Dématérialisation des factures > la future offre de l’Amue

Le projet de dématérialisation des factures a pour objectif de transformer les factures papier dans un format numérique et de favoriser les échanges  non matérialisés « de bout en bout ».
Cette transformation permet l’intégration automatique dans le système financier d’un établissement des données associées à la facture : numéro de commande et numéro du bon de livraison, ligne articles, montant HT et TTC,…

Cette nouvelle solution sera interfacée avec Sifac. Elle sera disponible dès le début de l’année 2013 pour les établissements membres du groupement de commandes relatif à l’accord cadre de dématérialisation des factures, utilisateurs de Sifac, en tant que module optionnel à Sifac, avec sa propre redevance de déploiement (RdD) et redevance annuelle mutualisée (RAM).

Les bénéfices pour les établissements

Cette nouvelle solution permettra essentiellement trois gains économiques et qualitatifs pour les établissements :

• La réduction du temps et du coût de traitement des factures
• Le respect des délais de paiement des factures imposés par les textes réglementaires
• L’amélioration de la qualité et de la fiabilité des données

Cette nouvelle solution s’appuie sur les travaux réalisés par des établissements ayant déjà mis en œuvre une solution de ce type, ainsi que sur le travail du groupe projet composé des universités Pierre et Marie Curie, Strasbourg, Lyon 1, Grenoble 1 et Toulouse 3, engagées avec l’Amue dans la réalisation du cahier des charges d’un accord-cadre et qui, par la suite, contribueront à l’analyse et à la notation des offres des différents candidats, à la construction et au paramétrage de la solution, puis au déploiement en sites pilotes.

Constitution d’un groupe de commande

L’Amue va constituer un groupement de commandes, dont les avantages sont :

• de peser sur les coûts proposés en réponse à l’appel d'offre, grâce à un volume de commande de licences connu et garanti (par rapport à un accord cadre « classique » où aucun engagement de commande n’est formellement pris) ;
• de garantir que les coûts engagés par l’Amue, notamment ceux relatifs à la construction de la solution, du kit de déploiement et de la plateforme projet, soient bien couverts par les redevances annuelles mutualisées qu’elle percevra par la suite (ce qui constitue un gage d’obtention d’un visa plus facile de la part du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel du fait que la soutenabilité budgétaire sera assurée).

Pour bénéficier de ces avantages, les établissements souhaitant s’associer au projet devront s’engager formellement  en amont de la publication de l’appel d’offre, prévue fin décembre 2011. Cet engagement se traduira par la signature d’une convention entre chacun des membres de ce groupement et l’Amue. Les établissements intéressés ont jusqu’au vendredi 9 décembre 2011 pour formaliser leur engagement.

L’Amue rappelle que toute convention non transmise avant cette date rendra par la suite impossible la participation de l’établissement à ce projet, et ce pour toute la durée d’exécution de l’accord-cadre lequel sera conclu pour une durée de trois ou quatre ans.

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La fiche projet "Dématérialisation des factures"