Expertise des projets de constructions universitaires

Parue au B.O. n°36 du 4 octobre 2001 cette circulaire actualise celle, n°22, du 19 août 1994. Vous trouverez également, en annexe, le Guide pour l'expertise des projets."L'expertise n'a pas pour objet de remettre en cause les engagements pris mais bien de mobiliser l'ensemble des parties concernées par la définition et la mise en œuvre des projets."

Circulaire du 26 septembre 2001n°2001-186 - NOR : MENK0102080C

Texte adressé aux préfètes et préfets de région ; aux rectrices et recteurs d'académie ; aux trésorier(e)s payeurs généraux de région ; aux présidentes et présidents et directrices et directeurs d'établissement public de l'enseignement supérieur

La circulaire n° 22 du 19 août 1994 a mis en place la procédure d'expertise par l'administration centrale des projets de constructions universitaires, alors que débutait la troisième génération des contrats de plan État-région (1994-1998).

Le lancement du programme Université 3ème millénaire (U3M), dont l'exécution s'effectue pour une part dans les contrats de plan État-région 2000-2006, ainsi que l'expérience tirée d'une pratique de plusieurs années de la procédure d'expertise, conduisent à actualiser le texte de 1994.

Conformément à la charte de déconcentration (décret n° 92-604 du 1er juillet 1992), la procédure d'expertise des projets immobiliers et d'équipement des établissements d'enseignement supérieur et des établissements d'enseignement supérieur et de recherche ainsi que des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires doit permettre aux administrations centrales du ministère de l'éducation nationale et du ministère de la recherche d'assurer leur "rôle de conception, d'animation, d'orientation, d'évaluation et de contrôle".

L'expertise préalable à la réalisation des opérations a plus précisément pour objectif de :

- permettre aux ministères de vérifier la cohérence des projets d'implantation et d'extension ou de restructuration avec la carte des formations existantes, avec les stratégies nationales, régionales et locales de développement de l'enseignement supérieur et de la recherche, et avec les possibilités budgétaires en emplois et en fonctionnement ;

- permettre à l'établissement de s'impliquer pleinement dans la définition de l'opération. C'est en effet à l'établissement porteur du projet (formation, recherche ou vie étudiante) qui induit l'opération de construction qu'il revient de formaliser tous les aspects de sa réalisation.

L'expertise n'a pas pour objet de remettre en cause les engagements pris, notamment dans le cadre des CPER, mais bien de mobiliser l'ensemble des parties concernées par la définition et la mise en œuvre des projets.

I - Champ d'application

La procédure d'expertise définie par la présente circulaire s'applique à toutes les opérations d'extension (1) ou de restructuration immobilière concernant les établissements d'enseignement supérieur et les établissements d'enseignement supérieur et de recherche relevant du ministère de l'éducation nationale et du ministère de la recherche ainsi que les CROUS, que ces opérations soient ou non inscrites dans les contrats de plan État-région et quelles qu'en soient les modalités de financement et de maîtrise d'ouvrage.

Elle couvre aussi les opérations individualisées d'équipements hors recherche inscrites dans les CPER (2) et les aménagements de campus.

Les opérations d'équipement concernant des activités de recherche, de transfert de technologie, ou ayant trait à la culture scientifique et technique ne relèvent pas de la présente circulaire. Elles sont soumises à une autre procédure d'expertise menée par la direction de la recherche et la direction de la technologie du ministère de la recherche.

II - Contenu du dossier d'expertise et procédure d'examen

Le dossier d'expertise, présenté par l'établissement en liaison, le cas échéant, avec le maître d'ouvrage pressenti, est transmis, sous couvert du recteur et accompagné de l'avis de celui-ci, ainsi que de l'avis du délégué régional à la recherche et à la technologie (DRRT) pour les projets ayant une composante recherche, au directeur de la programmation et du développement (sous-direction des constructions et du développement régional, bureau de l'aménagement du territoire et des relations avec les collectivités territoriales), dès que le projet est suffisamment avancé, que des éléments de programme peuvent être fournis, que des propositions précises d'implantation peuvent être analysées, et qu'un plan de financement peut être arrêté.

Certains projets, communs à plusieurs établissements, ou dont l'ambition dépasse le cadre de l'autonomie de l'établissement, peuvent être directement élaborés par le recteur, en association avec les établissements.

Dans tous les cas, le plan de financement prévisionnel est explicitement validé par le recteur.

Si nécessaire une analyse de la mission d'expertise économique et financière (MEEF) peut être sollicitée dans les conditions décrites par la circulaire DGES-DGCP du 25 juillet 1996. Si la MEEF a été saisie, la réponse du ministère de l'éducation nationale et du ministère de la recherche à la demande d'expertise ne pourra se faire avant que la MEEF ait remis son rapport. Celui-ci doit donc obligatoirement être joint au dossier.

L'expertise est globale : elle porte sur l'ensemble des éléments fondamentaux du projet, ayant une importance pour évaluer l'opportunité et les conditions de sa réalisation.

À cette fin elle est conduite, en coordination par la direction de la programmation et du développement, par l'ensemble des directions concernées du ministère de l'éducation nationale et du ministère de la recherche.

Une attention toute particulière est apportée par les administrations centrales à vérifier la cohérence du projet expertisé avec le contrat quadriennal d'établissement.

L'administration centrale accuse réception des dossiers.

Les résultats de l'expertise sont notifiés au chef d'établissement sous couvert du recteur et transmis au préfet de région, dans un délai inférieur à deux mois, sauf justification explicite. Toutefois, l'absence de réponse ne vaut en aucun cas expertise positive.

III - Portée de l'expertise

Une expertise positive est nécessaire avant toute inscription définitive à la programmation annuelle des constructions universitaires. Elle sert de référence pour l'élaboration du programme technique de construction qui fixe définitivement les caractéristiques physiques et financières de l'opération.

Seules des études préalables, de faisabilité et de définition du projet, peuvent être conduites avant cette expertise : des crédits spécifiques peuvent être obtenus à cet effet dans le cadre de la programmation annuelle ; ils s'imputent sur le montant global de l'opération.

Un guide de l'expertise figure en annexe. En fonction de la nature et de l'importance de l'opération prévue, ce guide permet de composer un dossier valorisant les principaux intérêts du projet, et mettant en évidence les éventuelles difficultés ou besoins liés à l'opération.

Des précisions et une aide à l'élaboration du dossier d'expertise peuvent être apportées aux établissements par le rectorat et par le bureau de la DPD coordonnateur.

Le directeur de la programmation et du développement

Jean-Richard CYTERMANN

Annexe - Guide pour l'expertise des projets

L'expertise porte sur quatre points essentiels, dont dépend largement la réussite à moyen terme du projet :

- la pertinence de l'objectif (formation, recherche ou vie étudiante...) et sa cohérence avec le contrat d'établissement ;

- le choix du site ;

- l'équilibre physique (surfaces à construire, équipements nécessaires) et financier de l'opération, en regard des objectifs recherchés ;

- les conséquences sur l'utilisation des locaux existants et la gestion immobilière de l'établissement

L'objectif du dossier n'est pas de fixer toutes les caractéristiques techniques définitives d'une opération, mais de montrer que l'ensemble des éléments pertinents est pris en considération, dans une démarche constructive d'élaboration du projet. Afin d'en faciliter le traitement, le dossier d'expertise doit se présenter sous une forme synthétique, avec un niveau de détail qu'il convient d'apprécier selon la nature des projets, et comprendre les éléments qui suivent.

1 - La demande d'expertise

Elle est composée de trois ou quatre éléments :

- une demande du chef d'établissement présentant le projet et proposant un échéancier de réalisation ;

- une délibération du conseil d'administration de l'établissement ;

- un avis du recteur, qui doit notamment valider le plan de financement prévisionnel et se prononcer sur l'échéancier proposé par l'établissement, ainsi que sur l'insertion locale, régionale et nationale du projet ;

- le rapport de la MEEF lorsqu'elle a été saisie.

2 - Une description générale des objectifs et du contenu du projet

2.1 Formulation des objectifs généraux de formation, de recherche, d'accès à la documentation ou d'amélioration de la vie étudiante. Les formations et laboratoires concernés par le projet, ainsi que les grands organismes éventuellement parties prenantes, doivent être clairement identifiés.

2.2 Objectifs d'optimisation du patrimoine et positionnement du projet dans le schéma général de développement et d'aménagement de l'établissement.

2.3 Environnement du projet en matière de services aux usagers : accès à la documentation, à la restauration, aux équipements sportifs, etc. (3)

3 - Le projet de construction (ou de restructuration) et de gestion du patrimoine

3.1 Une description des besoins et du projet d'utilisation des locaux à construire ou à restructurer.

Une estimation des surfaces est demandée, que viendra ensuite préciser le programme technique de construction.

Il s'agit d'établir la correspondance entre les surfaces à construire ou à restructurer, et les charges d'utilisation existantes et attendues (effectifs d'usagers, nature des activités), en utilisant, lorsque l'opération expertisée le permet, le référentiel des constructions universitaires de 1997.

3.2 Le cas échéant le programme d'utilisation des bâtiments libérés, et ses conséquences.

3.3 L'impact sur la gestion du fonctionnement des infrastructures de l'établissement : redéploiement de moyens, besoins marginaux induits, dans une approche globale des charges.

3.4 Maîtrise d'ouvrage et conduite d'opération. Il convient d'indiquer le maître d'ouvrage pressenti (rectorat, collectivité ou établissement). Lorsque c'est un établissement qui est le maître d'ouvrage pressenti, préciser, le cas échéant, le mandataire ou le conducteur d'opération extérieur.

4 - Les équipements

4.1 Description des projets d'acquisition - caractéristiques et coûts - et de l'utilisation prévue de l'ensemble des équipements.

4.2 Échéancier en fonction de l'évolution des effectifs utilisateurs.

5 - Le plan de financement

5.1 Coût d'investissement global du projet (acquisition foncière, études et constructions, équipements).

5.2 Financements attendus des différents partenaires, et apports éventuels de l'établissement sur ressources propres ou par aliénation d'actifs.

Pour les logements d'étudiants le plan de financement de l'opération devra impérativement être complété par le schéma financier prévisionnel d'exploitation précisant notamment le niveau, brut et aides déduites, des loyers à verser par les usagers.

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(1) Construction, acquisition mise à disposition, location.

(2) Les soldes de premier équipement des opérations des précédents CPER, repris dans les CPER 2000-2006, ne sont pas à expertiser.

(3) Quand il s'agit d'un nouveau site, il convient de préciser les éléments décrivant l'insertion urbaine du projet, notamment la desserte par les transports en commun, la proximité de différents services publics (poste...) et les caractéristiques de l'environnement urbain de la localisation envisagée.