Apogée/ROF/FVE > le COPIL a un an

Olivier Perlot, vice-président de l’université Reims Champagne-Ardenne, en charge de l’Université numérique et membre du comité de pilotage formation et vie de l'étudiant, nous donne son avis sur la première année de travail collaboratif avec l’Amue.

Amue.fr : 4 comités de pilotage plus tard, quel est votre regard sur ce dispositif mis en place par l’Amue ?

Olivier Perlot : La mise en place de ce comité il y a un an marquait la volonté de l’Amue d’être plus à l’écoute, plus en phase avec l’expression des besoins de ses utilisateurs. « 4 comités plus tard », je ne suis pas déçu ! Nous sommes vraiment dans cette perspective. Je sens que l’Amue ne souhaite pas uniquement avoir face à elle des clients ou des utilisateurs, mais bien des collaborateurs. Et ce dispositif va au-delà du Copil, c’est tout un ensemble : le Club U fin 2012 sous sa nouvelle forme et les comités techniques participent également à cette volonté.

Amue.fr : on peut toujours s’améliorer cependant… Que changeriez-vous ?

O.P. : Ce système fonctionne. Il devrait cependant fonctionner plus globalement. Je vous donne un exemple : il aurait été intéressant de pouvoir s’accorder un instant d’échange pour débriefer en séance sur le Club U de décembre 2012. Nous prenons des décisions pour la communauté… et ce que rapporte la communauté dans ces événements de grandes ampleurs nous concerne au premier plan. Je pense qu’un peu plus de liaisons entre tous ces dispositifs serait intéressant pour nous faire progresser dans notre réflexion.
D’autre part, j’ai souvent le sentiment que les décisions que nous prenons ont une temporalité très limité. Nous travaillons dans le court terme, sans cette vision à moyen terme indispensable dans le domaine informatique. J’attends beaucoup en se sens de la deuxième année d’existence du COPIL : nous verrons si nous avons été capables de cette vision à moyen terme durant les premières séances de l’an dernier.

Amue.fr : Quel est le rôle du comité de pilotage ?

O.P. : Il nous appartient de prendre des décisions pour faire avancer les projets au regard des moyens humains et financiers dont dispose l’Amue. Nous définissons les priorités pour les projets qui nous concernent. Et notre avis est pris en compte, c’est aussi pour cette raison que cela fonctionne bien.
Aussi, nous représentons le vecteur entre l’Amue et nos établissements. Nous sommes porteurs d’un contexte, des attentes et des besoins de nos établissements vis-à-vis des systèmes d’information mis en place. Il est de notre devoir de faire remonter les problématiques et les contextes qui nous occupent pour permettre à l’Amue de fournir aux établissements des outils de qualité.

Amue.fr : Vous avez des suggestions pour améliorer le fonctionnement ?

O.P. : Il est obligatoire que chacun des membres assure une présence régulière et pérenne… Même s’il est évident que pour les élus comme les Présidents et Vice-Président, la pérennité puisse être mise à mal. Ces profils restent pourtant indispensables pour donner un point de vue politique aux échanges.
Je pense aussi que les documents de travail de chaque séance mériteraient d’être livrés plus en amont pour nous permettre un regard plus pertinent et plus étayé. Certes, cela demande un travail supplémentaire à l’équipe et à tous les participants. Mais cela permettrait sans doute au comité de gagner en maturité… d’avoir cette vision à moyen terme que j’évoquais plus haut.

Amue.fr : La fréquence des rencontres vous convient-elle ?

O.P. : En toute objectivité, oui. 4 comités en 1 an, soit 1 par trimestre, c’est un bon rythme. Des séances plus régulières risqueraient de nous faire glisser dans un décisionnel d’urgence, du quotidien. Nous devons rester au niveau supérieur et ne pas entrer dans la maîtrise d’œuvre. Et très sincèrement, je doute qu’il soit possible de réunir les types de profils que composent le COPIL plus de 4 fois par an.

Merci à Olivier Perlot d’avoir répondu à nos questions.