Environnements numériques de travail (ENT)

De janvier à juillet 2004, un groupe de travail a regroupé des compétences « Projet », « Informatique » et « Financière » pour proposer aux établissements une méthode de calcul de coût complet d'un projet de déploiement d'Espace Numérique de Travail (ENT).

Les projets de déploiement d'ENT, essentiellement incarnés par les 10 projets d'Université Numérique en Région (UNR) élus fin 2003 (suivi d'un onzième projet soutenu en septembre 2004), sont connus. Leurs planifications et leurs organisations sont en cours au sein de consortiums d'établissements représentant plus de 50% des effectifs étudiants en France. Ils sont donc significatifs.

Parallèlement, plusieurs établissements ont initié une approche analytique de la comptabilité qui doit aussi concerner à terme tous les projets qu'ils réalisent.

L'objectif assigné au groupe de travail n'était pas de produire un coût complet de déploiement d'un ENT en tant que tel mais bien de défricher le terrain des différents aspects à retenir pour appréhender le coût complet de déploiement d'un ENT.

En effet, d'une part la diversité de la déclinaison des solutions liées à des choix politiques, à des contextes universitaires, à des options techniques, rendent l'exercice irréalisable. D'autre part, la démarche proposée s'étend sur des phases (généralisation par exemple) qui vont au-delà du stade auquel sont parvenues actuellement les universités porteuses de projets ENT. Les hypothèses sont certes réalistes mais reposent là aussi sur un ensemble de facteurs bien spécifiques détaillés ci-après.

Les chiffres qui figurent dans ce dossier illustrent donc des situations bien précises dont les termes sont explicités. Ils n'ont à ce titre pas de valeur de modèle. Cependant, la méthode a été validée par les professionnels et doit retenir, de notre point de vue, toute l'attention de la communauté universitaire.

De même, les données chiffrées viennent illustrer un contexte précis. Ils sont exacts dans ce contexte et ne peuvent donc pas nécessairement être transposés en tant que tel dans chaque établissement. Si certaines données reposent sur des valeurs certaines (exemple le coût moyen d'un personnel dans un corps déterminé), les quotités (nombre de jours de travail nécessaires de ce personnel sur telle ou telle tâche) peuvent varier selon le contenu du projet. De même, un établissement pourra souhaiter une approche plus spécifique et dans ce cas recherchera un calcul plus précis quant au coût des personnels spécifiquement associés au projet au lieu des coûts moyens proposés dans ce guide.

C'est donc bien la démarche qu'il faut retenir, les illustrations chiffrées venant étayer celle-ci et permettant de déterminer des ordres de grandeur afin que chacun s'approprie la dimension du projet de déploiement d'un Espace Numérique de Travail.

Si l'on voulait synthétiser les résultats sur lesquels ce travail a pu aboutir, les éléments suivants peuvent être mis en avant :

• une vision partagée du cycle de vie (étapes et tâches) d'un projet de déploiement avec un regroupement des tâches en grandes étapes ;
• une liste de profil-types de ressources humaines impliquées ;
• des exemples concrets de coûts unitaires (de salaires, d'infrastructures et de frais centraux) ;
• des illustrations de calculs de coûts : globaux et unitaires (par utilisateur) et prenant en compte le projet dans sa durée ;
• un langage utilisable par les différentes compétences habituellement séparées.

A priori, cette méthode permet à l'établissement (ou au consortium) de faire lui-même le calcul du coût de son projet en respectant la terminologie comptable.

Enfin, cette méthode est applicable à d'autres projets de même type, notamment ceux déployant des logiciels métiers.