FCA Manager + Lumière sur le déploiement à l’UPEM

Le fil a rencontré Karine LAMBERT, responsable du service Formation continue à l’université Paris-Est Marne-la-Vallée (UPEM) qui revient pour nous sur l’organisation du déploiement de FCA Manager dans son établissement. Avantages, écueils et appropriation de la solution, un retour d’expérience éclairé et éclairant. A lire.

1/ A ce stade du déploiement, voyez-vous déjà se profiler les avantages que vous attendiez en acquérant FCA ?

A l’Université de Paris Est Marne-la-Vallée, nous n’avions pas d’outils de gestion de la formation continue et de la VAE. Nous avons fait le choix d’utiliser dans un premier temps toutes les fonctionnalités qui concernent directement les gestionnaires de formation continue et de VAE à savoir l’édition des devis, la contractualisation et l’émargement sur toute l’offre de formation. Les fonctionnalités en lien avec les autres services de l’Université (finances, RH etc…) seront déployées dans un deuxième temps.

Plusieurs avantages sont déjà identifiés à ce stade du déploiement, des modèles de documents uniques quels que soient les gestionnaires, une traçabilité des échanges avec les candidats grâce à la fonctionnalité prospect, une visibilité sur l’état d’avancement de la contractualisation. FCA Manager est une première étape en vue de l’obtention de la certification, tout le travail sur l’homogénéisation des procédures et de modèles aura déjà été fait.
A ce stade il est encore difficile d’appréhender les bénéfices en lien avec le pilotage financier de l’activité, il semble y avoir des possibilités mais nous n’avons pas encore travaillé sur les différents rapports.

2/ Comment est organisé le déploiement FCA ? Les charges projet les plus lourdes ? Quels sont les écueils à éviter ?

Le déploiement de FCA Manager sur la vague de septembre est très condensé. Le rythme des visioconférences et formations est assez soutenu et à ne pas négliger. La charge de travail la plus lourde incombe au chef de projet : il assiste à l’ensemble des rencontres avec l’amue et doit également prévoir des temps d’échanges en interne avec ses équipes, avec la DSI et autres services. A l’UPEM tout se passe bien, il est important, avant de s’engager dans ce déploiement, de s’assurer de la coopération de la DSI qui peut vraiment faciliter et simplifier le travail à effectuer sur la modélisation de l’offre de formation.
Nous travaillons actuellement sur les modèles de document, c’est une étape relativement longue mais qui n’est pas aussi complexe que nous le pensions.

3/ Quel a été l’accueil par les gestionnaires ? Comment se sont-ils appropriés le produit ?

L’appropriation par les gestionnaires est beaucoup plus aisée pour ceux qui sont référents fonctionnels et qui participent aux réunions et aux temps de formation.  Il est important d’informer les autres membres de l’équipe des choix et avancées au fur et à mesure, et de leur donner des accès pour leur permettre de tester.

Plus le projet avance, plus les inquiétudes et les questions augmentent. C’est une étape classique dans un contexte de changement. Personnellement, j’essaye de répondre aux questions et de rassurer les gestionnaires, l’objectif étant de leur simplifier l’activité quotidienne et de ne surtout pas la rendre plus complexe. Tous les choix opérés sur FCA Manager répondent à cet objectif et surtout rien n’est figé.

Nous sommes une petite équipe, il est donc plus aisé de communiquer régulièrement sur FCA manager, la conduite du changement est donc plus aisée.

4/ Quels conseils d’organisation préalables au bon déploiement de FCA donneriez-vous pour les établissements des prochaines vagues ? Quels prérequis sont indispensables ?

Comme je le disais au préalable, l’adhésion de la DSI au projet de déploiement est indispensable. La disponibilité du chef de projet l’est également. D’un point de vue organisationnel, nous avions anticipé la charge de travail en prévoyant le recrutement d’un CDD en renfort sur 4 mois pour travailler sur la modélisation de l’offre et la création des modèles de documents.

Cette personne travaille également sur d’autres projets du service, mais c’est un réel confort d’avoir une personne ressource dédiée à cela. D’autant plus que nous avons fait le choix de déployer en pleine rentrée universitaire, sur toute l’offre de formation, c’est un beau challenge.

Lancement du projet + Le 3 juillet 2018
Etablissements dans la même vague + Toulouse 2, UBS, Nanterre, UPEM, Cergy et Evry

 

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Le troisième rendez-vous de la communauté FCA "Lab'U FCA #3" se déroulera à l'université Paris Nanterre le mardi 5 février 2018.
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