Caplab + La co-construction du projet avec l’Université Clermont-Auvergne est lancée

La construction de Caplab, SI partagé Amue-CNRS pour la description et le suivi des projets et activités du laboratoire, a démarré. Recrutement de l’équipe, chantiers en cours et à venir, choix des établissements pilotes … Romain THOUY, chef de projet SI Recherche à l’Amue, nous en dit plus sur les premières étapes de mise en œuvre.

Le lancement du projet Caplab a été annoncé en Assemblée générale de l’Amue, le 23 mars dernier. Comment les choses se mettent-elles en place ?

Une première étape fondatrice a été la signature de la convention de co-construction entre l’Université Clermont-Auvergne (UCA) et l’Amue, à Clermont-Ferrand le 27 mars 2017. A cette occasion, les membres des équipes projet de part et d’autre ont pu faire plus ample connaissance et initier la collaboration. Toujours sur le plan du cadrage juridique, la convention de partenariat avec le CNRS sera signée avant l’été 2017, après validation par le Conseil d’Administration de l’Agence le 28 juin. Les conventions de préfinancement ont été adressées aux établissements qui se sont d’ores et déjà portés candidats pour acquérir la solution.

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Quand le développement va-t-il concrètement démarrer et avec quelles équipes ?

Pour la construction de l’application Caplab, une équipe de 7 personnes va être déployée au sein de l’Université Clermont-Auvergne. Les recrutements sont en cours : 3 fiches de poste pour 6 postes (un product owner et 5 développeurs) sont publiées sur le site de la BIEP, (voir également sur les sites de l’UCA et de l’Amue), dont celle du product owner (voir l’encadré), et le scrum master est déjà identifié côté UCA.

Les membres de l’équipe de développement seront donc regroupés à Clermont-Ferrand, mais l’Amue participera bien sûr au processus de recrutement.
Du point de vue du timing, les prises de fonctions sont prévues à partir de septembre 2017, pour la construction du socle technique d’abord, et, à partir de début 2018, les développements de l’outil en mode agile.

La méthode agile, qu’est-ce que c’est ?
En gestion de projet, l'approche agile permet  de réduire l’effet tunnel, en impliquant le commanditaire et les utilisateurs du début à la fin du projet dans un processus itératif (sprints) et incrémental. L’objectif étant de disposer rapidement d’un outil opérationnel qui sera ensuite enrichi fonctionnellement régulièrement et en fonction de la valeur ajoutée offerte aux utilisateurs. Dans le cadre du développement d'un produit en méthode agile, le scrum master a pour responsabilité d'aider l'équipe à travailler de façon autonome et à s'améliorer constamment. Il est le garant de l'application du processus (scrum). Le product owner (PO) est principalement chargé de définir le produit qui apportera le maximum de valeur métier aux utilisateurs dans le temps et le budget impartis au projet. Pour guider et accompagner l’ensemble des acteurs de la co-construction dans cet esprit, l’Amue élabore un cadre méthodologique sur la co-construction et l’agilité, et s’appuiera sur l’intervention d’un coach agile.

Des travaux sont-ils déjà menés avec d’autres établissements ?

Le comité restreint se réunit tous les 15 jours depuis fin 2016 ; il est composé de représentants MOA/ MOE des 3 parties prenantes - UCA, CNRS, et Amue. Dans ce cadre, nous achevons actuellement une campagne d’entretiens en laboratoires, menée par les experts fonctionnels et métier Amue, pour affiner les besoins des unités de recherche. 9 visites ont déjà été réalisées, une quinzaine seront faites au total d’ici mi-juin. Une fois la synthèse de ce recueil validée par le comité restreint, la déclinaison en exigences fonctionnelles pourra démarrer sous forme d’ateliers dès septembre avec les établissements pilotes.

Qui seront les établissements pilotes ?

4 établissements ont déjà été retenus pour être pilotes dans la construction Caplab : il s’agit des universités Aix-Marseille Université, de Bordeaux, de Clermont-Auvergne, et de Lorraine. 5 laboratoires sont également candidats, et d’autres -  dont des instituts du CNRS – étudient cette opportunité. Nous invitons l’ensemble des établissements qui seraient intéressés par l’outil à se faire connaitre auprès de nous rapidement, car les candidatures restent ouvertes, tant pour être pilotes que pour s’engager à acquérir la solution logicielle.

L’engagement des établissements, dont le préfinancement est une traduction, reste un des fondements de la réussite de Caplab. Compris entre 10 et 22 K€ selon la taille des établissements, le montant de ce préfinancement sera remboursé à l’établissement au moment de l’acquisition du logiciel. Il est donc neutre dans le temps pour l’établissement mais constitue un levier majeur pour lancer plus rapidement les travaux sans préjudice pour l’avancement des autres projets de l’Agence. Qui plus est, les établissements préfinanceurs bénéficieront d’un accompagnement particulier.

Candidatez + Répondre au questionnaire « Préfinancement du projet Caplab »