Apogée > paiement en trois fois des droits d’inscription

Depuis la rentrée 2010/2011 les universités ont la possibilité de proposer le paiement des frais d’inscription en 3 fois pour tous les étudiants le demandant. Cette évolution est prise en compte dans le logiciel Apogée en 2010. Retour sur cette fonctionnalité.

Le paiement en trois fois > revaloriser la vie de l’étudiant

Lors des grands chantiers de revalorisation de la vie étudiante, le MESR a décidé en juillet 2007 de proposer des évolutions concernant le paiement en trois fois des droits d’inscription. L’objectif : permettre aux étudiants qui s’inscrivent à l’université, d’échelonner le paiement de leurs droits d’inscription.

Pour répondre à la demande du ministère, la CPU a constitué un groupe de travail qui a conclu que cette mesure ne pouvait être automatisée sans une expérimentation au préalable par des sites pilotes. 5 sites se sont ainsi portés volontaires pour les inscriptions 2008/2009. Un bilan, réalisé conjointement par l’Amue et la CPU en janvier 2009, a fait ressortir notamment que les sites étaient en attente d’évolutions dans le logiciel Apogée qui leur permettent de mieux gérer la population d’étudiants ayant opté pour le paiement en trois fois des droits.

En juillet 2008, un décret est publié faisant référence au paiement en trois fois de la cotisation de sécurité sociale. Deux ans plus tard, en juillet 2010, la publication des taux de droits d’inscription fait apparaître l’alinéa suivant dont les points principaux ont été mis en œuvre dans Apogée :

« S’agissant de la perception des droits de scolarité, je vous rappelle qu’à compter du 30 juin 2010, tous les établissements doivent avoir pris les mesures nécessaires à l’entrée en vigueur des dispositions des articles R.381-15 et suivants du code de la sécurité sociale, quirendent désormais possible le paiement en trois fois de la cotisation de sécurité sociale étudiante en même temps que les sommes dues pour les droits de scolarité, lorsque l’étudiant en fais la demande. Ces trois versements, d’un montant égal au tiers de la cotisation, sont perçus lors de l’inscription puis au cours des deux mois suivants. »

La mise en place de ce paiement fractionné appelle donc les précisions suivantes :

• Le versement fractionné est une option ouverte à l’étudiant ;
• L’inscription dans l’établissement est effectuée dès le premier versement et donne lieu à la délivrance de la carte étudiant ;
• L’absence du règlement à échéance de l’un des tiers de la cotisation sociale a pour conséquence la déchéance des droits sécurité sociale de l’étudiant ; l’absence du règlement à échéance de ses droits de scolarité a pour conséquence sa radiation de l’établissement ;
• Les établissements peuvent recourir au prélèvement automatique sur le compte de l’étudiant, ou au paiement différé par la carte bancaire.

Une nouvelles procédure > un nouveau périmètre pour Apogée

La dernière version Apogée livrée en mai 2010 contient les évolutions du paiement en trois fois des droits d’inscription :

• Par carte bancaire aux étudiants qui s’inscrivent via le web (réinscription ou primo-entrant),
• Par prélèvement automatique aux étudiants qui payent leur inscription en présentiel.

Comment ça marche ?

• Paiement web par CB

La prise en compte du paiement en trois fois dans les services numériques offerts à l’étudiant consiste à l’enregistrer par carte bancaire via un organisme de paiement externe. L’étudiant est en règle lors de son inscription dés le premier paiement, et ensuite les deux autres échéances sont gérées par l’organisme de paiement, un et deux mois après la première échéance. Les dates et les montants des trois échéances sont enregistrés dans Apogée en plus du montant global. Le suivi est effectué via les outils de backoffice mis à disposition par le site de paiement en ligne.

• Paiement par prélèvement automatique

En ce qui concerne les inscriptions classiques, un premier paiement intervient au moment de l’inscription et les deuxième et troisième paiements sont effectués par prélèvement automatique selon des périodes paramétrées par l’établissement. Comme pour les inscriptions par le web, les dates et les montants des trois échéances sont enregistrées dans Apogée en plus du montant global. L’étudiant est considéré en règle dès l’enregistrement des trois paiements même si seul le premier est effectif. Le suivi est ensuite effectué manuellement.

Une nouvelle extraction de tous les étudiants ayant opté pour le paiement en trois fois est rajoutée afin de permettre au service comptable d’effectuer un suivi de cette population d’étudiants.

Les limites
Les éditions/extractions comptables continuent à répondre au même fonctionnement. Les titres de recette sont intégrés de manière globale (y compris les étudiants en paiement en trois fois dont le montant global est enregistré) de façon à ce que l’ajustement comptable reste correct. Aucune intégration automatique n’est assurée vers la gestion financière et comptable.
Le scénario de déversement vers le logiciel Sifac pour gérer les prélèvements avec ce logiciel a été écarté. Son évolution aurait nécessité d’enregistrer tous les étudiant dans la base de données « Tiers » (celle où sont répertoriés les prestataires) afin de saisir les recettes individuellement.

Les réflexions actuelles sur la gestion du paiement des droits depuis la scolarité jusqu’à la prise en compte en comptabilité s’orientent vers le fonctionnement suivant :

• Continuer à intégrer les titres de recette de manière globale,
• Gérer individuellement uniquement les exceptions dans la brique finance (incidents de paiement, remboursement),

Début 2010 > les livraisons Apogée

En mars 2010, l’Amue a livré une documentation détaillée d’aide à l’implantation du paiement en trois fois permettant aux établissements d’anticiper sa mise en place. A également été diffusée,  une note explicative des modifications à apporter au dossier d’inscription papier pour prendre en compte les évolutions apportées par la V4.10.30 d’Apogée sur le processus d’inscription. La version d’Apogée contenant ces évolutions est disponible pour les établissements depuis mai 2010.

Le paiement en 3 fois aujourd’hui > l’enquête de l’Amue

Le paiement en trois fois des droits d'inscription a été mis en place pour l'année universitaire 2010/2011 pour tous les établissements. L’Amue souhaite avoir un premier retour d'expérience sur l'utilisation concrète de ce mode de paiement en établissement via le lancement d’une enquête en ligne.
Un bilan synthétique de cette enquête sera présenté lors du prochain club utilisateurs Apogée qui se tiendra à la Maison des Universités le 25 novembre 2010.