GBCP + Cadrez et organisez votre projet : une formation pour les chefs de projet

La réforme de la GBCP impactera de nombreux agents et les pratiques au sein des établissements d’enseignement supérieur et de recherche. L’Amue considère cette réforme comme un projet à part entière et met à disposition de ses adhérents un dispositif d’accompagnement complet permettant de l’aborder au mieux.Un des piliers de ce dispositif est la formation « Cadrez et organisez votre projet GBCP » dont les retours des participants sont très favorables. Elle outille les chefs ou futurs chefs de projet GBCP et leur permet d’anticiper le cadrage des différents dossiers à mener de front pour la réussite de la mise en place de la réforme.

3 stagiaires ayant déjà suivi une session ont accepté de répondre à nos questions et de nous donner leur avis sur cette formation : Pascale LENEINDRE, directrice adjointe des services comptables de l’université de Bordeaux ; Brigitte GOULET, directrice des affaires financières de l’université Savoie Mont Blanc et Emilie VERANY, directrice des affaires financières de l’Université de Haute Alsace

Professionnaliser les futurs Chefs de projets

Comme en témoignent les  trois stagiaires, d’une manière générale, les établissements n’accueilleront pas ou peu de personnel complémentaire pour répondre à la charge de travail engendrée par la réforme, Et les éventuels recrutements ne se feront pas sur la fonction de chef de projet…. Les établissements doivent donc recruter parmi les profils existants en leur sein
Il est donc nécessaire, pour les établissements (comme pour les chefs de projets, s’ils sont déjà nommés), de disposer au plus tôt des outils de gestion de projet mis à disposition par l’Amue et d’anticiper le cadrage et le planning de la réforme.
Pour Emilie VERANY, directrice des affaires financières de l’Université de Haute Alsace, l’outillage du chef de projet proposé lors de cette formation s’avère très utile « les éléments sont simples et accessibles. Les plannings surtout, et le lotissement du projet ». Elle souhaite retravailler ses tableaux de bord avec les nouveaux outils de planification mis à disposition lors de la formation.

Note de cadrage et communication projet

Pascale LENEINDRE et Brigitte GOULET, respectivement directrice adjointe des services comptables de l’université de Bordeaux et directrice des affaires financières de l’université Savoie Mont Blanc, insistent sur l’importance du travail effectué au cours du stage sur la note de cadrage du projet. Celle-ci permet un portage politique et le lancement officiel du projet dès lors qu’elle est validée par la gouvernance de l’établissement.
La formation Amue fait aussi le point sur les différentes actions de communication à mener pour accompagner le changement en informant les différents acteurs concernés par la réforme. Souvent, la logique pousse à prendre en charge l’aspect technique avant les notions organisationnelles et d’accompagnement au changement. « Le volet communication de cette formation est cruciale, on en a plus ou moins conscience, mais avoir les outils pour planifier la com’, c’est un vrai plus » témoigne Emilie VERANY. 

Où en sont-ils ?

Unanimement, la place laissée aux échanges lors de cette formation est d’une importance fondamentale et « permet de mixer des publics divers d’établissements dont l’avancement des travaux est différents ».
L’université de Bordeaux est membre du groupe  des 17 référents GBCP de l’Amue qui construisent le dispositif d’accompagnement dédié. Dans son établissement, Pascale LENEINDRE a ainsi démarré les formations (qu’elle a co construit et co animé avec le groupe de référents et l’Amue) auprès de 97 personnes des services centraux. Celles-ci s’achèvent à la fin du mois de février. A l’occasion de ces sessions seront recrutés les formateurs des niveaux intermédiaire et opérationnel (en tout, près de 300 personnes doivent être formées) ainsi que les coordonnateurs en binôme issus du service comptable et de la DAF pour prendre en charge les chantiers à venir.

L’université de Haute-Alsace a terminé son diagnostic et l’a soumis à la gouvernance de l’établissement accompagnée de préconisations pour la gestion de la réforme. 40 personnes ont été formées en interne à l’issue de la formation « se préparer à la GBCP » de novembre 2014.

L’université Savoie Mont Blanc est actuellement en phase d’appropriation politique. Brigitte GOULET, directrice des affaires financières, a pris ses fonctions en septembre 2014. Elle rencontre prochainement le Vice-Président et le Directeur Général des services pour présenter le projet GBCP et la lettre de cadrage. Les tableaux de suivi du projet sont en cours de réalisation.

S’inscrire à la prochaine session

Devant les retours positifs et les suggestions des participants à cette session de formation, l’Amue a choisi de proposer une date supplémentaire.

Cadrez et organisez votre projet GBCP
9 et 10 mars 2015 – Paris
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