COPIL Sifac du 27 septembre + Ce qu’il faut retenir

Le comité de pilotage du projet Sifac et Sifac-Démat s’est tenu le 27 septembre dernier en présence des représentants d’établissements et de l’équipe Amue pour débattre des priorités et avancées du produit. Zoom sur les informations essentielles à retenir.

Plan produit + Une année 2017 intense

Le plan produit prévisionnel pour la fin 2017 et pour le premier semestre 2018 a été présenté, montrant de nombreux dossiers en cours de finalisation ou en instruction. On peut retenir 3 axes principaux : la trésorerie, des nouvelles fonctionnalités permettant de faciliter les actes de gestion quotidiens,  

• Nouvelles fonctionnalités du module trésorerie (2e trimestre 2018),

• Autour de Chorus Pro : Finalisation de la fonctionnalité Chorus Pro pour les flux de vente (1er trimestre 2018), prise en compte des factures complétées et des factures de travaux dans Chorus Pro Dépenses (2eme trimestre 2018),

• Poursuite des fonctionnalités GESLAB (flux commandes au 1er trimestre, travaux sur service fait et facture), poursuite de l’archivage intermédiaire avec déploiement pilote au 1er trimestre 2018

• Nouvelles fonctionnalités : eProcurement, soit l’achat en ligne sur des plateformes fournisseurs (2eme trimestre 2018), Service facturier recette (fin de conception 2eme trimestre 2018 sous réserve d’un cahier des charges complet et disponible en janvier 2018), gestion des créances simplifiées (2eme trimestre 2018)

• Poursuite des travaux autour de Sinaps

 

Maintenance et assistance + Des indicateurs qualité

Côté Sifac :

• Dans un contexte de forte activité d’assistance (le double des années précédentes) et de complexité accrue des demandes (notamment autour de la trésorerie), la qualité et la réactivité du dispositif restent globalement conformes à la charte assistance. L’Amue a pris en charge plus de la moitié des fiches que les années précédentes, notamment en raison de sa compréhension des processus métier et fonctionnels.

• La solution se stabilise, avec les corrections en cours du reporting et du suivi d’exécution.

• Un transfert approfondi de compétence vers le prestataire est en cours, de façon à libérer les consultants Amue pour leur permettre de participer plus amplement au plan produit.

Côté DEMAT :

• Des problèmes de ressources chez notre prestataire (turn over important) ont entraîné à la fois une perte de compétence et des difficultés de respect des délais. La situation revient progressivement et lentement à la normale.

 

Accompagnement GBCP

Le dispositif d’ateliers régionaux autour de la trésorerie est très bien accueilli par les agences comptables. Ces ateliers créent des liens entre les établissements et les experts, cela crée un réseau très profitable. L’Amue précise à cette occasion qu’elle n’est pas en mesure de répondre à des demandes d’accompagnement individuel.
A fin septembre, on estime qu’un tiers des établissements seront en difficulté pour effectuer correctement la clôture 2017.
                

Dossiers en cours + Etat d’avancement               

• Trésorerie : mise en place de contrôles bloquants de façon à assurer plus de cohérence de saisie des pièces comptables, gestion des opérations pour comptes de tiers, journal de trésorerie et amélioration des échéanciers CP/CE. Fonctionnalités disponibles au 1er semestre 2018

• Dématérialisation native : Côté dépense, via SIFAC DEMAT, les évolutions pour prise en compte du flux FI et des factures complétées seront livrées à l’Amue fin-octobre/mi-novembre. Côté recette, des difficultés de ressources autour de iWay retardent la livraison de l’automatisation de dépôt des factures sur le portail Chorus Pro. A ce jour, nous n’avons pas de visibilité sur la date de mise à disposition en établissements.

• Sifac Démat : la vague 5 (5 établissements) est en cours de déploiement, la vague 6 est en préparation pour un déploiement courant 2018.

• Geslab : le flux budget est en phase de VSR alors que les travaux sur le flux commande se poursuivent pour une phase pilote en février 2018. Les travaux sur les flux Service Fait et Facture seront lancés en avril 2018.

• Archivage intermédiaire :  une expérimentation a eu lieu à Lyon1 en juillet sur le périmètre Pièces Comptables et Dépenses. Une phase pilote est programmée pour la fin d’année avant généralisation, et une extension de périmètre sur Budget et Recettes est prévue en 2018.

• Montée de version OS/ SGDB : report des travaux au second trimestre 2018, de façon à ne pas pénaliser les établissements dans leurs opérations de changement d’exercice.

• Service Facturier recette : les travaux des tutelles et des différentes associations autour de l’optimisation du flux recette sont toujours en cours, avec objectif de finalisation janvier 2019. Les besoins d’évolution de Sifac dépendront du résultat de ces travaux.

• eProcurement : les besoins autour de ce sujet d’optimisation de la performance achat ont été définis avec un groupe de travail composé d’établissements et de fournisseurs. Les travaux actuels portent autour de l’orientation technologique à mettre en œuvre pour une livraison en juin 2018. Cette solution, composante de Sifac, ne sera pas obligatoire.

• Gestion des déplacements : l’Amue et Cnrs mènent une réflexion sur le processus missions (de l’ordre de mission à la liquidation de la mission, en passant par les commandes de transport et hébergement) avec un groupe d’établissements, visant à fournir une solution globale moderne et dématérialisée.