Études Amue > les premiers résultats

Depuis avril 2011, l’Amue et la CPU, dans le cadre de leur convention de partenariat avec la Caisse des dépôts et Consignations, ont engagé une réflexion sur l’évolution nécessaire de l’offre de l’Agence et de la politique de mutualisation, en concertation avec les établissements utilisant ses produits et services. Ainsi, plusieurs enquêtes ont été réalisées visant dans un premier temps à identifier les attentes et les besoins des adhérents mais aussi à définir les perspectives d’évolution économique et juridique de l’Amue.

Les études présentées par le cabinet Deloitte portent sur la définition des attentes et des besoins des adhérents en matière de mutualisation et de demande numérique ainsi que sur la production d’un benchmark des agences de mutualisation existantes en France et à l’étranger. Cette restitution a permis de réunir une quarantaine de personnes : établissements ayant répondu aux enquêtes, membres de l’Amue et de la CPU, membres du Conseil d’administration de l’Agence et des différents réseaux institutionnels. Le séminaire a été introduit par Louis Vogel, président de la CPU et de l’Amue, qui a insisté sur le nécessaire renforcement de la mutualisation à l’heure de l’autonomie des universités. Des échanges ont eu lieu avec la salle à la suite des présentations, portant principalement sur le financement de l’Agence, la visibilité de son offre, et la nécessité de nouer des partenariats renforcés avec les associations professionnelles voire avec d’autres ministères. Ces retours directs viennent enrichir les travaux en cours.

Attentes des adhérents de l’Amue en matière de mutualisation et de demande numérique

Cette étude a permis de recueillir les commentaires et analyses de 210 personnes (41 établissements dont 33 universités) représentant l’ensemble des métiers et de la gouvernance des établissements.
Six finalités principales de la mutualisation ont ainsi émergées :

• Bénéficier d’échanges d’expériences de bonnes pratiques
• Travailler en commun avec d’autres établissements
• Mettre en commun des moyens avec d’autres établissements
• Renforcer la cohérence des pratiques des établissements
• Améliorer la qualité des processus, des produits, des services
• Permettre des économies d’échelle et amortir les investissements

La recherche d'économies d'échelle est peu citée : les établissements soulignent pourtant un déficit de ressources et de compétences en interne, mais n'ont pas une bonne connaissance de leurs coûts, notamment numériques.

Parallèlement, quatre contenus attendus de la mutualisation ont été mis en avant par les établissements :

• Outils SI
• Actions de veille
• Formations
• Expertises et accompagnement

Les établissements soulignent leur préférence pour deux formes de mutualisation :

• mutualisation ascendante : des établissements participent collectivement à la conception d’une offre de produits et services standards que pourra développer et distribuer une structure tierce
• mutualisation horizontale : réseau de partage d’outils et de bonnes pratiques entre les établissements

L’étude fait également une analyse de la perception des outils et des services de l’Amue en en détaillant, pour chacun, les forces et les faiblesses.

Besoins des établissements

Suite aux enquêtes, cinq missions fondamentales sont attendues de la part d’une agence de mutualisation :

• Devenir tête de réseau de la mutualisation dans l’enseignement supérieur et la recherche
• Avoir une mission de conseil stratégique et opérationnel
• Etre fournisseur de système d’information
• Assurer une veille, prospective et innovation
• Etre un centre de services partagés

Analyse de l’offre des produits et services de l’Amue

La conclusion de cette étude prévoit un renouvellement de l’offre Amue résumé en cinq principes :

1. Une offre de services hors SI à développer pour aider les établissements à exercer leurs nouvelles responsabilités
2. Un ensemble de services à l’attention des établissements pour faciliter l’intégration de ces solutions dans le SI des établissements (urbanisation du SI, organisation, processus métier)
3. Le recours à des progiciels du marché versus développements spécifiques
4. Une approche visant à retenir le meilleur de chaque progiciel de gestion intégrée plutôt que d’en choisir un seul
5. Le souhait de couvrir un champ fonctionnel plus large (recherche, pilotage, RH…)

Benchmark de la mutualisation

La dernière partie du séminaire a été consacrée à la présentation des principaux enseignements des benchmarks dans l’enseignement supérieur et la recherche à l’étranger, et dans d’autres secteurs en France, comme le secteur hospitalier.

Calendrier

Le plan stratégique qui doit découler de l’analyse de ces résultats devrait être exposé, notamment au ministère et aux partenaires universitaires, à l’automne de façon à ce que le nouveau contrat quadriennal de l’Amue puisse être discuté avant la fin de l’année 2011.

Consulter

Analyse de l’offre des produits et services de l’Amue

Les attentes des adhérents de l’Amue en matière de mutualisation, et de demande numérique

Les finalités de la mutualisation
Principaux enseignements des benchmarks dans l’enseignement supérieur et la recherche à l’étranger, et dans d’autres secteurs en France