, Agent comptable adjoint, université Lyon 1
Frédéric DRUE, agent comptable de l’université de Nantes
Kamel LEKBIR, agent comptable adjoint, université Paris Descartes
Danielle LOGNON, sous-directrice de la gestion financière, université de Lorraine.

pour leurs réponses

Les prochains événements

+ Web Conférence : Sifac GBCP Vague 2 - Présentation du calendrier fonctionnel et technique

26 novembre de 14h à 16h
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+ Web Conférence : Sifac GBCP Vague 1 - Suivi d’exécution budgétaire avant livraison du lot "Etats"
26 novembre de 10h à 12h.
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+ Formation « Cadrez et organisez votre projet GBCP »
Destinée aux correspondants GBCP des établissements de la vague 2 (passage à Sifac GBCP au 1er janvier 2017).
1er et 2 février 2016
Programme et inscription