Arrêté du 7 octobre 2015 + Etablissement, conservation et transmission sous forme dématérialisée des documents et pièces justificatives des opérations des organismes publics

L’arrêté fixant les conditions d’établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des documents et pièces justificatives des opérations des organismes publics pris en application du décret GBCP a été publié au Journal officiel du 21 octobre 2015.

Cet arrêté précise d’une part les conditions d’établissement et de transmission sous forme dématérialisée des documents de comptabilité et, d’autre part, les conditions d’établissement et de conservation sous forme dématérialisée des pièces justificatives des dépenses et recettes des organismes publics.

Il précise également les modalités de dématérialisation de la certification du service fait, des ordres de payer et de recouvrer ainsi que les modalités de communication des documents dématérialisés à l’autorité chargée du contrôle de ces organismes.

Dans son article 2, l'arrêté précise la définition de dématérialisation en distinguant les documents nativement numériques et les documents numérisés :

+  la dématérialisation dite « native », qui consiste à produire ou à recevoir des documents et pièces sous forme de données ou informations numériques permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitées automatiquement et de manière univoque;
+ la dématérialisation dite « duplicative », qui consiste à reproduire et à transférer des documents et pièces mentionnées à l’article 1er de son support papier initial à un support informatique. Elle procède notamment de la numérisation du support initial et peut comprendre la reconnaissance, totale ou partielle, de ses caractères.

Il est à noter que l'océrisation est rendue possible mais pas systématisée par défaut et, si l'article 10 précise que la "dématérialisation native des factures est établie selon les prescriptions de l’article 289-VII-3 du code général des impôts", il précise également qu'elle est aussi autorisée selon un format PDF non signé.

L'article 4 précise que dans le cadre du contrôle juridictionnel des comptes, les documents et pièces mentionnés qui ont fait l’objet d’une dématérialisation duplicative sont opposables au juge des comptes, comme à l’agent comptable, sans qu’il y ait lieu de présenter le document initial.
Seuls les documents constitutifs des comptes annuels sont transmis au juge des comptes comme le précise l’article 5.

En termes de durée légale de conservation, l'article 6 précise que "les documents et les pièces mentionnés à l’article 1 sont conservés au moins jusqu’à l’expiration du délai de mise en jeu de la responsabilité de l’agent comptable prévu par l’article 60 de la loi du 23 février 1963", on peut l’interpréter comme dix ans, ou un an après quitus de la Cour des comptes. L'article précise également que les documents peuvent être transmis par voie dématérialisée.

Les actes de gestion adressés par l’ordonnateur à l’agent comptable peuvent être dématérialisés comme l’indique l’article 7. L'ordonnateur certifie le service fait au moyen d'une transaction dédiée dans le SI ou au moyen de la transaction de l'ordre de payer. La dématérialisation de la certification du service fait et des pièces justificatives afférentes dispense l'ordonnateur de toute attestation manuscrite sur les pièces justificatives de dépenses prévues par la nomenclature des opérations de dépenses dans le GBCP.
Les ordres de payer et de recouvrer sont transmis à l'agent comptable par l'ordonnateur au moyen d'une transaction dédiée dans le SI.
Lorsqu'un service facturier est mis en place la dématérialisation de l'ordre de payer et des pièces justificatives afférentes s'effectue au moyen d'une transaction de certification du service fait dans le système d'information.

L’article 12 indique que la communication par l'ordonnateur des documents et pièces au contrôleur budgétaire pour l'exercice de ses missions mentionnées ou au contrôleur économique et financier pour l'exercice de ses missions peut avec l'accord de ces derniers être effectuée sous forme dématérialisée. Le visa ou l'avis du contrôleur budgétaire ou du contrôleur économique et financier peut être émis par voie dématérialisée.