EVRP + Retours sur 2020 : refonte ergonomique et livraison RPS

Cette refonte ergonomique s’est appuyée sur les travaux d’ateliers utilisateurs, initiés et pilotés par le CNRS, et auxquels ont pu participer les établissements, dont l’université de Lyon 1 et l’université de Montpellier.

Le mieux, c’est encore de laisser les établissements s’exprimer sur le sujet. Rendez-vous avec Sylvie Heron, référente MOA qui a piloté les groupes de travail utilisateurs côté CNRS, Allison Viaud Moro, représentant l’université de Montpellier et Matthieu Semmelbeck, pour l’université de Lyon 1.

Pouvez-vous revenir sur les raisons qui ont motivé ce projet de refonte pour EvRP ?

Sylvie Heron : Les unités de recherche ayant relativement peu de risques rencontrent de vraies difficultés à se repérer sur les actions à mener dans EvRP car ils se connectent rarement (voir de manière annuelle uniquement) et oublient le fonctionnement de l’outil. Consciente de ce problème, la coordination nationale de prévention et sécurité du CNRS m’a proposé de mettre en place un groupe de travail dont l’objectif est de réfléchir à des améliorations en vue de simplifier l’interface pour les acteurs des laboratoires dans le but de leur rendre la déclaration du DUER plus accessible.

Ce groupe de travail est composé de 9 personnes : un membre de la CNPS, un IRPS (ingénieur régional de prévention et sécurité), un assistant de l’IRPS, deux assistants de prévention d’unité, deux conseillers prévention utilisateurs de l’EvRP AMUE, la cheffe de projet de la DSI et moi-même.

Combien d’ateliers avez-vous tenu ? Comment s’est passé ce travail collaboratif avec les universités ?

Sylvie Heron : Le groupe s’est réuni à huit reprises en 2020. Au vu du contexte actuel, l’ensemble des réunions s’est déroulé en visio. Chacun a pu faire ses constats sur l’application et proposer des améliorations. Celles retenues l’ont été de manière collégiale. Les discussions ont été très animées et chacun a pu donner son avis, qu’il soit utilisateur CNRS ou Amue.

Il en est ressorti plusieurs axes d’améliorations. Certaines propositions ont déjà été intégrées dans l’EvRP en 2020 ; les modifications les plus significatives seront déployées sur 2021, dont : un ajout de nuance supplémentaire dans la cotation d’un risque, un tuilage pour guider le directeur d’unité (et valideur) dans la validation des risques et proposition d’actions et déclaration du DUER ainsi que des aides contextuelles pour chaque page de l’application.
Si les améliorations retenues sont arrêtées, le groupe de travail continuera néanmoins à se réunir en 2021 mais de manière moins soutenue. Ces réunions me permettront de leur faire part des avancées sur l’application EvRP en lien avec leurs propositions mais aussi de tenir compte de leur remarques sur ces évolutions.

Côté établissement, quels intérêts avez-vous trouvé à être associés aux ateliers évolutifs EvRP ?

Allison Viaud Moro : La participation à ces ateliers évolutifs concernant l’outil EvRP est intéressante pour l’Université de Montpellier pour plusieurs raisons. Tout d’abord, cela nous permet de faire remonter les différents problèmes rencontrés d’ordre fonctionnel au niveau de l’utilisation du logiciel au quotidien, en fonction des profils utilisés. Ces réunions nous permettent également de pouvoir proposer des améliorations en vue des prochaines versions du logiciel. C’est un point fort de ces ateliers : obtenir un outil plus facile et pratique et qui corresponde davantage aux besoins de notre établissement. Les versions sont plus intuitives et fonctionnelles pour l’ensemble des acteurs de la prévention qui utilisent cet outil.
Enfin, ces ateliers permettent d’échanger entre les différents établissements et de proposer des solutions harmonisées. Nous sommes satisfaits de voir le résultat de ces échanges lorsque l’Amue nous envoie les nouvelles versions.  

Matthieu Semmelbeck : Être associé aux ateliers évolutifs EvRP m’a permis de mettre à contribution mon expérience sur le logiciel (formateur interne à Lyon 1, correspondant fonctionnel et assistance aux utilisateurs depuis 2015) ainsi que les retours qui m’ont été faits par les utilisateurs dans les unités de travail au cours des années. J’ai également trouvé stimulant de participer à des réflexions et des échanges avec les autres membres de ces ateliers, la diversité des profils permettant d’aborder les points sous divers aspects et de confronter les avis et problématiques, de manière agréable et constructive.

Pour aller plus loin, comment la mise en place d’EvRP a modifié la politique hygiène et sécurité de votre établissement ?

Allison Viaud Moro : La mise en place de l’outil EvRP nous a permis d’harmoniser nos pratiques sur les différents sites de l’Université de Montpellier. L’évaluation des risques et leurs cartographies nous permettent aujourd’hui de piloter la politique de prévention au niveau central tout en travaillant en collaboration avec l’ensemble des acteurs de la prévention.  C’est un outil clé du management de la prévention.

Matthieu Semmelbeck : Lors de son déploiement initial à Lyon 1, EvRP était déjà utilisé par certaines unités de recherche CNRS. D’autres tutelles du bassin lyonnais ont mis en place EvRP dans la même temporalité ou plus récemment. Le fait de proposer un même outil aux unités de recherche multi-tutelle a permis de simplifier, dans un premier temps, les échanges avec les Assistants de Prévention et entre les Conseillers de Prévention des établissements partenaires.
Un autre aspect positif de cette homogénéité réside dans la simplicité de lecture des DUER des unités. En effet, l’uniformité de présentation, de dénomination, des critères de cotation,… permettent une meilleure clarté dans les informations remontées et extraites des DUER, ce que la multiplicité des outils auparavant ne permettait que difficilement. Par ailleurs, le suivi et la mise à jour étant plus faciles dans le logiciel, sa mise en place nous permet d’avoir une meilleure vision de l’avancée des plans d’actions et un meilleur suivi des indicateurs.

La mise en place du logiciel a permis de dynamiser la mise en place des DUER au sein des unités de travail de l’Université, aussi bien au niveau des unités de recherche, que des services et des départements pédagogiques d’enseignement.
La dynamique qui en a également découlé a contribué à renforcer les formations et informations sur l’évaluation des risques afin d’harmoniser et d’homogénéiser les pratiques d’une part, mais également d’appréhender plus facilement l’évaluation des risques par activité et non plus de manière géographique.
La démarche de déploiement du logiciel EvRP à Lyon 1 a participé à structurer et à renforcer la visibilité de la prévention des risques des unités de travail à l’établissement dans son ensemble.

ZOOM sur les RPS

Le 5 juillet 2016, des orientations stratégiques ministérielles ont été adoptées lors du CHSCT MENESR avec notamment l’axe stratégique 5.1 faisant référence à la prévention des risques psychosociaux. Les principales attentes du ministère sont alors de disposer d’un diagnostic des risques psycho-sociaux au sein des établissements, de mettre en place un plan d’action de prévention et d’intégrer la prévention des RPS dans les DUER. Compte tenu des demandes formulées par les universités, l’Amue a initié un travail de conception afin d’évaluer l’opportunité d’intégrer les RPS dans EVRP. Cette intégration est effective dans EvRP depuis le 4 juin 2020.