Ateliers GBCP > Les premières conclusions se dessinent

A l'initiative de l'Amue depuis le 17 décembre 2013, 17 référents représentant 13 établissements* planchent sur la déclinaison des règles de gestion de la GBCP à appliquer au sein des établissements d’enseignement supérieur et de recherche. Un préalable indispensable pour construire le dispositif qui permettra de donner aux adhérents de l’Agence les moyens de basculer dans l’univers de la GBCP.

Cette fois c’est du sérieux ! Les ateliers de définition des règles de gestion de la GBCP ont lieu deux jours par semaine depuis le 17 décembre et se tiendront jusqu’au 8 avril. Cette première phase se traduira par la diffusion d’une expression des besoins utile tant pour les systèmes d’information que pour bâtir le plan de formation et le dispositif de préparation au changement.
Le groupe de référents qui associe des expertises variées (agent comptable, directeur et responsable financier, contrôleur de gestion) comprend également des compétences propres aux systèmes d’information puisque des représentants du progiciel Sifac et du logiciel Jefyco y sont associés.

Un objectif commun anime les réflexions : faire vivre la mutualisation et tirer les bénéfices de l’association de compétences plurielles.

Pour ces travaux, l’Amue a fait le choix de s’appuyer sur l’approche par processus proposée par le ministère des finances à travers la documentation diffusée à l’ensemble des opérateurs**. Cette démarche permet de respecter la logique métier et offre un cadre de réflexion cohérent et exploitable ultérieurement par tous les établissements pour une déclinaison interne. Une appropriation par chaque opérateur sera indispensable car avec la GBCP, c’est la fin des instructions codificatrices M91 ou M93. Désormais, l’Etat fournit un cadre général dénommé « dossier de prescriptions générales » (DPG) constitué de recommandations et représentant les organisations et modalités de gestion cibles qu’il souhaite voir se déployer au sein des opérateurs. Le DPG n’est donc ni un cadre réglementaire, ni une instruction, ni un cahier des charges mais bien un guide d’organisation en mode GBCP à décliner par chaque opérateur en fonction de ses missions et de ses spécificités. Les ateliers menés par l’Amue répondent à cet objectif.

Les premières conclusions

Après 6 séances, plusieurs éléments clés se dégagent. Outre les aspects techniques que constitue la mise en œuvre d’une comptabilité de caisse et d’un double budget, il ressort que :

• la réforme aura des impacts sur les organisations. Avec la GBCP, les établissements seront en mesure de rénover leur politique budgétaire et de se donner les moyens d’une vision pluriannuelle.
• L’information et la formation seront cruciales pour une appropriation réussie de la réforme.
• Le système d’information devra évoluer en profondeur.

L’enjeu de la production d’une information lisible et accessible par les différents échelons de gestion est déterminant. Dès lors que l’information financière sera partagée entre les trois comptabilités de façon bien distincte (et non plus mélangée comme actuellement), il faudra donner accès à des lectures croisées et complémentaires des informations disponibles en comptabilité budgétaire (autorisation d’engagement et capacité de caisse), en comptabilité générale (situation financière) et en comptabilité analytique (situation consolidée des coûts).

A travers ce premier point d’étape, le plan d’action dédié GBCP construit par l’Amue prend tout son sens . Un passage réussi à la GBCP nécessite la conjonction de trois chantiers : conduite du changement, formation et système d’information. Tous ces éléments devront être présents dans les prochaines actions proposées par l’Amue.

Les prochains rendez-vous

Alors que les référents se répartiront à compter du mois d’avril entre trois chantiers (formation, conduite du changement et système d‘information), les actions suivantes sont proposées en 2014 :

+ Juillet 2014 + Formations sur les concepts portés par la GBCP

+ Automne 2014 + Ateliers conduite du changement

+ Septembre 2014 + Appel à candidature pour le recrutement de formateurs

+ Novembre et décembre 2014 + Formation de formateurs

+ Janvier à mars 2015 + Formations métiers

+ Avril à juin 2015 + Formations outils

+ Fin du 1er semestre 2015 + Livraison du SI adapté à la GBCP

* Les établissements représentés au sein du groupe de référents sont : les universités de Bordeaux et IEP de Bordeaux, Bourgogne, Lorraine, Lyon 1, Nice, Rennes 1, Rouen, Saint-Etienne, Tours, UPMC, l’EHESS, l’école nationale supérieure de chimie de Montpellier, l’IEP de Rennes. L’association Cocktail est représentée en tant qu’assistance à maîtrise d’ouvrage par un de ses personnels

** Le ministère des finances a diffusé au mois de décembre 2013 un ensemble de documents dénommés « dossier de prescriptions générales ». 6 fascicules sont disponibles : présentation générale, budget, dépense, recette, comptabilités, annexes