Comptabilité analytique > une conférence sur les coûts complets

L’Amue et la CPU ont remporté un appel d’offres européen lancé par l’Association de l’Université Européenne (EUA). La finalité ? L’organisation d’une conférence qui portera sur l’utilisation des coûts complets en tant qu’outil d’aide au pilotage d’une université.

Rencontre avec Serge Bourgine, chargé de domaine finances à l’Amue

Act’U : Pouvez-vous nous en dire plus sur cet appel d’offre ?  Comment s’est déroulée la collaboration avec la CPU ?

Serge Bourgine : L’Amue a investi le domaine de la comptabilité analytique depuis plusieurs années. A travers nos actions et au fil de nos échanges avec les établissements, il ressort que cette matière, encore nouvelle, peine à trouver sa place en tant que technique reconnue comme pourvoyeuse d’informations pouvant aider à la décision et ayant vocation à alimenter les tableaux de bords des équipes dirigeantes. C’est pourquoi, lors de la parution de l’appel d’offres lancé en février 2010 par l’EUA il est tout de suite apparu évident pour la CPU et l’Amue de nous porter candidat car le contenu de l’accompagnement proposé recoupait nos propres réflexions.

Globalement, le programme de travail initié par l’EUA porte sur la pérennité du financement des universités, la gestion financière et les coûts complets. Ce qui a particulièrement attiré notre attention était la volonté de l’EUA, à travers son offre, de « sensibiliser sur la prise en compte des coûts complets comme un outil de gestion stratégique pour les universités afin de leur permettre de gérer leur gamme croissante d'activités de manière efficace » et « d’apporter en illustrations les meilleurs exemples pratiques, de favoriser l'apprentissage mutuel et le partage d'expériences dans le développement de l’utilisation des coûts complets ». Ces axes et ces méthodes de travail correspondent assez largement à notre propre démarche.
Dans son appel d’offres, l’EUA demandait que la candidature soit portée par la présidence des universités. Nous avons donc candidaté de concert avec la CPU, elle en tant qu’organe politique, affirmant sa volonté que les établissements français s’approprient cet outil d’aide au pilotage et l’Agence en tant qu’opérateur du programme d’accompagnement des universités dans la mise en œuvre de cet outil. Notre projet a été retenu et nous avons construit le programme de travail en totale collaboration entre la CPU, l’Amue et l’EUA. On peut enfin signaler que cette action sera financée pour partie par l’EUA (dans le cadre du 7ème PCRD) et par l’Agence.

Act’U : La conférence aura lieu le 14 janvier prochain à l'Amue à Paris. Comment va se dérouler cette journée ? Quels sont les objectifs principaux de cette rencontre ?

Serge Bourgine : Pour cette journée, nos cibles privilégiées sont les présidents et les équipes dirigeantes des établissements. Le contenu de la conférence, construit par les trois partenaires, vise à atteindre un objectif que l’on peut résumer ainsi : en quoi la comptabilité analytique et les informations qu’elle produit peuvent et surtout doivent constituer un outil d’aide au pilotage ? Notre message est simple : il ne s’agit pas de piloter par les coûts complets mais bien de piloter en s’appuyant aussi sur cette source d’informations. En effet, à l’heure de l’autonomie renforcée, les universités ont la nécessité de disposer d’informations leur conférant une image complète de leur situation afin de les mettre en capacité de mesurer leurs forces et leurs faiblesses, leurs activités, les moyens dont elles disposent et d’évaluer leurs projets et le coût de ceux-ci.

Afin d’illustrer au mieux cet objectif, nous avons souhaité en accord avec l’EUA bénéficier de témoignages d’universités européennes particulièrement avancées sur ce sujet. Elles présenteront la façon dont elles ont mis en place les coûts complets en exposant leurs objectifs de départ et leur utilisation concrète dans le système de pilotage de leur établissement. Il y aura par exemple l’intervention de l’université d’Oxford au Royaume Uni et celle du collège royal de musique de Stockholm pour la Suède.
Au cours de l’après midi, les participants auront l’occasion d’approfondir, au sein de deux ateliers de travail, certains des aspects de la mise en œuvre et de l’utilisation des coûts complets. Le premier sera axé sur l’intégration des coûts complets dans le système de pilotage, le rôle d’une équipe dirigeante dans le déploiement de ces coûts et la communication à mettre en place autour de leur utilisation. Le deuxième atelier traitera des aspects plus opérationnels : qu’implique concrètement la mise en place des coûts complets dans les pratiques de travail à travers par exemple le suivi des temps ou la définition de clefs de répartition ?

Aujourd’hui, les universités françaises sont en attente d’informations à caractère opérationnel leur permettant de construire et de faire vivre leur propre modèle analytique. En effet, notamment à travers les actions de l’Amue, elles ont été sensibilisées à la comptabilité analytique, elles ont suivi des formations et elles disposent d’un module informatique via le logiciel Sifac. Il s’agit maintenant de réellement passer à la phase opérationnelle.

Act’U : L’Amue mène depuis 2005 une série de travaux dans le domaine de la comptabilité analytique, quelles seront les prochaines actions de l’Agence sur ce thème ?

Serge Bourgine : Cette conférence commune avec la CPU et l’EUA s’inscrit dans le plan d’actions de l’Agence pour 2011. Notre objectif est de proposer pour l’année à venir, des actions de partage d’expériences dans ce domaine. En 2006 et 2007 nous avions organisé des séminaires sur les fondamentaux en matière de mise place de la comptabilité analytique. Aujourd’hui, nous pensons qu’il faut aller vers une nouvelle étape qui consiste à communiquer sur les résultats obtenus grâce à la comptabilité analytique, et plus seulement sur les méthodologies de mise en place. Nous considérons qu’il faut s’appuyer sur les établissements qui sont le plus avancés pour montrer vers quoi on peut aller et surtout donner envie aux autres. Le programme 2011 débute donc avec cette conférence EUA le 14 janvier prochain, qui permettra de prendre connaissance des réalisations de certains de nos partenaires européens et d’identifier les éléments qui peuvent être intéressants pour les établissements français.

Une seconde conférence aura lieu le 3 février 2011 axée cette fois sur les 1ers résultats obtenus dans les universités françaises. Cinq universités viendront témoigner et présenter leurs choix en matière d’implantation de comptabilité analytique, les raisons de ces choix et les résultats obtenus avec le système choisi. Pour être encore plus concret, une troisième journée sera organisée le lendemain, le 4 février, où deux établissements utilisateurs de Sifac expliqueront leurs actions concrètes via le logiciel, quelle modélisation, quels « objets » du logiciels sont utilisés, quelles sont les informations restituées et par quel biais. Les inscriptions pour ces deux journées seront ouvertes au début de l’année 2011.
A travers ces différentes actions, nous souhaitons faire le lien entre la dimension politique, la traduction opérationnelle au sens métier du terme et au sens outil du terme.

D’autre part, l’Amue poursuit sa formation métier « comptabilité analytique » dont la prochaine session aura lieu à la mi-mars 2011. La deuxième session devrait se tenir en septembre prochain. Par ailleurs, nous sommes en cours de réflexion sur la construction d’une nouvelle forme d’action. En effet, notre formation actuelle présente les conditions de mise en œuvre, les techniques existantes, mais aujourd’hui plusieurs universités ont franchi cette étape. Nous essayons donc de trouver un moyen de travailler sur des points plus précis. Nous réfléchissons à une modalité de mutualisation des réalisations opérationnelles des universités, pour aller dans le sens de l’approfondissement de la mise en œuvre de la comptabilité analytique.
Enfin, les établissements peuvent toujours se référer dossier « comptabilité analytique » disponible sur le site internet de l’Amue, dans lequel ils trouveront toute la documentation que l’Agence a publié ainsi que toutes nos actions sur le sujet.