Entretien avec Claude Ronceray > "L’enjeu aujourd’hui est de reconsidérer la mutualisation"

La CPU et l’Amue, dans le cadre de leur convention de partenariat avec la Caisse des dépôts et Consignations, engagent une réflexion sur l’évolution nécessaire de l’Amue et de la politique de mutualisation, en concertation avec les établissements utilisant ses produits et services.Rencontre avec Claude Ronceray, directeur de l’Amue.

1/ L’Amue lance plusieurs enquêtes visant à identifier les attentes et les besoins des adhérents, ainsi que sur les perspectives d’évolution économique et juridique de l’Agence. Quels vont en être les grands thèmes ?

Ce sont trois études qui sont actuellement en cours pilotées conjointement par l’Amue, la CPU et la CDC. Deux d’entre-elles, conduites par le cabinet Deloitte, portent sur la définition des attentes et des besoins de nos adhérents ainsi que sur la production d’un benchmark des activités de mutualisation existantes en France et à l’étranger. La troisième, d’assistance à maitrise d’ouvrage (AMOA),  sera axée sur les perspectives d’évolutions économiques et juridiques de l’Agence. Pour celle-ci, un choix de prestataire est en cours. Ce dernier accompagnera l’Agence dans la mise en place de son nouveau plan stratégique et dans la façon de le mettre en œuvre tant du point de vue financier que juridique. L’enjeu aujourd’hui est de reconsidérer la mutualisation. Actuellement, les établissements d’enseignement supérieur, les adhérents de l’Amue, sont beaucoup plus autonomes, ce qu’ils n’étaient pas à l’époque de la création du GIGUE en 1992. Le modèle de développement de l’Amue doit donc évoluer. Il  ne peut plus être cette démarche unique de modernisation des établissements comme c’était le cas à l’origine. L’Agence est aujourd’hui un réceptacle d’actions de mutualisation que les établissements ont décidé et qu’ils entendent contribuer à maîtriser. De ce point de vue là, le monde universitaire a intérêt à regarder quels sont les exemples de mutualisation réussis dans d’autres secteurs en France ou au sein des universités en Europe ou à l’international.

Au moment de la création de l’Amue, l’enjeu était de créer de nouveaux produits qui n’existaient pas, des outils financiers, de gestion de ressources humaines et de scolarité, adaptés à l’activité des universités. A l’heure actuelle, il existe une multitude de produits et les enjeux principaux appartiennent au champ de l’urbanisation, de la cohérence, des systèmes d’information mais aussi à ceux de la maitrise et de la domestication de ces outils. Le rôle de l’Amue n’est donc plus simplement celui  d’être un éditeur ou un intégrateur, ni même d’accompagner la maintenance de ses logiciels. Elle doit désormais travailler en amont sur les processus, sur l’organisation et réfléchir au coté des établissements à leur stratégie.

2/ Pourquoi démarrer ces enquêtes aujourd’hui ? Quels ont été les facteurs déclencheurs ?

L’Amue doit prendre acte de l’autonomie des universités, il est même grand temps de le faire. C’est d’ailleurs l’un des principaux éléments à l’origine de l’opération. Il y a également le fait qu’un nouveau directeur est arrivé et qu’un récent modèle financier a été approuvé par l’AG de l’Amue, après discussion avec la CPU, le 24 novembre 2010. Le constat dressé était  qu’il y avait beaucoup de projets à mener et par conséquent des besoins financiers plus importants. Cependant, il reste une certaine interrogation sur la façon de financer et de réaliser ces projets. Les études menées doivent justement  aider à définir le plan de charge et la façon d’opérer, de réaliser ce plan de charge. Nous devons redéfinir le périmètre de l’Agence sur des questions comme les contenus ou son rôle en tant qu’assistant à maitrise d’ouvrage ou en bien encore en termes de formations. Cela fait parti des questions qui vont pouvoir être analysées grâce à ces études.

3/ Quelle va être la démarche de l’Agence dans la réalisation de ces enquêtes ?

Dans un premier temps, une quinzaine d’établissements vont être sollicités sous la forme d’entretiens auxquels seront conviés la gouvernance mais également les différents interlocuteurs à l’intérieur des établissements, soit des personnes capables de projeter les besoins des établissements et leur appréciation de l’activité de l’Agence. Grâce à ces premiers entretiens, nous allons pouvoir bâtir un modèle d’enquête qui  sera ensuite  adressée à l’ensemble de nos adhérents.

Un  enjeu est, très précisément, celui de la mutualisation. Aujourd’hui, il existe encore une vision assez stéréotypée de ce qu’est la mutualisation universitaire et celle-ci est encore souvent attachée à l’outil. Quand on regarde d’autres organisations d’établissements autonomes on voit qu’ils mutualisent, certes des outils, mais aussi des savoir-faire, des expériences, des pratiques. Il est important qu’à l’occasion de cette enquête, ce ne soit pas l’activité actuelle de l’Agence qui soit  reflétée mais qu’il y ait réellement une capacité à mieux percevoir ce que les établissements sont prêts à partager et à mutualiser. L’implication des établissements et des différents acteurs est fondamentale dans cette approche. C’est important que les différentes personnes qui sont concernées par ces sujets puissent participer à l’expression des besoins : la présidence mais aussi, les directeurs généraux des services (DGS), les directeurs fonctionnels, les personnels en ressources humaines, en finances, en scolarité, en pilotage, en contrôle de gestion, ou bien encore les services informatique.

Il est possible que ces enquêtes fassent apparaitre des besoins différenciés au regard de la variété des adhérents de l’Amue. En effet, il y a à la fois des très grands établissements, d’autres de plus petite taille, d’autres très organisés, notamment dans le domaine des systèmes d’information, d’autres qui le sont moins, etc. L’un de nos enjeux sera de bien repérer cette diversité des établissements. Il faudra en tenir compte dans notre façon de déployer nos offres.

Concrètement en interne Amue, une personne dédiée est affectée au suivi de ces enquêtes. Il s’agit de Sylvie de Fresnoye, actuellement chargé de domaine formation et vie de l’étudiant.

4/ Avez-vous déjà des éléments de planning ? Quel va être le calendrier ?

Les résultats du travail tripartite entre l’Amue, la CPU et la CDC devraient être disponibles à l’été. Ils  seront d’abord  adressés au bureau de la CPU et au conseil d’administration de l’Agence. Le plan stratégique qui en découlera devra être exposé et discuté, notamment avec le ministère et les partenaires universitaires, jusqu’à  l’automne de façon à ce que le nouveau contrat quadriennal de l’Amue puisse être discuté avant la fin de l’année 2011.
Les établissements seront régulièrement informés via le site de l’Agence de l’avancement des travaux.