Frais de mission : une (mini) révolution silencieuse

On s’en souvient, le rapport Gillet, dernier rapport en date sur les mesures de simplification de la gestion de la recherche, préconisait de travailler à alléger le poids de la gestion administrative de la recherche. Concrètement, un des points qui soulevait le plus d’agacement était l’obligation de produire des justificatifs notamment dans le cadre des missions. Les modifications apportées, à la demande de la DGRI, au décret sur les frais de déplacements offrent une réponse à cette demande.

Éclairage sur les dispositions portées par le décret :

1. Première évolution qui sous-tend la suite, la preuve du paiement de frais par un missionnaire pour obtenir le paiement de ses frais et indemnités n’est plus érigé en condition initiale.
2. Deuxième évolution : désormais, le principe est qu’un agent en mission n’a plus à conserver, et donc à produire, les pièces justificatives de repas.  Il en résulte donc que le remboursement des frais de repas forfaitaire (20€ pour la France métropolitaine) est désormais automatique dès lors que les conditions sont remplies. A noter toutefois que le décret prévoit qu’à titre dérogatoire, un arrêté ministériel peut fixer les conditions pour lesquelles la conservation de ces pièces justificatives de paiement est nécessaire jusqu’au remboursement. Elles peuvent alors être communiquées sur demande expresse de l’ordonnateur. A ce jour, un tel arrêté n’a pas été pris.
3. Troisième évolution, désormais, le principe est qu’un agent en mission n’a plus à produire systématiquement les pièces justificatives de frais et de taxes d’hébergement mais il lui appartient de les conserver pendant un an. En effet, l’ordonnateur peut sur sa demande expresse exiger la production des justificatifs . A noter toutefois que le décret indique qu’un arrêté peut prévoir que ces pièces justificatives ne soient pas conservées ni communiquées pour les missions à l’étranger. A ce jour, un tel arrêté n’a pas non plus été pris.
4. Quatrième évolution, pour les frais qui ne sont pas des frais d’hébergement ni de repas (donc par exemple : transport en commun, péage…), le principe est qu’un agent en mission n’a plus à produire systématiquement les pièces justificatives dès lors que ces frais sont inférieurs à un seuil fixé par arrêté. Comme pour les frais d’hébergement, l’ordonnateur peut sur sa demande expresse exiger la production des justificatifs. Lorsque les frais dépassent le seuil fixé par arrêté, la production des justificatifs par le missionnaire est obligatoire. On peut noter qu’actuellement le seuil auquel renvoie l’article 11-1 est fixé à 30 euros (arrêté du 26 février 2019 pris en application de l'article 11-1 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État).

Que retenir en synthèse de ces dispositions ?

Comme nous l’indiquions en ouverture, les demandes portées par la communauté de l’enseignement supérieur et de la recherche ont été entendues. La mesure sur la production des justificatifs de repas, certes non stratégique mais très impactante, va venir simplifier la gestion administrative des établissements et des agents. C’est aussi un principe de confiance qui est mis en avant avec pour corolaire celui de la nécessité de déployer un dispositif de contrôle interne notamment dans le cas où l’ordonnateur demanderait la production de pièces justificatives pour certains frais.