Cycle d’informations > La dématérialisation du process des déplacements professionnels en 10 mots clés

Si les portails de réservation en ligne et les relations avec les agences de voyage sont connus des établissements, les processus dématérialisés de l’ordre de mission et de l’état de frais liquidatif sont totalement nouveaux.

La mise en place de ce type d’outil et de process impacte tant les utilisateurs que les services et directions de l’établissement (DAF, DSI, Agence Comptable, DRH, laboratoires de recherche et composantes …).  Il convient donc de s’y préparer en mesurant les impacts sur l’organisme et l’organisation, les personnels, les utilisateurs et de les anticiper en définissant une stratégie de conduite de changement. Pour ce faire, les établissements doivent s’interroger sur leur capacité à mener à bien le projet et le déployer :

• Au niveau stratégie de l’établissement : pourquoi changer ? Quels apports ? Quels coûts ? Quels gains ? Quels avantages ?
• Au niveau managérial et opérationnel : comment seront réalisées les différentes fonctions requises pour satisfaire les besoins ? Quelles seront les nouvelles procédures par rapport à l’utilisation du futur système ?  Comment va s’insérer le projet  dans le fonctionnement de l’organisation ? Quels seront les traitements automatisés ? Quelle sera leur logique interne, leur logique d’exécution ?

C’est la raison pour laquelle l’accompagnement doit prendre en compte à la fois l’utilisation de l’outil mais également qui intervient et à quel stade, les évolutions des processus, les problématiques RH de compétences, etc. Il doit s’appuyer sur  une communication permanente et progressive, sur des personnes ressources bien identifiées et impliquées, ainsi que sur des formations qui faciliteront l’appropriation, l’assimilation et l’adoption du nouvel outil.

L’accompagnement est, en effet, un axe déterminant  de la réussite d’un projet  à forts impacts organisationnels et stratégiques. Les établissements doivent y prêter une attention particulière en construisant leur propre plan d’action.

A suivre…

#mot10 = Missions ESR 2021

Aller + loin

• La salle ouverte « Mission ESR 2021 » du 9 novembre dernier

• La web-conférence Déplacements professionnels sur le futur accord-cadre Amue/CNRS du 28 juillet dernier
• La présentation faite en plénière du Club’U Sifac : Futur accord cadre mission et REX Notilus