Digitalisation des processus RH + Zoom sur le parapheur électronique

Pionnière sur le sujet, l’Université Bretagne Sud présentait en décembre dernier lors d’un Café RH de l’Amue, son projet de mise en place du parapheur électronique. En 2017, l’établissement décide de franchir le pas et démarre son projet de dématérialisation. Trois ans plus tard, quel est le bilan ? D’autres processus ont-ils été automatisés ? Quels conseils pour les établissements qui se lancent ? Rencontre avec Christine GILLET, chargée de mission numérisation et organisation et DPO à l’Université Bretagne Sud.

1/ Offrir davantage de flexibilité dans les modes de fonctionnement : voilà comment on pourrait traduire le passage à la digitalisation d’une manière générale. Vous avez mis en place en 2017 le projet de parapheur électronique à l’UBS, pourriez-vous revevenir sur la genèse de ce projet ? Quels ont été les éléments déclencheurs ?

Le projet de mise en place d’un parapheur électronique à l’Université Bretagne Sud s’inscrit dans une démarche d’établissement, d’adopter les pratiques d’une i-administration et donc, dans le cadre du schéma directeur du système d’information, un choix fort de dématérialisation des parapheurs papier afin de :

• Diminuer les délais de signature : les délais pouvaient atteindre jusqu’à 2 semaines en 2017
• Standardiser les flux de signature : la géographie de l’université et ses services, répartis sur 3 villes distantes, complique le suivi de la décision.

Le i-parapheur devait permettre la circulation, la validation, la signature électronique et le pré-archivage des documents, et ainsi assurer et gérer le suivi de prises de décisions toujours plus nombreuses, dans un contexte de temps toujours plus contraint.

2/ Quel bilan faites-vous après trois années ?

Le bilan de cette mise en place est très positif et évidemment, l’utilisation du i-parapheur a pris un nouvel essor en 2020 avec le 1e confinement :

• La distance physique entre les services, les composantes ou les laboratoires n’est plus un problème
• Les documents sont visés/signés en moyenne sous 2-3 jours, parfois dans la journée
• Les circuits de décision sont établis et visés par la gouvernance

Mais aussi :

• La confidentialité des dossiers traités est respectée puisque seules les personnes appartenant au circuit de signature, ont accès aux documents
• Le document est traçable : l’émetteur suit la progression de son document dans le circuit et le cas échéant, peut alerter ou transférer le document en cas d’absence
• Le document est stocké de façon pérenne, ce qui est rassurant pour la continuité de services dans nos environnements mouvants.

3/ Quels conseils donneriez-vous aux établissements qui souhaitent se lancer dans des projets d’automatisation de ce type ? Quelles sont les étapes cruciales ? Les points sur lesquels il faut être attentif ?

L’approche retenue par l’Université Bretagne Sud en 2017 pour lancer le projet, était souple et l’étude a d’abord porté sur les flux s’arrêtant au Directeur Général des Services, directeur du projet ; l’idée étant de faire école progressivement et c’est exactement ce qui s’est passé :  les services, composantes et laboratoires s’approprient encore l’outil.
Il est évident qu’un portage politique fort est indispensable à la réussite d’un tel projet car l’analyse met à plat la structure et les circuits de décision

D’un point de vue technique, c’est le mode hébergé localement dans l’infrastructure de l’université qui a été retenu avec une machine virtuelle dans un data center plutôt que le mode Saas, avec un contrat de maintenance annuelle. L’équipe technique en charge du projet confirme et valide encore aujourd’hui ce choix.

Le projet lancé, il me semble important de maintenir une équipe constituée de fonctionnels et techniques pour suivre le dossier et proposer régulièrement des sessions de formation pour les nouveaux utilisateurs afin d’optimiser le fonctionnement de l’outil.

4/ Depuis 2017, avez-vous lancé d’autres projets de dématérialisation ?

Oui, nous travaillons actuellement avec la Direction des Affaires Financières à la dématérialisation du flux des missions afin de simplifier les process, moderniser les outils et harmoniser les pratiques ; cette dématérialisation combinera l’utilisation du i-parapheur à d’autres outils en ligne, complétant ainsi l’offre SIFAC utilisée dans notre université.  Nous avons également réorganisé le circuit de signature des titres de recettes via le i-parapheur.

Nous souhaitons également mettre en œuvre en 2021, le projet retenu dans le cadre de notre schéma directeur du numérique 2018-2022 : l’archivage légal, afin de se doter d’un outil dématérialisé et sécurisé.

La Démat à l'Amue + Zoom sur Le projet CNRS Missions ESRI 2021

Le projet  Missions ESR 2021 est un accord-cadre conjoint Amue/CNRS d’une durée de 6 ans relatif aux déplacements professionnels. Il  regroupera l’ensemble des  prestations nécessaires aux déplacements dans une offre globale et  intégrée  fournissant : un SI de gestion des missions (de la demande d’ordre de mission jusqu’au remboursement du missionnaire) ; un outil de réservation en ligne ;  une agence de voyage et une prestation de carte logée. Ce SI offrira une digitalisation du processus de bout en bout selon un point d’entrée unique pour la gestion et le suivi des missions. Afin de garantir le contrôle budgétaire et la cohérence des flux financiers, il sera interfacé  avec la solution finances de l’Amue (Sifac). Cette collaboration Amue/CNRS vise aussi une simplification de la gestion des missions pour les personnels des UMR.