Club’U Sifac > les retours de Lille 1 et Lyon 1

3 questions à Annie FOUDI, responsable des services financiers, université Lille 1 et Pascal BERWICK, université Claude Bernard Lyon 1, cellule SIFAC

1/ Quelles sont vos impressions sur la nouvelle formule du club U ?

Annie Foudi : La nouvelle formule du ClubU a connu un réel succès au regard du nombre important  de participants qui ont activement collaboré au déroulement des différents ateliers.
La mobilisation des établissements témoigne d’une attente forte des utilisateurs de Sifac en termes de   besoins, d’échanges et de confrontations d’expériences et de pratiques. Les principales vagues de déploiement sont maintenant achevées ; les sites les plus expérimentés ont présenté  à l’ensemble de la communauté des « retours d’expériences » très utiles car emprunt de pragmatisme.

L’intérêt de cette manifestation réside également dans  la multiplicité et la richesse  des contacts créés entre des utilisateurs qui ne figurent pas dans les réseaux d’échanges traditionnels et institutionnels  représentant les établissements.

Pour moi deux points forts à cette journée. Le premier concerne l’échange et la confrontation  des pratiques sur les domaines techniques et fonctionnels ; ainsi que les exemples d’appropriations et de personnalisation  de l’outil en fonction des contraintes d’organisation et des spécificités des établissements. Le deuxième se situe au niveau de l’organisation en ateliers thématiques représentatifs  des préoccupations majeures et des besoins de l’ensemble des utilisateurs comme la gestion du patrimoine, le contrôle de gestion, le contrôle interne et la qualité comptable, l’univers BO, les relations avec l’Amue, la dématérialisation des factures, la gestion de la pluri-annualité etc.

Pascal Berwick : J’ai beaucoup apprécié ce nouveau concept qui permet d’accroître les échanges et les thèmes, mais qui donne également la possibilité à plusieurs acteurs d’un même établissement de s’ouvrir sur d’autres thématiques et de pouvoir ensuite croiser les informations.

L’inconvénient pour cette nouvelle session est, selon moi, la multiplicité des ateliers proposés sur une période trop restreinte. Comme cela a été évoqué, en conclusion de cette journée, la durée de 2 jours semble plus adaptée, sachant que chaque sujet devrait pouvoir bénéficier d’environ 1h30 pour être efficace. Dans un même esprit, les ateliers pour lesquels une restitution d’expérience était prévue ont vu leur temps d’échange réduit d’autant. Je me permets de suggérer que les restitutions soient faites devant l’assemblée en sa totalité, car elle apporterait à tous un complément d’information sur l’environnement Sifac ; et aux participants des ateliers des éléments supplémentaires de discussion ou d’approfondissement.

2 / Cette formule vous a-t-elle permis d'identifier de meilleures pratiques à appliquer au sein de votre établissement ?

Annie Foudi : Les thèmes abordés dans les ateliers d’échanges ont permis aux utilisateurs d’identifier un socle commun d’usages. Des pratiques novatrices  ont également été présentées  à l’ensemble de la communauté par des sites précurseurs ou pilotes. Néanmoins chacun sait que la performance de l’outil et des pratiques mises en œuvre sont étroitement liées à la capacité des établissements  à « révolutionner » en amont leur organisation.

Certaines thématiques d’ateliers se prêtaient plus facilement  à des comparaisons de pratiques (SP-Univers BO-Scolarité-Dématérialisation des factures…) et sans doute ont-elles favorisé la création de contacts entre sites déjà utilisateurs et d’autres intéressés ou en cours de déploiement de projet.
D’autres concernaient plutôt des évolutions ou des développements de projets (gestion de patrimoine, contrôle de gestion, pluri-annualité…) qui ont fait l’objet d’apport d’informations et  de débats constructifs.

Pascal Berwick : Oui, dans un sens global et collectif également. Les aspects formation, constructions hiérarchiques de périmètre, schémas de gestion des habilitations, modes de connexions, …, sont concernés. Il faudrait également que l’Amue sensibilise de plus en plus les gestionnaires et les équipes à la formation. C’est un besoin essentiel. Il faut aller plus loin dans le coté « pratique » et anticiper sur le devenir des services financiers et comptables puisqu’il y a dorénavant une culture financière avant Sifac et après Sifac. Les établissements doivent avoir une réflexion interne et être aidés par l’Amue, notamment par les biais de formations, d’actions concrètes, afin de comprendre au mieux ce que les outils peuvent apporter aux établissements.

3 / Quelles orientations (quels ateliers ? quels sujets ?) souhaiteriez vous voir aborder lors du prochain Club U ?

Annie Foudi : La parole étant donnée aux utilisateurs, il me semble intéressant de réaliser en amont de la prochaine manifestation, un sondage auprès des utilisateurs sur les principaux thèmes répondant à leurs attentes et préoccupations et en fonction des évolutions à venir d’ici fin 2012.

Il faudrait identifier des co-animateurs d’ateliers travaillant en binôme avec les intervenants de l’Amue dès  la mise en place du clubU. L’ensemble des participants a plébiscité  le renouvellement de ce type de manifestation en exprimant également le souhait de pouvoir approfondir et échanger sur des thèmes « fédérateurs »  au cours de  deux  journées.

Sans occulter la nécessité de projeter, de prévoir et d’anticiper  les évolutions, il est important pour bon nombre d’établissements utilisateurs  mais  non leaders ou pilotes, de « bétonner » la démarche de refondation entreprise avec la mise en place de Sifac.
Nous sommes tous dans le même train, certains dans la locomotive d’autres en première classe, les autres  suivent, l’ensemble avance.

Pascal Berwick : De mon coté j’aimerais que les intérêts de mise en place de bases articles, en lien avec la dématérialisation et l’utilisation des Demandes d’achats (par Sifac ou Sifac-Web) soient approfondis, car ils constituent un tout indissociable et cela n’est pas perceptible au premier regard.

Cela impacte non seulement les procédures ordonnateur, mais également les procédures comptables et les moyens informatiques et réseaux sont touchés.

Je verrais bien également un sujet sur les compétences humaines nécessaires à la bonne mise en œuvre de Sifac, tant d’un point de vue informatique que bureautique et financier.