Entretien avec Hugues Ponchaut > les chantiers d’actions de l’Amue

Plan logiciels, référentiel de l’offre de formation, nouveautés Apogée, retours sur Sifac, Siham, Poems et Prisme : rencontre avec Hugues Ponchaut, directeur du département édition et intégration, pour tout savoir sur les chantiers de l’Amue.

1/ En quoi consiste précisément ce nouvel outil de communication dédiés aux logiciels (ou « au système d’information de l’agence ») de l’Agence ?

Cet outil est entièrement dédié aux logiciels diffusés par l’Amue, qu’ils soient ou non produits par l’Agence. Il permet d’afficher les périodes auxquelles seront rendues disponibles les évolutions majeures des produits, mais également d’identifier les phases pilotes pour nos logiciels de façon à ce que les établissements puissent s’y porter candidats. Enfin il permet d’afficher les dates de nos clubs utilisateurs le plus en amont possible pour une participation maximale des sites, ou tout autre évènement majeur du même type lié à la vie des produits.
L’objectif majeur poursuivi est de permettre aux établissements de s’orienter, de planifier et de  préparer l’arrivée d’un produit ou d’une nouvelle fonctionnalité. Il s’agit aujourd’hui d’une première version. Elle sera adaptée en fonction du retour que les établissements feront.
C’est un outil de court et moyen termes qui donne une visibilité de l’ordre de l’année. Il pourra, si les établissements le souhaitent, faire l’objet d’un complément portant sur les évolutions technologiques des produits. Il sera par la suite complété par une vision plus macroscopique et plus long terme des différents chantiers, soit un schéma directeur d’ensemble, qui pourra être communiqué une fois le nouveau contrat de l’Amue négocié.

2/ Quels sont les grands chantiers en cours de l’Amue ?

L’amue travaille sur de nombreux chantiers. Premièrement, dans le domaine de la formation et vie de l’étudiant, nous travaillons à la mise en place d’un référentiel de l’offre de formation. C’est un nouveau module autonome et intégré au logiciel Apogée. Cet outil central assure la gestion et la valorisation du catalogue de l’offre de l’établissement et intègre la description de l’offre au format standard d’échange CDM-fr. L’établissement disposera ainsi d’un référentiel unique et fiable respectant le processus métier d’élaboration de l’offre. « ROF » sera un outil structurant et fédérateur, intégré au système d’information et facilitant le dialogue contractuel (dématérialisation de la demande d’habilitation pour alimentation des systèmes d’information ou répertoires de la DGESIP, l’AERES et de la CNCP, aide à la production des dossiers d’habilitation), dans le cadre du processus d’évaluation et d’habilitation.
L’intégration avec Apogée, consommateur, assurera une alimentation partielle d’informations descriptives du diplôme dans Apogée et de son l’annexe descriptive. Cette intégration lèvera les contraintes imposées à la modélisation des diplômes dans Apogée, lorsque l’établissement utilisait cette source inadaptée pour publier son offre. Les enjeux sont multiples pour les établissements du supérieur : une offre valide publiée et à jour, un outil de partage de l’information de l’offre entre les différentes composantes de l’établissement, une source fiable pour partager et échanger le catalogue au sein de portails régionaux (PRES, UNR) ou nationaux (ONISEP, RNCP, …).

Autre chantier important pour Apogée en 2010, la prise en en compte de la réforme de la première année commune aux études de santé (PACES). Ces évolutions sont prévues pour fin 2010. La plus importante d’entre elles concerne le processus de choix des filières.

Enfin, en 2011, nous lancerons le projet de renouvellement de l’offre de scolarité que constitue Apogée. La démarche globale sera similaire à celle adoptée pour Sifac et Siham, à savoir qu’après une phase d’expression et mise à plat du besoin (2011), nous rechercherons tout d’abord le meilleur des produits du marché susceptible de constituer la souche du futur produit de formation et vie de l’étudiant. Nous rechercherons ensuite un intégrateur pouvant nous accompagner pour réaliser ce produit et le déployer à grande échelle. Là encore notre souci sera d’offrir les meilleures fonctionnalités possibles aux établissements tout en assurant leur intégration dans leur SI. La particularité et la difficulté de ce produit étant qu’il devra répondre à un métier plus spécifique, moins « répandu » et « normé » que ceux de la gestion financière et des ressources humaines alors qu’il s’agit d’un enjeu de premier ordre pour les universités. C’est en effet, avec la recherche, leur cœur de métier. La réflexion sera naturellement placée d’emblée dans un contexte international afin de tirer les meilleurs enseignements des expériences de grandes universités européennes (voire au-delà au niveau mondial) et de s’y intégrer de la meilleure façon possible

une démarche de construction d'un système d'information d'ensemble

Vous l’aurez compris, l’Agence poursuit la démarche initiée en 2004/2005 de construction d’un système d’information d’ensemble, intégré, par l’assemblage des meilleurs composantes disponibles sur le marché des éditeurs. Plutôt que de choisir directement, pour tout le périmètre du SI, un ERP potentiellement déjà intégré, mais au risque de présenter aux établissements des fonctions peu performantes dans un ou plusieurs des grands métiers de la gestion d’établissement, l’Amue a choisit de traiter la problématique de l’intégration de façon à amener les meilleurs fonctions possibles, dans l’ensemble des domaines.
Cette démarche répond à une contrainte de conduite du changement. Elle permet une certaine progressivité puisque les briques proposées sont implantables séparément et intégrables au SI de chaque établissement. Cela évite d’avoir à conduire un changement majeur dans tous les domaines de gestion en parallèle. Enfin, les adhérents souhaitent par ailleurs pouvoir rester maîtres intégrateurs de leur SI, dans le même esprit, par l’intégration des composantes de leur choix, en fonction des investissements déjà effectués ou de leur schéma directeur des systèmes d’information. Il s’agit de ne pas imposer un SI unique aux 176 adhérents de l’Amue, mais au contraire de respecter leur diversité, leur état d’avancement, leurs choix et investissements déjà réalisés, en leur proposant un SI intégré dont ils peuvent décider de ne mettre en œuvre qu’une partie qui les intéresse en particulier.

Ainsi, un autre chantier fondamental auquel se consacrent nos équipes est la construction d’une offre de référentiel de données partagées : le projet « Prisme ». Il vise à construire un référentiel qui permette aux établissements d'optimiser leur système d’information en leur apportant cohérence, unicité, partage, fiabilité et qualité des données. A l’heure actuelle, 14 établissements ont été associés à ce projet et ont validé la proposition de l'Agence consistant à construire ce référentiel (sur la base d'un progiciel open source) de gestion des données de référence. Nous en sommes pour l’instant au stade expérimental. La première version est construite en développement collaboratif avec plusieurs universités. Des sites pilotes devraient commencer l’exploitation dès cet été sur un périmètre réduit, le but premier étant de valider la conception du produit, les différentes modalités technologiques mises en œuvre et de capitaliser la démarche pour la généralisation de la solution. Un appel d’offres sera lancé fin 2010 pour en construire l’industrialisation, en étendre le périmètre et accompagner le déploiement. L’objectif est de pouvoir mettre Prisme à disposition des sites pilotes Siham dès 2011 sur le périmètre des ressources humaines, et d’être en mesure de le proposer sur un périmètre étendu, avec une capacité d’accompagnement susceptible notamment de suivre le rythme des implantations de SIHAM, dès 2012.

Ce nouvel outil fait partie d’une démarche d’ensemble plus générale que l’Agence souhaite apporter aux établissements pour les accompagner dans l’intégration de leur système d’information. Dans cette optique des travaux d’urbanisation (cartographie, méthodologie, qualité de données, plan produit…) vont démarrer, en lien avec nos partenaires, pour aider les établissements dans l’élaboration de leur schéma directeur.

En parallèle, se poursuit le déploiement de Sifac et l’accompagnement à son utilisation en établissements. Nous pouvons déjà dire que l’objectif de déploiement en 3 ans sera quantitativement atteint début 2011 puisque 26 nouveaux établissements mettront Sifac en production en janvier 2011, portant ainsi le nombre d’implantations à 98. L’effort de l’Amue se poursuivra au-delà d’une part pour améliorer le produit et étendre son périmètre (gestion physique des immobilisations, gestion des articles, gestion de stock, Univers BO, états simplifiés dédiés aux laboratoires…), et d’autre part pour aider les établissements à en tirer le meilleur parti. Nous effectuons depuis cette année plus d’interventions au sein des établissements pour les aider à mettre en œuvre le produit, même si le rythme du déploiement ne nous permet  pas  d’intervenir auprès de tous les établissements et avec la disponibilité souhaitée. Nous travaillons à un nouveau cursus de formations orienté vers des utilisateurs avertis, déjà familiarisés avec les principes de base de Sifac. Nous tentons d’accompagner au plus près les établissements qui le désirent sur des questions d’organisation ou de pilotage (modélisation des structures, choix d’axes analytiques) et à optimiser de ce fait l’utilisation de ce logiciel. Je rappelle également que l’objectif visé en 2006 d’arrêter la maintenance de Nabuco au début 2011 sera respecté.

Le projet Siham est un autre chantier majeur. L’objet est de fournir aux établissements un outil moderne de gestion des ressources humaines, intégré au reste du SI de l’Amue et en premier lieu à Sifac, cohérent avec l’ONP et couvrant à terme un périmètre de fonctionnalités large incluant notamment la gestion prévisionnelle des emplois et compétences. Ce projet vient d’entrer dans une phase de conception avec un groupe projet de 15 établissements et, parmi eux, 5 sites pilotes devraient pouvoir mettre Siham en service dès 2011 dans la perspective d’un déploiement industriel, par vagues d’une trentaine d’établissements, à compter de l’année 2012.
Siham sera déployé en pilotes sur le périmètre de  la gestion administrative, de la carrière de l’agent, des emplois et effectifs et de la gestion de la paye (intégration de la paye à façon et propagation en comptabilité, et interface de préliquidation avec les TG). Un objectif fort d’intégration est visé au travers de ce projet puisque plusieurs connecteurs et interfaces (avec la finance, les TG, le service pension, avec d’autres établissements, avec le ministère…) seront développés et le produit sera techniquement ouvert à d’autres types d’interfaces. Ce périmètre sera étendu progressivement pour couvrir la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, et la gestion de l’action sociale. L’objectif du déploiement de Siham est d’une centaine d’établissements pour 2014 qui sera la dernière année de maintenance d’Harpège.

En parallèle, l’Amue poursuit son effort de déploiement et de support du produit Poems, édité par le ministère qui permet le pilotage de la masse salariale.

Simultanément à ces projets, d’autres réflexions ont déjà été engagées notamment sur  le système de pilotage qui, après  une étude visant à identifier les manques de l’offre actuelle (second semestre 2010), programmera la réalisation des actions dans le but d’obtenir un système de pilotage adéquat. Cela permettra de resituer l’entrepôt de données au sein de ce système de pilotage et d’en programmer l’évolution. Nous travaillerons également sur la qualité des données, pré requis au pilotage, et action dont la mise en œuvre a démarré à l’occasion des projets Prisme et Siham.

vers un système d'information du laboratoire

Nous travaillons également avec les universités et les EPST à la réflexion puis à la mise en œuvre d’un SI du laboratoire.  Sans présager de ce que sera exactement ce SI du laboratoire, il pose en tout cas d’emblée une problématique forte d’interopérabilité et d’intégration  entre les différents SI qui « entourent » le laboratoire. Le domaine de la recherche sera naturellement couvert par ce chantier. Plusieurs groupes de travail conjoints universités et CNRS, mobilisant en premier lieu les laboratoires, sont en cours de constitution pour mettre à plat les besoins des laboratoires dans les différents domaines que sont la finances, les ressources humaines, les demandes de moyens, la gestion de projets, des missions, des colloques, l’hygiène et sécurité, la gestion des élections….
Cette phase permettra d’obtenir un consensus sur le besoin du SI labo et d’en fixer la cible. Viendra ensuite la phase de conception qui tiendra naturellement compte des produits existants et des projets en cours, mais qui permettra justement d’en déterminer une programmation coordonnée et partagée par tous les acteurs. Il est trop tôt aujourd’hui pour annoncer un calendrier de réalisation, l’Amue n’étant par ailleurs qu’un des acteurs du projet, mais cette visibilité devrait pouvoir être donnée fin 2010, les choix d’orientations majeurs devant alors pouvoir avoir été rendus.

Actuellement, concernant le laboratoire, l’Amue, qui diffuse le produit GRAAL de gestion de l’activité de recherche, édité par le GIS GRAAL, étudie la possibilité de diffuser l’outil EVRP (Evaluation des Risques Professionnels) du CNRS, travaille avec les EPST au partage de données concernant les unités mixtes (formats d’échange en matière de RH…) et a largement étudié la problématique finances tant au travers des interfaces avec le produit XLAB du CNRS qu’au travers du projet Sifac couramment utilisé en laboratoires aujourd’hui.Dans le cadre du nouveau contrat, l’Amue abordera également la problématique du patrimoine. Il s’agira en premier lieu de donner une orientation en termes de solutions de SI, notamment en déterminant si l’Amue doit porter une offre de patrimoine particulière ou rendre son offre interopérable, compatible, intégrable avec plusieurs produits de gestion de patrimoine .mis en œuvre dans les établissements.

De la même manière le sujet de l’intégration ou de l’interopérabilité du SI avec les environnements numériques sera un des objectifs proposé au nouveau contrat.

Au-delà de ces nouveaux projets, les équipes travaillent quotidiennement sur la maintenance et le support de toute notre offre logicielle qui couvrent les domaines de la formation et vie de l’étudiant, la recherche, la finance et les ressources humaines. Enfin, et c’est l’objet de cette communication, nous travaillons de manière générale à une meilleure programmation et communication sur nos activités et nos réalisation en cours et à venir. Le nouveau contrat, une fois bouclé devrait permettre de donner aux établissements la vision d’ensemble qu’ils souhaitent.

3/ Pouvez-vous nous en dire plus sur la coopération entre l’Amue et l’association Cocktail concernant les systèmes d’information ?

L’Amue a convenu d’un partenariat avec l’association Cocktail afin de travailler conjointement au développement de l’interopérabilité entre les produits de  l’association et l’offre logicielle proposée par l’Agence. Un chantier commun est engagé dans ce contexte sur la construction de données de pilotage dans le but, en particulier, de répondre aux besoins des PRES et des différents regroupements d’établissements confrontés à l’hétérogénéité des systèmes d’information. Nous travaillons actuellement à la réalisation d’un lien entre l’offre cocktail et le référentiel de données partagées Prisme.
L’Agence et l’association contribueront mutuellement à l’expression du besoin des établissements sur la scolarité et de la diversité des établissements dans ce domaine, besoin à partir duquel l’Amue recherchera la meilleure solution de départ pour construire sa future offre de renouvellement de l’offre de scolarité.