Amue Info n°51 > les actualités au 16 décembre 2010

Au sommaire de ce numéro : les livraisons et développements pour les logiciels Apogée (paiement des droits en 3 fois, réforme PACES, service numérique de saisie de notes à distance, ROF) et Sifac (commande d'achat web et fin de Nabuco). A lire également les rencontres Graal, le séminaire archivage et un retours sur les journées RCE de novembre.

Prochains rendez-vous

• Formation « Portée et usage de la politique budgétaire »
  2 sessions les lundi 10 et mardi 11 janvier 2011 et les lundi 17 et mardi 18 janvier 2011

Cette formation illustre les voies et moyens de construire une démarche budgétaire permettant de croiser objectifs de développement et allocation de moyens, de réaliser une projection pluriannuelle des prévisions budgétaires, de fiabiliser et d’objectiver les prévisions. Elle s’attache également à proposer des outils de suivi de réalisation des objectifs budgétaires.

• Formation « Règles de classement des enseignants chercheurs »
  les lundi 17 et mardi 18 janvier 2011

L’objectif de cette formation est d’accompagner les établissements d’enseignement supérieur dans l’application des nouvelles règles de gestion des enseignants chercheurs dans le cadre de la déconcentration des actes de gestion.

• Formation « gestion prévisionnelle des effectifs, emplois et compétences »
  4 modules de 2 jours en janvier, février, mars et mai 2011

L'Amue, en partenariat avec l’Esen,  met en place une formation liée à l’acquisition de la « gestion prévisionnelle des effectifs, emplois et compétences ». La formation GPEEC se veut à la fois d’un apport théorique et pratique par la présentation d’outils ainsi que par l’étude de cas pratiques. Cette formation concerne l’ensemble des personnels en activité dans les établissements d’enseignement supérieur (enseignants-chercheurs et biatoss).

• Conférence "Les coûts complets au service du pilotage"
  vendredi 14 janvier 2011

Le passage à l’autonomie des universités s’accompagne d’un renforcement particulièrement marqué de leur dispositif de pilotage. Parmi les instruments privilégiés d’aide à la décision, la capacité de fournir le coût complet des actions menées par l’établissement représente un des axes majeurs d’amélioration. L’objectif pour les décideurs est de pouvoir opérer des choix non pas fondés sur les coûts mais tenant compte des coûts. Dans ce cadre, l’Amue, la CPU et l’Association européenne de l’Université (EUA) organisent une journée d’échanges sur le thème des coûts complets au service du pilotage d’une université.

Contact : Alice.Veret(at)amue.fr

Offre logicielle de l’Amue > les livraisons et les développements

Apogée

Le 25 novembre dernier s’est tenu le 3ème Club Utilisateur Apogée qui a rassemblé plus de 60 établissements. En dehors des évolutions techniques, les quatre principaux dossiers fonctionnels ou réglementaires suivants ont été présentés :

>> Le paiement en trois fois des droits d’inscription

Cette évolution réglementaire a été prise en compte dans Apogée et livrée en mai 2010. Selon une enquête de l’Amue, il apparaît que ce nouveau mode de paiement, largement proposé par les établissements, représente moins de 10% des étudiants inscrits. Sa mise en œuvre s’est globalement bien déroulée. Les établissements expriment toutefois qu’il induit une charge administrative  supplémentaire en particulier pour gérer les incidents de paiement et les remboursements.
En savoir + > Apogée>paiement en trois des droits d’inscription

>> La prise en compte de la réforme de la première année commune aux études de santé (PACES)

Cette évolution a été mise à disposition des établissements le 7 décembre 2010, après une phase de test mobilisant plus de 15 établissements sur les 33 établissements Apogée santé. Construite avec la participation active de 9 établissements, cette évolution répond à la réglementation et aux orientations de la CPU. L’outillage permet de prendre en charge un nouveau calcul du numerus clausus et surtout le processus de choix des filières.
Ce processus sécurisé regroupe plusieurs étapes successives, dont certaines facultatives. Il tient compte des classements émis en fin de premier semestre et en fin de second semestre, ainsi que des choix préférentiels des étudiants. Ainsi en fin de premier semestre est proposé aux étudiants un service de simulation pour les aider à s’orienter, en tenant compte des préférences des autres candidats. En fin de second semestre, un service de saisie des vœux préférentiels est offert aux étudiants, permettant ainsi une affectation provisoire. Ce dispositif peut être complété par une étape de confirmation (dite amphi-garnison) en présence des étudiants, afin d’établir les affectations définitives.

>> Le nouveau service numérique web de saisie de notes à distance par l’enseignant

Fin mai 2011, l’Amue prévoit de diffuser un nouveau service numérique à destination des équipes enseignantes. Ce nouveau dispositif de collecte moderne et sécurisé des notes, permettra de saisir les notes et résultats à la source, à distance et à tout moment.Un outillage est offert pour définir par paramétrage le périmètre de la collecte et d’en piloter (suivi) son avancement. Il sera proposé dans un premier temps à un nombre limité d’établissements pilotes, avant d’être livré à l’ensemble des établissements, une fois la solution éprouvée.

>> Le référentiel de l’offre de formation (ROF)

Ce nouveau logiciel a pour ambition de valoriser, partager et diffuser l’offre de formation de l’établissement, en s’appuyant sur le format d’échange CDM-fr. Il concourerra aux processus d’élaboration de l’offre, de dialogue contractuel (demandes d’habilitation) avec les tutelles (5 vagues), de publication du catalogue au sein de l’établissement. Cet outil, autonome et complémentaire à Apogée, sera proposé comme un logiciel à part entière, avec une tarification propre. Un établissement adhérent de l’Amue pourra ainsi l’acquérir sans exploiter Apogée. Toutefois, ce dernier sera interfacé avec le ROF pour alimenter en partie certaines informations de la structure des enseignements. Ce référentiel sera exploité en 2011 par quelques établissements pilotes, actuellement en cours de sélection, avant d’être proposé à l’ensemble des établissements adhérents selon trois vagues de déploiement s’étalant entre 2012-2014.
En savoir + > Entretien avec Hugues Ponchaut > les chantiers d’actions de l’Amue

Contact : Alain.Philipona(at)amue.fr

Sifac

>> Commande d’achat Web dans Sifac

Parmi les dossiers évolutifs validés en club utilisateurs Sifac 2009, un lot regroupait la mise en œuvre d’une demande d’achat et d’une base articles dans le flux de la dépense et la valorisation des stocks. Lors de la phase de conception de ces dossiers, il est apparu nécessaire d’ajouter une surcouche web et ergonomique à la demande d’achat présente dans SAP. Un groupe de travail a alors été constitué avec les universités Montpellier 1, Strasbourg et UPMC pour spécifier ce besoin. Suite à la constitution de la maquette, il s’est avéré que l’attendu était en fait une « pré-commande d’achat » ergonomique plutôt qu’une demande d’achat, cette dernière nécessitant d’être complétée lors de sa transformation en commande par un autre gestionnaire. Le lot 1 de cette évolution est planifié pour le mois de mai 2011. Son périmètre comprend la création, la modification et l’affichage de la commande d’achat au format web.

>> Arrêt de la maintenance de Nabuco

L’arrêt de la maintenance de Nabuco se fera fin 2010. Pendant ces derniers mois, l’Amue a proposé à l’ensemble des établissements utilisateurs de Nabuco une migration Sifac s’ils le souhaitaient. Cependant, afin de permettre aux utilisateurs de Nabuco de clôturer leur compte financier normalement, les prestations d’assistance relatives à sa constitution, et plus généralement aux opérations de clôture d’exercice, restent accessibles jusqu’en avril 2011, date à laquelle Nabuco ne sera définitivement plus maintenu par l’Amue.

Contact : Thierry.Duport-Naem(at)amue.fr

L’accompagnement métier  > Les rencontres du mois

Graal > rencontre avec les établissements

Le comité de projet Graal réuni le 30 novembre dernier a été l'occasion pour l'Amue de renouveler son soutien au GIS Graal dans l'accompagnement au déploiement du logiciel et de partager les orientations futures. A cette occasion, a été actée la tenue d'un club utilisateur qui aura lieu le 11 Février 2011. Ce point d'échanges sera l'occasion de dialoguer avec les utilisateurs de Graal autour d'un état des lieux du produit actuel: utilisation,  attentes et calendrier des évolutions planifiées par le GIS en 2011.

Contact : Veronique.Pacatte(at)amue.fr

Gestion documentaire et archivage > une nouvelle publication

Un séminaire relatif à la gestion documentaire et l’archivage au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche a été organisé le 10 décembre 2010. Les objectifs : décrire le cadre réglementaire et administratif des archives illustré par des expériences d’établissement et présenter la gestion de nouveaux types de données tels que les données électroniques. A cette occasion, l’Agence a présenté sa dernière publication relative à « La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche » rédigé en collaboration avec le CINES et le réseau Aurore.

Contact : Natacha.Bedhiaf(at)amue.fr

Participation de l’Amue au séminaire Humane > présenter la « mutualisation »

L’Amue a été invitée à participer au séminaire organisé par Humane (Heads of University Management of Administration Network in Europe) à Lisbonne les 19 et 20 novembre dernier pour présenter le rôle de l’Agence en tant que modèle original de mutualisation. Le séminaire portait sur la question « Does information technology change University management ? Promise or pitfall ? » et a rassemblé plusieurs universités européennes. Les ateliers ont  essentiellement développé les  points suivants : les aspects intra-organisationnels et la conduite du changement, la modification des enjeux de pouvoir, la normalisation des fonctions de gestion, les usages institutionnels des réseaux sociaux, les droits d’auteurs, les problèmes de responsabilité des informations diffusées ainsi que  l’utilisation détournée à des fins commerciales.

Contact : Florence.Egloff(at)amue.fr

Séminaire RCE > pilotage, outils de la gouvernance et maîtrise des risques

L’Agence a organisé les 25 et 26 novembre  une deuxième conférence de deux jours fondée sur les retours d’expérience des premiers établissements RCE. Ces présentations ont fait l’objet de questions portant notamment  sur les difficultés de mise en œuvre de  politiques pluriannuelles selon des échelles de temps variables, de la prise en compte de la soutenabilité financière des choix envisagés et des différentes variables pouvant survenir, des possibles marges de manœuvre, de la mise en place du dialogue interne de gestion,...
Les interventions ont insisté sur  la nécessité d’établir avant le passage aux RCE un bon diagnostic de départ et de procéder à des contrôles fréquents des risques en  fiabilisant et en rendant auditables les données et les processus. Cette rencontre a rassemblé 160 participants issus de 85 établissements différents. 

Contact : Florence.Egloff(at)amue.fr