Comptabilité analytique > mise en place d’un nouveau dossier

Depuis 2005, l’Amue, en s’appuyant sur la contribution de représentants de la communauté universitaire, a engagé plusieurs actions dans le domaine de la comptabilité analytique :

• 2006 > première édition du guide méthodologique
• 2006/2007 > expérimentation de mise en place d’un système analytique au sein de deux établissements universitaires
• Organisation de séminaire
• 2008 > création d’une formation spécialement construite pour les EPSCP
• 2009 > réédition du guide méthodologique et publication d’un recueil de fiches thématiques.

Au fil de ces travaux, l’Amue a collecté un panel de questionnements, de démarches et de réalisations, qu’elle regroupe aujourd’hui dans un dossier dédié à cet outil de contrôle de gestion et d’aide à la décision.

Rencontre avec Serge Bourgine, chargé de domaine finances à l’Amue

Act'U : Pourquoi avoir mis en place un dossier consacré à la comptabilité analytique ? Quels sont vos objectifs ?

Serge Bourgine : La comptabilité analytique concerne désormais tous les établissements d’enseignement supérieur, dans ce contexte, il nous a paru indispensable de clarifier le paysage et de poser les bases de la mise en place de cet outil. Avec ce dossier, notre premier souhait est de permettre aux établissements de disposer d’informations partagées et d’échanger autour du thème de la comptabilité analytique.  Cet espace dédié rassemble une documentation riche et présente des démarches déployées par d’autres établissements. Nous proposons d’ores et déjà un certain nombre de documents et nous espérons que nos adhérents fourniront des éléments pour compléter cet ensemble tout particulièrement par la présentation des réalisations en cours.
La mise en œuvre d’une comptabilité analytique doit s’apprécier sur le moyen terme et nécessite que les établissements fassent preuve d’une véritable volonté d’en disposer. Compte tenu du degré de connaissance de cet outil, des préventions pouvant exister à l’égard de son exploitation et de la difficulté à mettre en œuvre les facteurs essentiels à sa réussite (notamment la participation active des membres de la communauté universitaire et la collecte de données de qualité) il nous a paru indispensable de donner les éléments factuels et nécessaires à sa compréhension.

C’était déjà un de nos objectifs lorsque nous avons publié le guide méthodologique et le recueil de fiches techniques en 2006. Suite à cela, nous avons vite constaté la nécessité de dépasser le stade des recommandations pour aller sur le terrain de la réalisation concrète. La 2ème édition du guide et du recueil parue en avril 2009 contient les fruits des réalisations des établissements.
Depuis 2008, nous proposons également une formation spécialement axée sur les conditions de mise en place d’une comptabilité analytique dans une université, les modèles possibles et sur l’exploitation des informations produites.
Cet ensemble d’actions d’accompagnement « métier » se coordonne avec le déploiement d’applications de gestion informatisées, je pense notamment à Sifac. Ainsi, les établissements disposent à la fois des éléments pour concevoir, mettre en place et exploiter concrètement un système analytique.

Act'U : Comment sera structuré ce dossier ?

Serge Bourgine : Le dossier comptabilité analytique est à la fois une base documentaire et une bourse d’échanges. Il est structuré autour de quatre axes : les actions conduites par l’Agence, la documentation utile sur le sujet, les illustrations et cas pratiques des établissements, l’ouverture vers une documentation plus large :

• La rubrique actions regroupe les actions de partage d’informations : séminaires et formation.
• La rubrique documentation rassemble les documents et ouvrages produits par l’Agence sur le thème de la comptabilité analytique et du calcul de coût. Nous mettons à disposition plusieurs publications que nous avons jugé particulièrement utiles car elles permettent de situer cette matière dans le cadre des chantiers du pilotage et de la modernisation de la gestion des universités.
• La rubrique illustrations et cas pratiques assure d’une part le lien avec Sifac, l’application de tenue de comptabilité analytique que déploie l’Agence, mais également avec des documents issus des établissements adhérents de l’Agence : support de communication, cartographie, méthode de calcul de coûts. Cette partie s’enrichira à l’aide des contributions de nos adhérents.
• La rubrique en savoir plus a vocation à proposer une ouverture via les réalisations de structures externes aux universités.

Act'U : Comment la comptabilité analytique va-t-elle aider les établissements à redéfinir leur politique financière ?

Serge Bourgine : Ce dossier s’inscrit dans le contexte actuel du passage aux responsabilités et compétences élargies, qui se traduit au niveau financier par la recherche de l’adéquation entre objectifs et budgétisation.
L’approche financière des établissements a jusqu’à présent été orientée vers le budget en raison des ouvertures de crédits (et donc de l’autorisation de dépenser) qu’il permet. Résultat, le budget des universités a perdu en lisibilité, il est devenu morcelé, l’autorisation s’effectuant à un niveau de plus en plus fin dans les structures financières. C’est donc l’approche structurelle qui l’a emporté sur l’angle de la lecture de la politique menée et des objectifs poursuivis. On sait qui dépense quoi mais assez peu pourquoi.
Aujourd’hui, les établissements doivent repenser leur architecture financière en repositionnant le budget comme outil de traduction d’une politique et d’affirmation de niveau de responsabilité. La mise en place d’une comptabilité analytique doit être considérée comme un outil de suivi de gestion, d’aide à la décision et de calcul de coûts :

• Aide à la décision car seule la comptabilité analytique permet d’apprécier de façon transverse et en coût complet les ressources nécessaires à une activité, un projet, un service, une mission, …
• Calcul de coûts car venant aider à la décision en tant qu’un des éléments d’information utile à la décision.

Bien sûr, en disant cela, je n’oublie pas que nous situons le déploiement de comptabilités analytiques dans un horizon de moyen terme.

Act'U : Quelles seront les prochaines actions en matière de comptabilité analytique ?

Serge Bourgine : Nous sommes à un stade où les établissements disposent d’un vaste panel d’informations sur le sujet et sont en capacité de lancer leur projet de mise en place d’une comptabilité analytique. Il faut maintenant faire vivre et prospérer les démarches analytiques. L’Agence continuera à aider ses adhérents, à construire et à faire fonctionner leur système. Premièrement cela suppose que les établissements alimentent leurs propres systèmes et ainsi constituent eux-mêmes la base d’échanges d’informations. Deuxièmement, cela renforce le rôle de l’Amue en tant qu’organisatrice des partages d’expérience et des échanges de bonnes pratiques.
Nous proposons dans un premier temps de s’appuyer sur la liste d’échanges RCE pour que les établissements partagent leurs questionnements sur le thème de la comptabilité analytique. Pour l’instant, les échanges se focalisent sur le calcul de la masse salariale et son suivi. Il pourrait être utile que les établissements se penchent sur le dialogue de gestion interne, sur les critères internes d’allocation de moyens ou encore sur les modalités de suivi de gestion.
Nous comptons aussi sur l’exploitation des données analytiques enregistrées dans le logiciel Sifac pour amener des éléments concrets d’information et d’exploitation. Il est encore sans doute un peu trop tôt. Lorsque les sites seront prêts, un séminaire parait incontournable.

D’autres modalités d’action sont également à l’étude pour les prochains mois : groupe d’échanges sur les modèles spécifiques, calcul de coûts partiels, aide à la budgétisation, structuration analytique, analyse et exploitation des résultats, …
Nous contacterons prochainement les établissements pour organiser ces échanges.