Conférence + Le pilotage et ses outils : des indispensables pour optimiser le patrimoine immobilier

Le 1er juillet 2015 se tiendra à la maison des universités le premier séminaire d’échanges et de partage de bonnes pratiques des acteurs du pilotage patrimonial dans les établissements d’ESR. Florence BRIAND, chargée de domaine Patrimoine et William BASLEY nouveau chargé de domaine Pilotage à l’Amue, nous éclairent sur les enjeux d’un tel événement.

+ Cette conférence sur le pilotage patrimonial est une première de l’Amue. Pourquoi ce sujet et comment a-t-il été préparé avec les établissements ?

W. BASLEY : "Le sujet s’est imposé à la suite des attentes exprimées lors du séminaire partenarial sur l’optimisation du patrimoine universitaire du 5 novembre 2014. Il fait suite également à l’expression de besoins de pilotage et indicateurs du patrimoine menée en 2014 avec les établissements (cf volet 2 de l’étude). Pour pouvoir optimiser, il faut évaluer les moyens nécessaires et les leviers financiers dont on dispose. Il faut donc piloter.
Nous avons préparé la conférence en groupe de travail avec les établissements et l’association ARTIES. Nous avons échangé sur les thèmes les plus attendus, avec les multiples acteurs dans ce domaine : vice-présidents patrimoine, directeurs généraux des Services, directeurs immobiliers, chargés de missions sur le pilotage immobilier.
Tous seront représentés le 1er juillet à la tribune."

+ En quoi la gestion du patrimoine est-elle un enjeu de pilotage de premier plan ? Concerne-t-elle tous les acteurs d’un établissement ?

W. BASLEY : "La gestion du patrimoine immobilier représente le deuxième poste de dépenses d’un établissement après la masse salariale (en moyenne 10 % du budget). L’entretien du patrimoine génère des charges de fonctionnement récurrentes et pour certaines, en augmentation : l’énergie par exemple ; de plus, les opérations de réhabilitation ou de construction mettent en jeu des moyens financiers importants en investissement, dont il faut assurer un suivi rigoureux. Cela impose d’anticiper et ce, sur plusieurs années. C’est pour cela que le pilotage du patrimoine est nécessaire, pour se projeter à moyen terme en fonction du scénario retenu pour la stratégie immobilière.
On touche là à l’usage des locaux, qui sont utilisés par tous les acteurs d’un établissement. Le patrimoine permet de rendre les missions d’enseignement et de recherche. Il est donc impératif de permettre aux différents utilisateurs d’étudier et de travailler dans les meilleures conditions possibles."

+ Comment l’Amue souhaite-t-elle prendre en compte ces nouveaux besoins ?

W. BASLEY : "L’Amue est pleinement consciente de la nécessité d’accompagner les établissements dans le domaine du pilotage. C’est pour cette raison que j’ai été récemment recruté en tant que chargé de domaine pilotage. Il y a des besoins importants auxquels nous souhaitons répondre le plus efficacement et rapidement possible."

+ Mieux piloter pour dégager de nouvelles marges de manœuvre financières… Quels exemples avez-vous identifiés dans le paysage de l’ESR ?

W. BASLEY : "Des établissements ont optimisé leur gestion des fluides, l’occupation des locaux, le suivi des opérations de travaux, le suivi des recettes annexes, etc… L’un a analysé les risques liés au patrimoine pour définir ses priorités dans les opérations de travaux. Un autre a travaillé sur sa capacité financière pour élaborer sa stratégie immobilière sans financement spécifique. Ils témoigneront en ce sens le 1er juillet."

+A propos de système d’information, quelle est aujourd’hui la stratégie de l’Amue sur ce sujet ?

F. BRIAND : "Au-delà du besoin spécifique en matière de patrimoine, les adhérents ont exprimé le besoin d’un système d’information qui repose sur des compétences humaines attendues, une organisation efficiente et des outils informatiques interopérables.
Sur le volet du patrimoine, il s’agit tout d’abord de bien connaître pour bien gérer. C’est pourquoi l’Amue a répondu à la demande de nombreux établissements de les aider à s’équiper en logiciel gérant le référentiel patrimonial des locaux. Il faut rappeler qu’actuellement moins de la moitié des établissements sont dotés d’un tel outil."

+Quelles concrétisations après la conférence ?

F. BRIAND : "Tout d’abord la priorité est donnée à l’accord-cadre en cours d’élaboration pour l’acquisition par les établissements qui le souhaitent d’un outil de gestion du patrimoine. Ce travail est mené par l’Amue avec un groupe de 10 établissements ; nous sommes actuellement en phase d’analyse des offres des candidats pour sélectionner les 5 attributaires qui seront retenus en août prochain. Après le séminaire de lancement de cet accord-cadre le 22 septembre 2015 (inscriptions à venir), les établissements pourront dans la foulée lancer une remise en concurrence des prestataires pour se doter dès début 2016 de la solution de leur choix.

Ensuite nous poursuivrons les réflexions menées en 2014 sur les besoins fonctionnels et les indicateurs de la fonction patrimoine en articulant celles-ci avec les évolutions du contexte à venir et notamment la refonte de l’enquête patrimoine et du référentiel immobilier de l’enseignement supérieur engagés par le MENESR."

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