AG du 25 juin 2010 > le point sur les chantiers de l'Amue

Le partenariat renforcé avec les organismes de recherche

- la coopération en matière de système d’information
- la continuation du cycle d'accompagnement des établissements désireux de mettre en place la délégation globale de gestion (DGG)
- et plus particulièrement avec le CNRS, le projet autour des outils à destination des laboratoires, et en particulier des unités mixtes (projet SI Labo), qui couvrirait un périmètre assez large allant de la gestion financière et des ressources humaines aux tableaux de bord sur l’activité recherche voire la gestion de projet.
Des voies pour rapprocher les solutions sont recherchées, notamment sur le rapprochement des règles de gestion, la convergence vers des outils communs, et la restitution des activités de reporting vers les systèmes décisionnels et les tutelles. Les chantiers sont complexes en raison des divergences existantes, notamment en matière de gestion financière. L’Amue s’est notamment appuyée sur les compétences existantes dans les établissements pour conduire le dialogue. La description des activités et la gestion de projet sont un autre sujet qui suppose une réflexion sur le développement d’un nouvel outil commun à moyen terme.

L'augmentation de l'offre "accords-cadres" :

- accord-cadre dit LOREM (outil de préparation et de gestion des appels d'offres et des marchés publics). Ce marché est attribué et le produit retenu est actuellement en phase de test avant que les établissements puissent l’acquérir directement.
- une négociation pour un accord cadre sur les licences BO proposées par SAP est en cours.  La possibilité d’une réduction de 40 % sous réserve d’une commande ferme et coordonnée émise par 40 établissements a été faite par SAP, les membres de l'Amue ont été sollicités pour confirmer ou non leur intérêt.
- un dernier accord-cadre est en perspective sur la sélection de prestataires pour les cartes-achats et les cartes affaires. Toutefois cette opération nécessite l’élaboration d’un cahier des charges précis et mobilisera des ressources de l’Agence, notamment au niveau du service juridique dont la charge de travail est déjà conséquente.

Le rapprochement avec l’association Cocktail et les premiers chantiers engagés en commun :

- la mise en œuvre d'une interopérabilité plus poussée entre les outils Cocktail et Amue avec comme objectif des interfaces entre Grhum (cœur de l’architecture de Cocktail) et Prisme (le référentiel de données partagées de l'Amue).
- le travail autour d'un décisionnel issus de systèmes d’information hétérogènes. Il s’agit de pouvoir produire des tableaux de bord fournissant des éléments de pilotage pour les gouvernances. L’Amue a proposé au PRES "université de Lyon", directement confronté à l’hétérogénéité des systèmes d’information de ses adhérents,  de mener une expérimentation en ce sens. 

Les outils de paie :

- Le déversement de la paie dans Sifac est possible depuis le premier trimestre 2010, période à laquelle l’évolution de Sifac a été livrée.  Cette évolution, qui avait été souhaitée afin de pouvoir imputer la paye sur les différents centres financiers concernés, suppose que les établissements décrivent, par rapport à leurs éléments de paie, les clés d’imputation correspondant à la situation des agents. Selon le niveau de détail souhaité au sein de l'établissement, le travail peut être conséquent. L’Amue a, dans cette perspective, livré au préalable des outils permettant de saisir les informations avant qu’elles soient intégrées dans Harpège. Cet outillage commence à être utilisé par les établissements et afin d'en favoriser l'appropriation un séminaire est organisé le 7 juillet pour décrire plus en détail ces éléments, les méthodologies et répondre aux interrogations.
- En alternative ou complément avec la solution Poems, proposée par le ministère des finances et diffusée par l'Amue, une cinquantaine d’adhérents de l’Agence utilise Winpaie pour la préparation de la paie TG et pour l’analyse des résultats de paie. Afin de simplifier l’utilisation des solutions et limiter la double saisie, notamment entre Harpège et Winpaie, une étude a été initiée. Elle a permis d'identifier un développement réalisé à l’Université de Reims, qui permet de simplifier voire d’automatiser les saisies. Cet outil va être mutualisé et bientôt déployé.
- L’interface Paie-État (IPE) était prévue dans Harpège de longue date, et devait permettre de générer les mouvements de paie à transmettre au trésorier général. Le projet a connu beaucoup de difficultés, mais l’interface a été livrée et mise en place sur deux sites pilotes fin 2009. Toutefois, et malgré le fait que les pilotes soient satisfaits de l’outil, il s’est avéré qu'il nécessitait un grand nombre d’interventions de la part des établissements et de l’Agence en accompagnement ce qui est un obstacle à un déploiement massif. Le déploiement massif de la solution est donc abandonné, mais IPE sera maintenu pour les deux sites pilotes. A la place, il est proposé aux établissements l’utilisation de Winpaie avec le module de Reims. Cette décision a été difficile à prendre mais, en accord avec le CA et l'AG, il a été jugé préférable de ne pas investir davantage sur cette solution pour concentrer les efforts sur Siham.
- Enfin, les leçons de l’expérimentation ont été tirées, notamment en vue de l’interface qui sera intégrée dans Siham (permettant une intervention manuelle des gestionnaires en fin de processus) et le référentiel des règles de gestion élaboré pour IPE va être validé. L’Amue travaille avec le ministère du Budget pour le partager avec l’ensemble des trésoreries générales.

Poursuivre les actions sur l'entrepôt de données et le décisionnel :

- Suite à l'audit de l'IGAENR l’Amue et la CPU ont défini un plan d’action pour assurer la continuité de la solution entrepôt de données, travailler au renouvellement de la palette d’outils et développer un programme pour accompagner la problématique décisionnelle dans les établissements.
Ainsi, des formations et séminaires viseront à améliorer l’appropriation du sujet par les établissements, ainsi que l’accompagnement méthodologique. Pour ce faire, un comité de pilotage sera prochainement mis en place en associant la CPU, le ministère, et l’association Cocktail.
En outre, la communication sur les capacités de reporting des outils fournis par l’Agence sera améliorée. Une évolution des outils est également prévue en cohérence.

La mise en œuvre du référentiel de l'offre de formation (ROF) :

- Afin de proposer une solution présentant les offres de formation, l'Agence a engagé un chantier assez lourd sur le sujet et a développé une solution basé sur la norme CDM-fr. Début 2011, les phases de validation sur site pilote pourront être organisées. Toutefois, le groupe de travail sur le sujet a noté que l'implantation demanderait un travail substantiel de modélisation de l'offre de formation, l’Amue proposera donc des dispositifs d’accompagnement pour les établissements le désirant.

Début des travaux pour Siham, le logiciel de gestion des ressources humaines :

- Après le choix, en juillet 2009, de l’éditeur HR Acces comme solution pour la partie RH, l’offre d’Accenture a été retenue, en mars 2010, pour conduire les travaux d’intégration avec l’Amue. Les chantiers devaient démarrer le 1er avril mais suite à des discussions avec le contrôle budgétaire sur la soutenabilité budgétaire de l’Agence, le marché a été notifié que le 31 mai 2010.
Le projet, échelonné sur sept ans, doit permettre de construire la solution et de la déployer dans une centaine d’établissements. Or, le contrôle budgétaire a estimé que la visibilité des ressources de l’Agence pour financer ce projet n’était pas assez assurée pour donner un visa sur sept ans. Celui-ci a finalement été accordé pour la phase initiale de la construction de la solution, l’Agence s’engageant à stabiliser les perspectives financières et budgétaires sur les années à venir. Lorsque ces éléments seront connus, le contrôle budgétaire sera de nouveau sollicité pour lever ses réserves.
Le projet débute donc avec deux mois de retard sur le calendrier convenu. Toutefois, des chantiers préalables à la notification du marché ont cependant permis de compenser une partie de ce retard. Le planning est en cours de révision avec l’intégrateur. Une des difficultés vient de la nécessité de synchroniser le déploiement avec le calendrier de validation de l'interface paye avec le ministère des finances. Cinq sites pilotes ont été retenus, une partie pourrait participer à la recette de l'outil de paye. L’objectif est qu’ils passent en production entre le printemps et l’automne 2011 pour organiser des vagues de déploiement d’une trentaine d’établissements dès 2012.
- Sur le projet Siham, un point reste encore à clarifier, celui-ci concerne le modèle financier à proposer, notamment le niveau qui sera appliqué sur les RAM liées à Siham. Ce point est examiné dans le cadre du travail sur l’équilibre financier de l’Agence.

Prisme le référentiel de données partagées :

- Le projet Prisme consiste à mettre en œuvre, au cœur du système d’information des établissements, une solution de référentiel partagé permettant de construire l’interopérabilité entre les différentes briques applicatives. Une solution bâtie sur des logiciels du monde libre en co-développement avec les établissements a été choisie ; deux établissements finalisent actuellement leur mise en production expérimentale sur les premières briques du référentiel, en vue  de préparer un déploiement.
L'objectif est de synchroniser le projet avec la réalisation de Siham, et tout particulièrement avec sa première phase de déploiement massif, sur le périmètre des ressources humaines. Il est en outre envisagé de proposer via un accord-cadre des prestations pour accompagner les établissements dans la mise en œuvre du référentiel, s’ils le souhaitent.

La prise en compte de la déconcentration dans Harpège :

- Dans le cadre de la déconcentration des actes de gestion liés à la mise en œuvre de la LRU, un développement d’Harpège sur la gestion des promotions a été demandé. Cette évolution a été planifiée pour une livraison à la fin de l’automne dans les établissements. Ceux ci ont été alerté que sa mise en œuvre supposera un travail important de mise en qualité des données RH.