Entretien EvRP + Un an après, une efficacité prouvée

En mars 2014, l’université d’Auvergne a choisi d’acquérir la solution EvRP, une solution qui permet de collecter dans un outil unique l’ensemble des risques professionnels identifiés par l’établissement et facilite la mise en place et le suivi du programme de prévention, santé et sécurité avec la production automatique du Document Unique. 1 an après, Mathieu Mercier, Conseiller de Prévention de l'université d'Auvergne et chef de projet EvRP nous livre ses premières impressions sur l’efficacité de cet outil et sur la manière dont il a implanté la solution.

1/ Vous avez implanté la solution EvRP il y a tout juste un an. A cette époque, quelles raisons avaient motivé votre choix ?

Le choix de départ était d’avoir une solution pratique et commune à toutes nos unités de travail. Nous étions en train de reconstruire notre réseau d’assistants de prévention et c’était l’occasion de partir sur une nouvelle méthode. Il y avait eu plusieurs tentatives avec des fichiers Excel mais sans vraiment de résultats, notamment pour avoir une vue d’ensemble sur les risques au sein de notre université. Aujourd’hui, l’université d’Auvergne a identifié 61 unités de travail et dispose actuellement de 32 assistants de prévention. L’établissement poursuit son recrutement afin d'avoir à minima, un assistant de prévention par unité de travail.

2/ Comment votre équipe s’est organisée pour la saisie ? Concrètement, cette implantation a mobilisé combien de personnes et pendant combien de temps ?

Pour cette implantation, j’ai travaillé en étroite collaboration avec les assistants de prévention. Dans un premier temps, je leur ai dispensé des formations à raison d’une demi-journée pour chacun des 4 groupes mis en place. J’ai ensuite rencontré les chefs d’unité de travail en face à face pour leur remettre leur code d’accès et leur expliquer leur rôle dans l’application. Le plus long a été de préparer les listings des locaux à partir des informations de la direction de l’immobilier.

3 / A ce jour, il n’existe pas d’interface entre les outils patrimoniaux et EVRP pour une reprise automatique des bâtiments, est-ce que cela a été gênant ?

Oui et non ! Je m’explique : oui dans le sens où il a fallu saisir à nouveau tous les locaux et que cela a demandé du temps. Et non, car j’ai volontairement choisi de demander aux assistants de prévention de garder un code local qui identifie chaque local de l’université à partir des bases de données de la direction de l’immobilier, afin que nous puissions avoir au moins une référence commune avec les outils immobiliers que nous utilisons. Je ne sais pas si cela aura un réel intérêt mais, nous avons souhaité garder cette possibilité.

4/ Quel premier bilan faites-vous avec la solution EvRP ? Quels sont les apports positifs de la solution au sein de votre établissement ? Quelles vont être les prochaines étapes ?

Le premier bilan est positif. Il reste encore des responsables d’unité de travail à former pour qu’ils puissent valider les risques et ensuite déclarer le document unique de leurs unités. La solution EvRP permet d’avoir un langage commun au niveau de l’évaluation des risques lorsqu’on rencontre les assistants de prévention. Cela permet aussi d’avoir une vue globale des risques sur l’ensemble de notre université, aujourd’hui encore partiellement du fait que toutes nos unités de travail ne disposent pas encore d’un assistant de prévention.
La prochaine étape est donc de finaliser notre réseau d’assistants de prévention et ainsi poursuivre la mise en œuvre dans les unités qui ne faisaient pas partie de la première vague de déploiement.

5/ Est-ce que les utilisateurs se sont appropriés facilement l’outil ? Comment avez-vous réussi à conquérir leur adhésion ?

Dans la mesure où nos nouveaux assistants de prévention étaient volontaires pour assurer leur fonction et qu’ils venaient juste d’être formés, nous n’avons pas rencontré de difficultés majeures pour qu’ils adhèrent à l’outil. Au contraire, ils ont perçu l’application EVRP comme une solution pour les aider dans la démarche d’évaluation des risques professionnels. De plus, notre établissement était très en retard sur le dossier de l’évaluation des risques, dès lors, nos assistants de prévention n’ont pas eu l’impression de devoir refaire une énième fois le même travail.

6/ Conseilleriez-vous à un établissement de mettre en place la solution EvRP ?

Oui absolument ! Cette solution permet de donner une nouvelle impulsion à la démarche d’évaluation des risques et aussi, d’avoir un outil commun pour l’ensemble de l’université.

7 / Comment pourrait-il se préparer au mieux ? Au niveau organisationnel, ou au niveau de l’équipe projet par exemple ?

Pour un déploiement le plus efficace et serein, il y a tout d’abord un travail important de fiabilisation des informations du parc immobilier à mettre en place. A l’université d’Auvergne, nous avons eu la chance de disposer d’informations immobilières fiables qui ont été transmises aux assistants de prévention afin qu’ils puissent saisir les locaux de leurs unités de travail de manière simple, mais cela n’est pas forcément le cas dans tous les établissements. Ensuite, il est essentiel de définir un planning de mise en œuvre du projet, travail que nous avons pu élaborer avec l’accompagnement de l’Amue. Ce planning a été suivi et respecté pour la majeure partie du projet. Nous avons cependant dû essuyer quelques retards notamment, sur la partie communication autour du déploiement de ce nouveau logiciel. Il reste donc encore quelques aspects à améliorer, mais dans l’ensemble cet outil devient petit à petit l’outil central de notre politique de management en matière de santé et sécurité au travail.

Prochaine vague de déploiement > Mars 2015
La prochaine vague de déploiement est toujours ouverte à candidature, le séminaire de lancement aura lieu le 26 mars 2015.
Si votre établissement est intéressé, contactez sans attendre mire(at)amue.fr