Formation « Ecrire son projet de service » + réactions croisées

Un projet de service est un formidable élément de communication et de fédération, au sein d’une équipe. Encore faut-il maîtriser les tenants et les aboutissants de cette démarche pour en créer un élément constructif, véritable colonne vertébrale du service. Quel est le processus d’engagement, quelles sont les étapes de son écriture, et qu’en fait-on ?La formation « Ecrire son projet de service » dispensée par l’Amue met en lumière les réponses à ces questions, sous la houlette de Maud CASTELLS, consultante au sein de la direction de l’amélioration continue rattachée au pôle Pilotage et Aide à la stratégie de l’université de Bordeaux. Une formatrice opérationnelle qui épaule, tout en douceur et maîtrise, des stagiaires avides de savoirs et de recettes concrètes…Réactions croisées à la sortie de la salle de formation.

Maud, vous êtes consultante à l’université de Bordeaux et formatrice ponctuelle à l’Amue, par quel biais avez-vous proposé d’intervenir ? Quel est votre parcours ?

"J’ai eu l’occasion de proposer cette formation pour la première fois lors d’un séminaire dédié aux RH et organisé par l’Amue en avril 2014. Son organisateur avait entendu parler de la démarche projet de service que nous menions au sein de l’université de Bordeaux et trouvait intéressant que nous puissions partager notre expérience avec d’autres établissements.
Issue d’une formation universitaire en droit puis en sciences politiques, j’ai exercé des missions de consultante dans un cabinet de conseil spécialisé en conduite du changement et en management dès 2007. En 2013, j’ai eu l’opportunité de rejoindre la direction opérationnelle du chantier NUB (Nouvelle Université de Bordeaux) et d’accompagner la fusion de 3 des universités bordelaises. Depuis la fusion, j’évolue au sein du pôle Pilotage et Aide à la Stratégie dans la Direction de l’Amélioration Continue émanation de l’ancienne direction opérationnelle. Elle a pour mission d’accompagner les changements organisationnels de l’université de Bordeaux, d’aider au pilotage des projets stratégiques ou d’accompagner les managers.
La démarche « projet de service » est une démarche que nous avions pu éprouver, mes collègues et moi-même, dans des entreprises privées. Moyennant quelques ajustements de méthodes et de vocabulaire, il nous paraissait intéressant  de la déployer au sein de notre établissement dans un contexte post-fusion où les équipes et les managers étaient en attente de cadre."

Et vous, Ronan, qui êtes adjoint à la direction de la rénovation et de la maintenance au Muséum National d’Histoire Naturelle, quelles étaient vos attentes compte-tenu du contexte de votre établissement et/ou de votre service, en tant que stagiaire de cette formation ?

"Que ce soit sur le plan national (contexte économique contraint, imposant des optimisations), local (changement des statuts de l’établissement impliquant des modifications de périmètre pour plusieurs directions) ou à l’échelle de mon service (modifications d’organigrammes nécessaires pour accompagner l’évolution du métier et des effectifs), le contexte actuel implique des changements conséquents qu’il faut piloter.
La formalisation d’un projet de service est une étape préalable importante : j’attendais de cette formation qu’elle me donne quelques clés pour la rédaction d’un tel document grâce à des retours d’expérience, des indications sur les bonnes pratiques et sur les écueils à éviter."

Maud, comment avez-vous ressenti votre groupe de stagiaires en tant que formatrice ? Comment avez-vous géré leur hétérogénéité et surtout leur soif de savoirs ?

"Je les ai sentis attentifs et je l’espère, intéressés, par la méthode et les outils que je leur ai proposés. L’hétérogénéité du groupe est ici plutôt une force qu’une contrainte. Elle permet de croiser les regards et les sensibilités, de ne pas rentrer dans des considérations métiers trop pointues. Cette formation s’adresse aussi bien à des financiers qu’à des informaticiens en passant par des RH. Aujourd’hui leurs seuls points communs : être en charge d’équipe et avoir un projet… c’est suffisant.
La soif de savoir se gère bien mieux que l’absence d’échange ! De mon point de vue, l’interactivité avec le groupe rend la formation intéressante. La seule chose que l’on pourrait regretter est que ces moments sont toujours trop courts. J’aurais voulu leur montrer plus de choses, aller plus loin sur certains aspects de la formation… cela nous obligera probablement à poursuivre les échanges au-delà de la séance voire même à faire un bilan dans quelques mois ?!"

Avez-vous le même ressenti Ronan, quels sont les points forts de cette formation pour le stagiaire que vous avez été ?

"Cette formation m’a particulièrement plu car elle associe discours théorique par un intervenant d’expérience et exercice pratique.
En complément la taille réduite du groupe permet  à chacun de s’exprimer."

Pour terminer, Maud, quels seraient les 3 conseils à donner, les essentiels, à une personne qui va lancer son projet de service ?

"Pour moi, il existe plusieurs conditions nécessaires à la réussite d’un projet de service… un peu plus de trois :
+  Avoir une vision préalable de ce que l’on veut faire pour sa structure
+  Prendre du temps pour écrire et mûrir son projet
+  Organiser des phases de validation et de partage avec l’équipe politique, sa hiérarchie et ses homologues afin d’assurer la transversalité et la cohérence entre son projet de service et les autres projets de l’établissement.
+  Avoir envie de partager et de co-construire le projet avec son équipe
+  Avoir conscience qu’il faut faire vivre et animer cette démarche pour que la dynamique perdure."

Le mot de la fin pour vous Ronan : comment allez-vous formaliser votre plan d’actions à l’issue de cette session ?

"Notre réflexion doit encore mûrir. Dans un premier temps, je prévois d’effectuer une restitution des principaux axes de la formation à ma Directrice pour que l’on puisse statuer sur la démarche à mener.
Avez-vous identifié les leviers et moyens d’actions, au sein de votre service, et de votre établissement, pour assurer le succès de votre démarche ?
Ces leviers ont été esquissés lors de la formation. Les échanges avec l’intervenant et les autres participants ont permis d’en cibler certains mais un travail de réflexion doit encore être mené en interne."

Merci à tous les deux d’avoir pris le temps de répondre à nos questions !

 

Prochaine session de formation

 

15 décembre 2015 + Programme et inscriptions