Après la bascule, bien démarrer en GBCP + Point d’étape avec les établissements Sifac

Le 6 mars dernier se tenait au Ministère de l’économie et des finances une rencontre dédiée aux enjeux de la réforme GBCP. Fondée sur les retours d’expérience de la vague 1, elle a permis des échanges riches sur le thème de la bascule notamment, tant d’un point de vue métier que des nouvelles fonctionnalités opérationnelles dans Sifac. Les actes de cet événement seront publiés dans les prochaines semaines et reprendront l’intégralité des interventions en table ronde. Pour patienter, retrouvez ici le point de vue de trois participants à cette journée ainsi que les présentations à télécharger.

Nathalie HERRBACH, Directrice générale des Services adjointe de l’université Paris Sud

Philippe VERSCHEURE, Agent comptable de l’université Paris-Est Créteil-Val de Marne

+ Que vous a apporté cette journée ?

Nathalie HERRBACH : Un des apports essentiels de cette organisation est d'avoir eu un discours croisé entre les principaux acteurs que nous avons en université sur le sujet GBCP.
Leurs présences à tous ont valorisé les travaux que les universités mènent en pointant, chacun dans son domaine de compétence, les points essentiels de la GBCP.

Philippe VERSCHEURE : Très belle manifestation, une franche réussite. J’ai apprécié la présence d’un modérateur pour cadrer les débats. Le respect du timing et le cadrage des échanges ont rendu la journée particulièrement agréable et dynamique. La présentation à trois voix (DGFIP/DB/AIFE) était très bien construite et le support pourra utilement être repris dans les établissements. Par contre, j’ai moins apprécié la dernière intervention du bureau CE2B de la DGFIP décrivant notamment les prescriptions en matière de clôture de compte présentées à des établissements qui pour un grand nombre font l’objet d’une certification  des comptes depuis au moins sept ans.

+ D’un point de vue métier ?

Nathalie HERRBACH : L'apport a été considérable. Outre le sentiment de partager une expérience Sifac GBCP avec tout un amphi (et non seuls dans notre université), les focus sur les responsabilités du comptable (en lien avec l’ordonnateur) ont été très appréciés car très concrets et axés sur notre fonctionnement et notre culture universitaire.

Philippe VERSCHEURE :  D’une manière générale, j’ai beaucoup apprécié les témoignages, sans langue de bois, des établissements de la vague 1. Ils nous ont expliqué pourquoi, malgré l’accompagnement intensif de l’Amue, l’année avait été difficile pour eux.

+ Dans votre utilisation/connaissance de Sifac ?

Nathalie HERRBACH : L'apport de la journée n'a pas  concerné la technique Sifac que les différents documents Amue détaillent bien, mais elle a permis d'apporter un éclairage nouveau et original pour mieux comprendre la "philosophie " de l'outil.
Dès le retour dans notre établissement, nous avons provoqué une réunion Sifac GBCP pour détailler la suite du projet Sifac qui ne s'est pas arrêté avec la mise à disposition des utilisateurs de Sifac en mode GBCP. Ce séminaire a permis de mieux cibler les priorités, d'organiser le travail et de répartir les tâches dans les différents actes budgétaires et comptables notamment.
Nous avons aussi bien compris que les impacts de Sifac étaient à vérifier et que, bien que d'apparence identique, il s’agit bel et bien d'un nouvel outil que nous devons apprendre à maitriser, essentiellement dans les services centraux.

Philippe VERSCHEURE : Du point de vue de l’outil, l’intervention des consultants Sifac Amue et du chef de projet ont permis de prendre la mesure des changements dans l’outil en matière de comptabilité générale. Sincèrement, j’éprouve quelques inquiétudes devant l’ampleur de la tâche même si l’accompagnement est renforcé sur ce point. Nous sommes face à un véritable désarroi des équipes des agences comptables devant le changement de pratique. L’accompagnement de l’Amue est adapté lorsqu’il s’agit d’agents dont la comptabilité est le métier, mais cela devient plus compliqué quand il s’agit de personnels formés « sur le tas » et ayant des compétences comptables moins poussées, qui n’ont pas forcément conscience des impacts de leur choix de saisie d’écriture sur le plan de trésorerie.

+ Nous construisons le programme du Club U Sifac du mois de juin, auriez-vous des suggestions de thématiques d’échange ou d’accompagnement à nous indiquer pour vous ou vos équipes ?

Nathalie HERRBACH : Je pense qu'une aide à la programmation et re-programmation serait bienvenue. Cet exercice est nouveau notamment pour les composantes et leurs cadres financiers qui, bien que formés, n'ont pas encore de vision concrète et pratique de la méthode et de l'importance de ces opérations.
L'université Paris-Sud a choisi de ne pas utiliser le module « prestations internes » en GBCP et nous devons maintenant définir des modalités alternatives de gestion.
La technique des marchés ne semble pas non plus totalement acquise en matière de prévisions/ consommations des AE et CP.
Enfin, les tableaux de restitution budgétaire pourraient être davantage expliqués et notamment les liens entre les données entrées dans l'outil et la construction des tableaux.

Philippe VERSCHEURE : Je pense qu’il pourrait justement être utile d’organiser des ateliers très concrets sur ce sujet au Club U : comment se matérialise le plan de trésorerie ? Si je saisis telle écriture, quelle est l’impact sur le plan de trésorerie. Un atelier interactif et pédagogique qui permettrait aux agents de s’approprier ces notions en complément des web conférence d’accompagnement. Enfin, il est peut être utile de communiquer davantage sur les tableaux de concordance des comptes financiers, le passage entre le budget et la trésorerie. Cette notion est encore un peu fragile aujourd’hui.

Fabien PAPI, Directeur des Affaires financières, université d’Artois

+ Les points forts de cette journée

Le fait d'avoir l'ensemble des acteurs autour de la table a permis des échanges très constructifs.

+ Les points faibles

Nous n'avons pas assez parlé de restitutions des AE et des CP dans Sifac. La pause du midi nous a permis d’en parler entre collègues et nous sommes unanimes sur le manque de lisibilité relatif à ce sujet.

+ Les besoins d’accompagnement

Des formations de lecture très fine du budget (restitution des AE et des CP) et une formation de saisie des écritures comptables avec l'ensemble des cas de figure.

Pour aller plus loin

• Télécharger la présentation de la journée
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