FCA Manager + Les échos de l’Université de La Réunion

L'Université de La Réunion, c'est 5 facultés, 1 école d’ingénieurs, 6 instituts, 1 CFA et 1 Observatoire des sciences de l’univers (OSU) répartis sur 7 sites différents et 19 000 étudiants inscrits pour l'année universitaire 2020/2021. L’établissement a choisi de déployer la solution FCA Manager dès 2019 afin de faciliter la démarche d’urbanisation de son système d’information. Rencontre avec Jocelyne Baret, chargée d'ingénierie et de projets de formations au sein de la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV)*, responsable du pôle Diplômes nationaux et Référente fonctionnelle FCA Manager, qui revient en détail sur les étapes majeures d’un déploiement FCA Manager réussi.

Comment est organisée la Formation continue dans votre établissement ?

L’Université de La Réunion utilise un système hybride pour la gestion de la formation continue. 2 composantes, l’IUT et l’IAE, possèdent leur propre numéro de déclaration d’activité et gèrent leurs activités de formation continue de façon indépendante et la direction de la formation tout au long de la vie (DFTLV) centralise la gestion de la formation et la reprise d’études pour le compte des autres composantes et prend en charge les candidats à la VAE au titre de l’ensemble de l’établissement. Le CFA, pour sa part, intervient dans le montage et le financement des dossiers d’apprentis au titre des 3 structures.

La formation continue à la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie de l’Université de La Réunion

Avant de déployer FCA Manager, quel était le logiciel utilisé ? Pourquoi choisir FCA Manager ?

Il s’avère que chaque structure travaillait indépendamment, c’est ainsi que 3 outils informatiques de gestion pédagogique et financière avaient été développés sur financement propre. Le CFA ne disposant d’aucun logiciel.
La découverte de l’outil développé par l’équipe de l’IUT de St-Etienne et proposé par l’AMUE au niveau national répondait à nos attentes, celui-ci devant nous permettre de veiller au respect de la règlementation, de l’harmonisation des processus de réalisation, de la fiabilisation et du partage des données, de l’organisation d’un certain nombre de procédures et de l’amélioration de la qualité des services et prestations, en vue de la satisfaction clients. Par cet outil, le suivi des activités et la communication des informations s’en trouvent également facilités au niveau des directions.

En terme général, la loi « Pour la liberté de choisir son avenir professionnel » nous a fait prendre conscience que les personnels des organismes de FCA/FTLV devaient se professionnaliser afin de faire face aux exigences de ce secteur hautement concurrentiel. Il devenait primordial d’automatiser les tâches administratives afin de dégager du personnel et du temps pour d’autres activités à valeur ajoutée comme la commercialisation des produits et services et l’accompagnement des candidats/stagiaires avant, pendant et après la prestation.

Racontez-nous votre expérience du déploiement de l’outil ? Sur quel périmètre ? Quel planning ? Comment vous êtes-vous organisés en interne ? 

L’équipe projet a volontairement été réduite à 3 personnes (un chef de projet, un référent fonctionnel et un référent technique-informatique) afin de faciliter la circulation des informations et la répartition des tâches. Ainsi les 5 premiers mois ont permis la structuration du projet :
-    expression des besoins des 4 centres de gestion et des autres entités universitaires,
-    invitation des parties prenantes internes et présentation du projet et de l’outil,
-    nomination des membres du comité de pilotage, des commissions d’experts et commissions d’utilisateurs,
-    recherche de financement (achat du logiciel, formations des formateurs, redevances annuelles),
-    pose de jalons pour le paramétrage et la modélisation de l’outil, ateliers, début et fin de l’opération, période d’accompagnement au changement…,
-    mise en relation avec les directions centrales – DSI, direction de la scolarité, des archives -, les composantes de l’établissement,
-    gestion des risques…
-    communication interne pour permettre l’adhésion des futurs utilisateurs.et l’accompagnement dans le cadre de cette transformation
Le périmètre de départ consistait à intégrer toute l’activité des 4 centres de gestion.

Des experts métiers (deux par structure) venaient compléter mensuellement l’équipe projet afin d’analyser et de réorganiser la gestion de la FCA, de rédiger les documents contractuels, de veiller à la mise en qualité des logiciels métiers en vue de la mise en place des connecteurs.

De décembre 2018 à janvier 2020, des séquences de formation de formateurs et des utilisateurs ainsi que plusieurs séminaires ont été organisés par l’Amue afin de procéder à la modélisation et au paramétrage de l’outil.
Depuis janvier 2020, en ma qualité de référente fonctionnelle, je forme les gestionnaires de l’IAE, de l’IUT, du CFA et de la DFTLV, j’ai animé une dizaine de séances de formation auprès de 35 agents et des séances de présentation pour les équipes de direction de l’établissement. FCA Manager a été mis en production en novembre 2020.

Comment FCA Manager vous a-t-il aidés à résorber vos difficultés ?

L’utilisation de FCA Manager a nécessité une « montée en compétences » des gestionnaires de formation. C’est ainsi que les personnels se sont formés ou ont approfondi leurs connaissances sur les outils métiers tels qu’Apogée, Sifac, ADE, e-Candidat.
FCA Manager a aussi rendu « visible » l’absence de traitement immédiat de l’assiduité (Tableau de bord disponible), un des points problématiques de la FC.
La traçabilité des événements est disponible sur FCA Manager et permet un meilleur suivi des réclamations, indispensable à la démarche qualité.
L’unicité de l’outil de gestion permet aussi la continuité du service en cas d’absence d’un des personnels de gestion.
Nous saluons également le fait que l’Amue soit à l’écoute lors des TAFs (Trucs et Astuces FCA Manager, ndlr) et réponde aux différentes demandes d’amélioration proposées pour les prochaines versions.

Comment FCA Manager est-il intégré dans votre SI ?

FCA Manager est connecté aux outils suivants : Apogée, Sifac , ADE, e-Candidat. Les nouveaux venus, Siham et OSE, ne sont pas encore connectés.
Sur des aspects plus techniques, nous utilisons actuellement la version 1.20. Nous avons trois instances réparties sur plusieurs machines virtuelles : Un serveur NFS, deux serveurs de base de données et deux serveurs applicatifs.
Les deux instances les plus souvent utilisées sont l'instance de PRODUCTION et l'instance de TEST.
La dernière instance sert pour les développements si nécessaire. Elle se trouve sur le même serveur applicatif que l'instance de TEST.
FCA Manager est accessible sur un réseau réservé au personnel. Nous avons un CAS pour l'authentification.

Quels connecteurs utilisez-vous ?

Nous utilisons les connecteurs fournis par l’Amue en fonction des logiciels utilisés par notre établissement.
Cependant, pour ADE il a été nécessaire de faire une modification car la base de données d'ADE dans notre SI n'était pas celle prévue pour fonctionner avec le connecteur fourni. Notre référent technique a ainsi contribué à la fiabilisation du connecteur e-Candidat.

Le connecteur APOGEE permet d'alimenter les informations des formations, des diplômes.
Le connecteur SIFAC permet d'intégrer la nomenclature financière et d'autres informations.
Un autre connecteur permet de générer des lots pour les commandes de ventes et de les envoyer vers SIFAC. Les prospects sont importés par le connecteur e-Candidat. L'emploi du temps provenant d'ADE est utilisé pour l'émargement.

Quels sont selon vous les bénéfices ? Constatez-vous des manques particuliers sur la question des connecteurs ?

Le premier avantage est d'éviter la double saisie, perte de temps, d’argent et source d’erreur.
Ensuite, la démonstration est faite que la saisie rigoureuse et complète de toutes les données nécessaires à un logiciel ainsi que leur mise en qualité ne sont pas optionnelles.

Actuellement, un connecteur est en Python (utilisant l'API de FCA Manager), d'autres sont des ensembles de scripts SQL. Nous utilisons également des shell (liaison entre base de données), et des développements en java.
Le manque serait une uniformisation des connecteurs.

Si vous deviez adresser un message aux établissements n'ayant pas FCA Manager, quel serait-il ?

Outre l’aspect de la gestion pédagogique et financière des formations, FCA Manager offre la possibilité de gérer et de suivre l’activité VAE, l’apprentissage et l’alternance en général. Le retour des enquêtes (enquête 6 et 67 – VAE) et bilans (BPF) est automatisé.
Lorsque la règlementation sollicite la mise en place par les organismes de formation de nouvelles exigences, c’est la communauté qui réfléchit et fait des propositions (exemple : la connexion avec EDOF dans le cadre du CPF)
Vous pouvez suivre, en temps réel, le travail de vos équipes et le suivi de vos activités à l’aide des tableaux de bord fournis. FCA Manager vous permet de disposer d’un maximum d’éléments de preuve nécessaires dans le cadre de la démarche et certification qualité.
Les versions du logiciel permettent une mise à jour régulière et des réponses aux nouvelles demandes d’amélioration ou le développement de nouvelles fonctionnalités.

De plus, grâce aux connecteurs, vous pourrez ainsi opter pour un bel exemple d’urbanisation de votre SI.

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