FCA Manager en établissement + Les échos de Lyon 3 et Picardie

L’université Jean Moulin Lyon 3 et l’université de Picardie ont débuté le déploiement FCA respectivement en septembre 2017 et janvier 2018 et suivent depuis un programme d’actions bien rempli pour un objectif de mise en production prévue avant l’été. L’Amue a rencontré Emilien Sanchez, chef de projet FCA à Lyon et son homologue Carlos Reina pour l’université de Picardie pour un point d’étape avant l’exploitation opérationnelle de la solution dans leurs établissements.

Bonjour, tous d’abord, pourriez-vous nous expliquer ce qui a poussé votre établissement à faire le choix FCA ?

Carlos Reina : Plusieurs raisons ont motivé notre choix. D’abord FCA Manager est un outil de gestion de l’activité de formation continue déjà cours exploitation par plusieurs universités, cela est très rassurant en soi. Ensuite, la possibilité de mettre en place des connecteurs avec Sifac, Apogée, Harpège (bientôt Siham) ou bien encore E-CANDIDAT est extrêmement intéressante, cela veut dire que nous aurons  la possibilité d’intégrer directement l’outil dans l’écosystème informatique de l’université. Avec notre outil de gestion FC actuel cette option n’est pas envisageable. Par ailleurs, les passerelles FCA avec les autres applications gérées par d’autres services universitaires favoriseront les dialogues de gestion, tout cela va dans le sens de nos efforts constants d’amélioration de communication et de qualité au sein de l’UPJV. Un élément important à signaler est également de pouvoir bénéficier d’un effet réseau, non seulement pendant le déploiement mais aussi pendant l’exploitation. Nous bénéficierons ainsi  de toutes les améliorations proposées par les autres utilisateurs. 

Emilien Sanchez : L’université Jean Moulin Lyon 3 est un acteur de référence de la FCU. Avec un chiffre d’affaire de près de 7,4 millions d’€ (2016), elle se place en tête des classements nationaux dans le domaine des sciences humaines et sociales. Cette activité s’est fortement développée ces dernières années sans que les équipes soient outillées pour la gestion de ces flux croissants. Cette absence d’outil de gestion ne permet pas aux différents gestionnaires de la chaine de production de collaborer autour du dossier d’un même client et impliquent de nombreuses ressaisies, sources d’erreurs et de perte de productivité. Cela impacte la qualité de service rendue à nos clients et usagers. Le niveau d’activité a atteint un seuil critique tel qu’il n’est plus gérable au quotidien sur excel sans s’exposer à d’importants risques règlementaires, juridiques et financiers. Ce projet est donc initié en réponse au besoin exprimé par l’ensemble des équipes sur la chaine de production FC et largement soutenu par la gouvernance. Il rencontre une forte adhésion des acteurs.

Qui a fait ce choix de l’outil ? Sur quelles bases ?

Emilien Sanchez : Le choix de l’outil a été fait par les membres du Comité Directeur de la FC à Lyon 3. Ce choix s’est porté assez naturellement sur la solution FCA Manager. En effet, en tant que membre actif du réseau FCU, notre établissement s’intéressait depuis plusieurs mois à ce projet. Les collègues du site de Lyon-Saint-Etienne (UCBL et UJM), qui exploitent FCA Manager depuis environ 2 ans pour l’UCBL et 5 ans pour l’UJM, nous ont permis de mieux cerner le périmètre et de commencer à nous préparer au projet. La transmission de FCA Manager de la FCU à l’Amue et l’annonce de nouvelles vagues de déploiement nous a décidé.

Carlos Reina : La Gouvernance de l’université de Picardie est à l’initiative du choix de FCA comme nouvel outil de gestion de la l’activité de formation continue. Sur la base des éléments indiqués par la Direction de la Formation Continue dans le cadre d’un projet d’amélioration de la qualité qui vise à répondre aux exigences du Décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle et à répondre aux besoins de formation du territoire et de développement de l’activité de formation continue universitaire dans un marché concurrentiel. Cela mobilise notre université pour la mise en œuvre d’une stratégie spécifique et la pousse à se doter d’outils performants pour nous permettre de relever ces défis.

A Lyon 3, vous allez très prochainement début l’exploitation de la solution, quels conseils d’organisation préalables au bon déploiement de FCA donneriez-vous pour les établissements des prochaines vagues ? Quels pré-requis indispensables ?

Emilien Sanchez : En premier lieu, bien cadrer son projet : quels objectifs ? Quel périmètre ? Quelles contraintes de délai ? Quelles ressources ? Quel portage politique ? Ce cadrage doit être partagé avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le déploiement et porté politiquement. A l’université Jean Moulin Lyon 3, nous avons tenu à associer dès les premières réflexions, les représentants de la DAF, de l’Agence Comptable, de la Direction des Etudes et de la Vie Universitaire, de tous les services de FC et d’alternance de l’établissement et bien sûr de notre direction du numérique, dans la définition des attentes de chacun autour du déploiement de l’outil. Avec le soutien du président et le portage politique par le 1er vice-président, FCA Manager est devenu un projet d’établissement. C’est ce qui me semble être un prérequis indispensable au déploiement de FCA Manager.

De votre côté, à l’université Jules Verne de Picardie, vous êtes en phase de déploiement, au tout début du projet. Pouvez-vous nous détailler comment vous vous êtes organisé en Interne ? Au niveau organisationnel, ou au niveau de l’équipe projet par exemple ?

Carlos Reina : L’équipe projet est composée de M. Nicolas KEZIE Directeur de la Formation Continue, de Mme Barbara TRANNOIS en tant que référent fonctionnel FC, de Stéphane POUILLET en tant que référent technique DISI, et de ma personne en qualité de chef de projet. Nous avons organisé un plan d’action visant à informer et à former les utilisateurs tout au long du processus de déploiement. Tout d’abord le projet a été lancé en décembre dernier lors d’un séminaire interne SFC, ensuite un planning de réunions et des diverses phases du déploiement a été mis à disposition du personnel SFC, une lettre d’information est rédigée régulièrement pour informer le personnel de l’avancée des actions, et un comité de pilotage a été mis en place pour faciliter le dialogue entre services sur le degré d’intégration souhaité de FCA dans l’établissement.

Emilien Sanchez : En effet, la composition de l’équipe projet est particulièrement importante, elle doit permettre d’avancer sur les questions liées au « système d’information » de l’établissement et sur les questions purement « métier ». Il me semble indispensable de composer une équipe resserrée avec des représentants de la DSI et des équipes de FCA qui travaillent en synergie dans la phase de déploiement. Une réflexion amont sur les processus métiers de la FCA, sur la structuration des données préexistantes à récupérer dans le système d’information, sur la standardisation des documents d’éditions, feront gagner du temps in fine à l’établissement qui souhaite s’engager dans ce projet.

Parlons accompagnement. Comment l’Amue vous accompagne-t-elle dans ce déploiement ?

Emilien Sanchez : Cet accompagnement se concrétise bien avant la phase de déploiement à proprement parlé. L’Amue demande de produire une note de cadrage afin de clarifier nos objectifs. Cela me semble particulièrement important. Elle conseille également sur la composition de l’équipe projet. C’est un échange permanent entre l’Amue et l’établissement. Ensuite, pendant la phase de déploiement, des rendez-vous très réguliers sont organisés :

 

• des salles ouvertes où tous les établissements d’une même vague de déploiement peuvent échanger sur leurs objectifs, leurs structures, leurs écosystèmes, leurs difficultés ? Ces salles ouvertes sont organisées par thèmes et permettent d’aborder tous les aspects du déploiement.
• La documentation est accessible sur un espace dédié.
• L’assistance à la fois technique et modélisation processus permet d’accompagner les équipes au plus près de leur besoin.

Carlos Reina : Notre établissement a bénéficié d’un calendrier pour un déploiement établi par l’Amue basé sur un  retour d’expérience. L’accompagnement prévoit des rencontres, des visioconférences régulières pour faire un point d’étape sur l’avancement de l’équipe projet. L’Amue a mis à notre disposition un espace collaboratif pour déposer et échanger des documents et propose un fil d’actualité et une base de connaissance de sites utilisateurs pour échanger et prévoir les difficultés et les possibles solutions à proposer dans nos établissement lors du déploiement. Nous apprécions tout particulièrement  le fait que l’Agence a mis à notre disposition une équipe très humaine toujours à l’écoute, réactive et soucieuse d’apporter rapidement une réponse à nos questions d’ordre fonctionnel et technique.

Le 5 février dernier, l’Amue organisait la première édition des « Rencontres de la communauté FCA ». Que pensez-vous de ce type d’initiative ?

Emilien Sanchez : De plus en plus d’établissements s’engagent dans le déploiement de la solution FCA Manager. Ce type de journée de travail et d’échanges doit permettre aux équipes de se retrouver afin de partager sur leurs pratiques, leurs réussites et leurs échecs, et de favoriser le déploiement de FCA Manager dans les meilleures conditions.

Carlos Reina : C’était une journée très intéressante, fort bien organisée, nous avons trouvé très productif d’avoir la possibilité d’échanger sur nos modes de fonctionnement divers et sur la manière de modéliser, de paramétrer nos offres de formation. Cette journée a également été l’occasion de mesurer l’impact de la mise en place de FCA dans d’autres universités, et ce que l’outil a permis d’améliorer concrètement dans les services de formation continue.  
Tout cela ouvre les champs des possibles, d’envisager des manières diverses l’exploitation de l’outil, cela permet à notre équipe de faire des propositions dans notre établissement dans le sens d’une amélioration de la qualité par une utilisation la plus optimale de FCA Manager.