Club utilisateurs Apogée > deuxième rendez-vous

Le 11 décembre 2008 s’est tenue la deuxième rencontre de la communauté Apogée à l’Amue. Présent dans 86 établissements, il est utilisé par des personnels de différents profils. Actu vous propose le regard d’une gestionnaire et d’un expert technique.

En juin 2007, L'Agence a organisé le premier « club utilisateurs » d’Apogée. L’occasion pour les équipes de l’Amue de faire le tour des activités en cours concernant le  logiciel avec un objectif principal : renforcer les échanges avec les utilisateurs.

C’est avec cette même optique, qu’en avril 2008, une enquête a été lancée sur l’utilisation des logiciels de l’Agence dont Apogée : 73% des établissements utilisateurs d’Apogée se sont exprimés à cette occasion.

Le bilan de cette enquête d’utilisation et les orientations de l’Agence en matière d’intégration et d’interopérabilité de ses logiciels, ont permis à l’équipe d’Apogée d’adapter le programme de travail pour cette deuxième rencontre et d’annoncer la feuille de route 2009-2010.

Act’u vous propose un rendez-vous avec deux représentants de cette communauté, des universités de Limoges et de Savoie, parmi les 56 établissements présents lors de cette journée. Ils s’expriment sur les raisons de leur venue, et ce qu’ils retirent de ce deuxième rendez-vous.

Rencontre avec Gille Varelhias, responsable technique d’Apogée à l’université de Limoges et Marie-Hélène Bracco, responsable de la scolarité à l’université de Savoie.

1/ Quels sont les intérêts, selon vous  d'un dispositif tel que le « club utilisateurs » ? Qu'en retirez-vous pour la suite du travail en établissement ?

Marie-Hélène Bracco : Le "Club utilisateurs Apogée" étant un lieu d'échange entre les utilisateurs du logiciel Apogée et l'ensemble des services de  l'Amue qui travaillent sur le domaine Formation, Vie de l'Etudiant, l'existence et la pérennité d'un tel dispositif me paraissent incontournables.
Cette journée nous permet de partager les dernières actualités avec toute la communauté "apogéenne" (actualités réglementaires, actualités du logiciel et actualités d'assistance et de formation) et d’avoir un retour d'expérience des établissements concernant divers domaines d'Apogée comme par exemple celui de la modélisation des structures d'enseignements.
De plus, le retour de l’Amue lors de ces journées est important. Il nous permet de  prendre connaissance du bilan de la mise en place de nouveaux services numériques, mis à disposition par l'Amue, et de faire le point sur les chantiers en cours et les demandes d'évolution du logiciel.
Concernant l’université de Savoie, les informations recueillies au cours de cette journée d'échanges seront relayées aux différents partenaires au sein de l'établissent (équipe présidentielle, services de scolarité, observatoire...) Elles sont précieuses dans la prise de décision de telle ou telle orientation.

Gille Varelhias : Le « Club utilisateurs » doit être avant tout un club d’acteurs, où chacun fait partager ses expériences. Je pense que nous avons tous intérêt à ce qu’un tel dispositif perdure au vu des retours d’expérience des sites pilotes ou la présentation de solutions d’établissement.
D’une part, par leur représentativité, les établissements  doivent être une force de proposition pour faire évoluer le logiciel. D’autre part, il est essentiel qu’ils suivent  l’évolution des projets de l’Amue pour en définir les priorités  et ne pas faire localement les mêmes développements.
Toutefois, il devient difficile de faire patienter, en cette période de mise en place de la loi LRU, une gouvernance dont les besoins sont aussi soudains que variés.

2/ Pour l'Amue, le « club utilisateurs » permet d'échanger sur la feuille de route d'Apogée et de recueillir l'avis de la communauté. Le programme de cette deuxième réunion, établi suite à la première, correspondait-il à vos attentes? Quels ont été pour vous les points forts de cette séance?

MHB : Le programme de cette 2ème journée correspondait tout à fait à mes attentes. Il me semble qu'il était vaste pour une seule journée et méritait peut-être une journée supplémentaire.
Les points forts ont été principalement les témoignages des établissements pilotes concernant le bilan de mise en place des nouveaux services numériques "Inscription administrative des primo-entrants" et "inscription aux examens". Ils permettent de cibler très rapidement les écueils à éviter, les « plus » apportés par ces nouveaux services et d'appréhender la meilleure façon possible de les mettre en place dans notre propre établissement.

GV : Appartenant à un établissement pluridisciplinaire avec, y compris un secteur santé, la présentation par Jean Claude Mardon de l’Amue du futur concours L1 de Santé, fut révélatrice de la confusion sur la mise en application des textes dont je n’avais pas encore mesuré toutes les conséquences et les interrogations.

Le bilan sur le service numérique « Inscription administrative des primo-entrants » fut un autre point fort de la journée.
 
La satisfaction partagée des deux établissements  (Université de Rouen et Université de Lille 3) m’a permis de lever les craintes tant sur le plan technique que sur le plan organisationnel.

3/ Les universités doivent faire face aujourd'hui à un contexte particulièrement évolutif avec la mise en place de la loi LRU. Cela implique un travail collaboratif étroit avec les institutions et les autres établissements. Selon vous, la participation à ces journées est-elle nécessaire pour favoriser la mise en contact des membres de la communauté et améliorer le travail en réseau ?

MHB : Le "Club utilisateurs Apogée" est une occasion supplémentaire pour favoriser la mise en contact des membres de la communauté, mais pas exclusivement, les établissements travaillant déjà bien souvent au sein de comités inter-universitaires. La diffusion de la liste des participants fournie par l'Amue est une très bonne idée et permet de constituer un carnet d'adresses bien utile, en complément de la liste de diffusion existante.

GV : La création de PRES (Pôles de recherche et d’enseignement supérieur), d’UNR (Université numérique en région) montre que le travail collaboratif est au centre de toutes les attentions.
Il devient très difficile de tout faire, surtout avec les moyens humains limités de notre université. Un travail en réseau, peut être un élément de réponse à l’inadéquation entre l’autonomie et les moyens engagés.