Comité de suivi Sifac > retours d’établissement

La première réunion du comité de suivi s’est tenue le 24 septembre dernier permettant aux établissements membres d'arbitrer sur les dossiers évolutifs prioritaires. Fonctionnement, constitution et perception du comité par les participants, Act’U donne la parole à Frédéric Dehan de l'université de Strasbourg pour en savoir plus.

Rencontre avec Frédéric Dehan, directeur général adjoint aux ressources à l' université de Strasbourg.

Act'U : Comment percevez-vous la mise en place d’un Comité de Suivi qui soumet à un groupe d’établissements représentatifs de la communauté l’arbitrage entre les dossiers évolutifs identifiés ?

Frédéric Dehan : Nous sommes assez positifs sur le principe de travail mis en place avec ce  comité de suivi. Au niveau de la représentativité, il rassemble notamment des établissements de taille importante, ce qui nous apparaît tout à fait pertinent. En effet nous disposons d’une couverture fonctionnelle assez vaste en matière financière, autour de Nabuco à ce jour, et nous souhaitons donc pouvoir retrouver un niveau équivalent, voire supérieur avec Sifac, nos besoins recouvrent un périmètre plus vaste que celui d’établissements  de taille plus réduite.
La mise en place de ce comité de suivi va nous permettre très concrètement de confronter nos besoins avec les évolutions proposées, et d’exprimer une position claire sur la compatibilité de celles-ci  avec notre stratégie en matière financière.

Act'U : Quelle est selon vous la pertinence de la constitution du groupe, composé notamment de représentant des associations de DGS et d’AC, ainsi que de DGS d’établissements particulièrement impliqués dans la construction et les évolutions du produit, pour hiérarchiser les dossiers en attente?

FD : La constitution variée de ce groupe permet de faire le lien avec d’autres établissements sur des périmètres de compétences variées. Je pense que si le comité de suivi avait été plus important, il aurait été plus difficile de ne pas retomber dans les travers spécifiques aux groupes utilisateurs. C'est-à-dire situer les problématiques sur des périmètres trop larges, avoir des difficultés à trancher sur tel ou tel arbitrage. Les décisions seraient prises au plus petit dénominateur commun, ce qui n’est pas forcément ce que recherche un gros établissement tel que l’université de Strasbourg par exemple.

Par rapport au comité de suivi, c’est la première fois que j’y assiste, j’ai pu faire part de mes observations par rapport aux conclusions qui ont été annoncées. Le comité valide des décisions prises par tout le comité, c’est un travail d’équipe, de mutualisation. Bien sur, il s’agit du premier comité, il y a donc forcement des choses à améliorer. Je pense notamment en termes de présentation des évolutions : il faudrait donner des éléments chiffrés plus importants. Le comité va trouver un équilibre entre l’apport des établissements et celui de l’Amue au fur et à mesure, c’est un travail évolutif.

Act'U : Par quel canal pensez vous pouvoir être l’écho des décisions prises lors de ce comité vers l’ensemble de la communauté utilisatrice de Sifac, à la fois pour expliquer ces choix et pour impliquer d’autres établissements dans la réalisation des dossiers retenus ?

FD : A l’université de Strasbourg, nous sommes encore dans une situation de déploiement de l’outil et non de production, ce qui diffère de la plupart des établissements représentés dans ce comité. La communication actuelle se fonde  sur notre démarche projet,  il s’agit bien évidemment d’une communication provisoire, dans l’attente de la bascule d’ici trois mois.
A l’issue du comité de suivi, je rédige mon propre relevé de conclusion qui est diffusé à l’ensemble de l’équipe projet, en premier lieu à notre comité de pilotage mais aussi à un niveau infra. C’est par ce biais que circule l’information concernant le comité de suivi Sifac.
L’information globale autour de Sifac est communiquée à l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet, au travers d’un plan de communication. Toutes les directions « métier » concernées sont destinataires des informations de quelque ordre qu’elles soient, notamment les évolutions programmées. De nombreuses réunions sont organisées, selon un périmètre variable, et les instances règlementaires de l’établissement sont tenues informées de l’état d’avancement du projet.

Au niveau de l’implication d’autres établissements, c’est encore trop tôt pour se prononcer, nous avons certes pris des contacts, essentiellement pour alimenter notre propre réflexion en matière de mise en œuvre technique et organisationnelle, mais nous n’en  sommes pas encore au stade du partage de pratiques et d’échanges autour des évolutions potentielles. Je pense que cela sera variable en fonction des sujets, il n’y a pas de mode  opératoire type en la matière, tout dépendra des dossiers. Il faut aussi souligner que le rôle de l’AMUE consiste notamment à susciter l’adhésion d’autres établissements à partir du moment où elle communique sur les évolutions du produit.

Act'U : Comment voyez vous  la participation de votre établissement dans les évolutions de Sifac, plus généralement dans le développement de l’offre SI mutualisée ?

FD : Les différentes évolutions du produit seront mises à disposition des établissements via la souche. Nous avons lancé de notre coté des évolutions internes propres, que nous finançons seuls. Cependant,  nous ne sommes pas opposés sur le principe à mettre nos développements propres à disposition de la communauté universitaire. Il s’agit d’une question qu’il faudra débattre avec l’Amue et le reste de la communauté au moment voulu. L’échange se fera de toute façon au cas par cas et sur les bases d’une négociation.
L’idéal serait néanmoins que les décisions liées aux évolutions de la souche soient prises collectivement par le comité de suivi, et que les établissements n’aient pas à s’engager dans une démarche personnelle de développement, coûteuse, afin de couvrir leurs besoins fonctionnels. C’est la raison pour laquelle le comité de suivi est une opportunité de faire évoluer le produit de façon collective et pertinente.