Démonstration de l’outil Sifac Démat pour la vague 1

Jeudi 3 octobre 2013, l’équipe projet Sifac Démat de l’université Paul Sabatier Toulouse III et l’Amue ont accueilli sept sites de la vague 1 pour une journée de démonstration de l’outil Sifac Démat.

          
Les établissements l’ont demandé, l’Université Paul Sabatier l’a fait !

Lors de cette rencontre, l’université Paul Sabatier, site pilote Sifac Démat a partagé son expérience sur les impacts organisationnels, liés au projet, au sein de son service facturier mis en en place en 2010.

Cette journée conviviale a permis aux établissements de repartir avec de nouveaux axes de réflexion et des premières réponses sur l’implantation de ce nouvel outil de dématérialisation des factures fournisseurs.

Sifac Démat > Trois profils, trois témoignages

Michel Baudoin, université de Nantes, directeur du Service Informatique de Gestion [SIG] et chef de projet Sifac Démat

« En tant que chef de projet cette journée m'a permis de m'immerger pendant quelques heures dans un service facturier important, parfaitement  opérationnel et bien formé à l’outil Sifac Démat. Jusqu'à ce jour, aucune personne du comité de projet de l'université de Nantes n'avait vu fonctionner l’outil.

Cette journée nous a permis de mieux comprendre certains aspects du logiciel qui étaient restés théoriques et de mieux appréhender les nouvelles relations avec les services des ordonnateurs ainsi que celles avec les fournisseurs. Parmi les chantiers de déploiement à mettre en œuvre, le chantier Personnalisation était resté très théorique pour nous. Les échanges réalisés au cours de la journée ont permis de bien comprendre les grandes étapes et surtout de mesurer l'impact  du choix entre les 2 grandes options de fonctionnement au quotidien.

Les responsables du service facturier de l'université de Toulouse III ont su mettre en avant les actions importantes à conduire, nous communiquer le sentiment de parfaite maitrise d'un grand service facturier ainsi que tout le bénéfice qu'allait apporter la solution de dématérialisation du traitement des factures dans ce métier stratégique pour l'université. Tout ceci est rassurant et très encourageant. Cette journée fût particulièrement réussie. »
 

Catherine ALEGOET et Louisa FECIH, université de Cergy Pontoise, gestionnaires service facturier

« La journée de démonstration de Sifac Démat s’est avérée très intéressante grâce au partage de l’expérience nouvellement acquise par l’université Toulouse III. Cela fait de nombreux mois que le sujet de la dématérialisation du traitement des factures est évoqué dans notre service facturier. C’était important à ce stade de visualiser concrètement l’outil Sifac Démat afin de réaliser les changements entraînés par son arrivée dans nos tâches quotidiennes.

La journée a été riche en conseils prodigués par l’université Toulouse III. Nous avons découvert leurs objectifs organisationnels au sein du service facturier. D’un point de vue matériel,  certaines recommandations nous ont également été données (espace pour le tri des factures, double écran dont un de grande dimension pour les utilisateurs …). La démonstration du fonctionnement de Sifac Démat nous a démontré qu’il faudrait patience et rigueur dans sa mise en œuvre en particulier au stade du vidéocodage mais il reste évident que la découverte d’un nouvel outil est toujours attrayante. »
 

Bruno SIMON, INP Toulouse, agent comptable

« En tant que nouvel agent comptable de l'INP et n'étant pas utilisateur de Sifac avant, j'ai bien apprécié cette première approche de Sifac, sous l'angle dématérialisation. La journée à l'UPS m'a beaucoup apporté pour comprendre le contexte de la mise en place de la dématérialisation des factures en université dans l'environnement Sifac. La présentation de l'organisation actuelle, et de l'organisation cible du service facturier du l'UPS m'a permis de mieux situer les enjeux organisationnels que sous-tend la mise en place de la dématérialisation, à travers l'évolution des tâches qu'impliquent ce nouveau mode de traitement des factures. Même si nous n'avons pas la même envergure à l'INP, cette présentation nous a conforté dans nos projets de faire évoluer le service facturier.

Quant à l'outil en lui-même, sa présentation concrète m'a permis de me faire une idée plus précise de ce que j'en imaginais. Nous sommes à présent plus conscients de la nécessité d'une bonne préparation lors de la phase de tests de février à juin 2014, en particulier dans l’action de vidéocodage.

A l'issue de cette journée de démonstration, je repars convaincu du bien-fondé de la dématérialisation pour en tirer avantages en termes organisationnels afin de mettre en place un contrôle interne comptable plus formalisé. »